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Nouveautés de DocuWare version 7 Copyright © 2018 DocuWare GmbH Tous droits rés

Nouveautés de DocuWare version 7 Copyright © 2018 DocuWare GmbH Tous droits réservés Le logiciel contient des informations propriétaires DocuWare. Il a été conçu sous licence et est protégé par un copyright. Le contrat de licence contient des restrictions relatives à son utilisation et à sa publication. Toute modification du logiciel est interdite. Ce produit est développé de manière continue et les informations qu'il contient sont susceptibles d'être modifiées sans préavis. La propriété intellectuelle et les droits des informations contenues ici constituent des informations confidentielles accessibles uniquement à DocuWare GmbH et à ses clients et demeurent la propriété exclusive de DocuWare. Si vous rencontrez un quelconque problème dans la documentation, veuillez nous en informer par écrit. DocuWare ne garantit en aucun cas que ce document ne contienne aucune erreur. La reproduction de tout ou partie de la présente publication sous quelque forme que ce soit et par quelque moyen que ce soit (électronique, mécanique, photocopie, enregistrement ou d'autres moyens) est interdite. Il est également interdit de la stocker sur un serveur de recherche ou de la diffuser sans le consentement par écrit préalable de DocuWare. Ce document a été conçu sous AuthorIT™, Total Document Creation (voir AuthorIT Home - http://www.author-it.com). Clause de non-responsabilité Le plus grand soin a été apporté à la rédaction de ce document et les informations qu'il contient proviennent de sources fiables. Cependant, nous ne pouvons en aucun cas être tenu responsables de la correction, l'exhaustivité ou l'actualité des dites informations. Aucune réclamation ne peut découler de l'utilisation des informations fournies dans le présent document. DocuWare GmbH se réserve le droit de modifier les informations contenues dans ce document à tout moment, sans préavis. DocuWare GmbH Therese-Giehse-Platz 2 82110 Germering www.docuware.com 3 Sommaire 1 Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise 5 1.1 Meilleure convivialité dans la nouvelle gestion des utilisateurs ....................6 1.2 Synchronisation d'utilisateurs pour DocuWare Cloud ...................................7 1.3 Installation simplifiée des solutions On Premises .........................................8 2 La collecte de données améliorée et simplifiée 9 2.1 Autoindex : nouvelle interface ........................................................................9 2.2 Surveiller et modifier automatiquement les entrées d'index ........................ 10 2.3 Démarrer Autoindex pour un document spécifique ..................................... 10 2.4 Le service de validation vérifie les entrées de formulaire ............................ 12 2.5 Masques de saisie pour les champs de formulaire ...................................... 13 2.6 Afficher et masquer les champs de formulaire avec une règle associée ..... 14 2.7 Liens et textes formatés pour les formulaires .............................................. 16 2.8 Protection en écriture pour les formulaires avec des formulaires fusionnés ................................................................................... 17 2.9 Stockage intelligent des emails – Gestion des doublons ............................ 17 2.10 Les configurations d'imprimante et d'importation deviennent le « traitement de documents »..................................................................... 18 2.11 Plus de champs « Montant » pour Intelligent Indexing ................................ 20 3 Autres nouveautés et améliorations de la convivialité dans la version 7 22 3.1 Utilisation de DocuWare ............................................................................... 22 3.1.1 Connexion DocuWare simplifiée avec DocuWare Cloud ........................................ 22 3.1.2 Fermer l'aperçu de la numérisation encore plus vite .............................................. 22 3.1.3 Nouveaux noms pour les utilisateurs de processus de travail ................................. 22 3.1.4 Afficher le document et l'historique des tâches de processus de travail terminées .. 22 3.1.5 Gestion des erreurs lors des décisions de processus de travail automatiques ........ 23 4 3.2 Configurer et gérer DocuWare ...................................................................... 23 3.2.1 Configuration DocuWare plus claire ....................................................................... 23 3.2.2 Nouveau module : rapports d'audit ........................................................................ 24 3.2.3 Nouveau module : transfert de documents ............................................................. 26 3.2.4 Nouveau droit fonctionnel « Traitement de documents » ........................................ 27 3.2.5 Bac pour les utilisateurs importés automatiquement .............................................. 28 3.2.6 Sauvegarde redondante des données d'index dans les fichiers DWX .................... 28 3.2.7 Modifier les champs standard lors de la création d'une armoire.............................. 28 3.2.8 Inscription à DocuWare Administration via l'authentification Desktop Apps............. 29 3.2.9 Configuration requise modifiée .............................................................................. 29 Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise 5 DocuWare version 7 – nouveau socle technique pour notre offre Cloud, pour une gestion documentaire performante. La nouvelle architecture optimise les performances, la stabilité et l'évolutivité, faisant de DocuWare Cloud l'outil idéal pour les PME, ETI et les grands comptes. Et puisque le cloud et les solutions On Premises fonctionnent sur la même architecture et intègrent le même niveau de fonctionnalités, tous les clients bénéficieront de ce renouveau technologique. Points forts de la technologie dans la nouvelle version : ▪ Les armoires et les bacs ont été complètement ré-implémentés. A la place de Content Server DocuWare version 7 utilise les dernières technologies et fonctionne avec des bases de données optimisées dans une architecture durable. L'avantage perceptible pour tous les utilisateurs : des performances nettement meilleures. Rechercher environ 50 % plus vite, stocker les documents environ 35 % plus vite, modifier les données d'index environ 75 % plus vite, pour ne citer que quelques exemples. ▪ Un nouveau moteur de Workflow garantit que vos tâches de processus de travail sont contrôlées encore plus rapidement et de manière plus fiable. Ce moteur permet également une gestion plus facile (à la page 23) si un processus de travail se trouve confronté à une erreur. ▪ Toutes les tâches DocuWare Desktop sont désormais traitées directement à partir de DocuWare Platform. Ainsi, les utilisateurs bénéficient d'une meilleure évolutivité qu'avec les composants Desktop Server précédents. ▪ La gestion des utilisateurs (à la page 6) se trouve désormais dans la Configuration DocuWare. La nouvelle technologie et la nouvelle interface facilitent grandement la création et l'attribution de droits à de nombreux utilisateurs du système. ▪ La synchronisation des utilisateurs (à la page 7) entre Active Directory et DocuWare Cloud figure également dans les nouveautés. Les utilisateurs et les groupes ne doivent être gérés, par example créés ou supprimés, que dans le système principal. Une gestion simplifiée et cohérente des utilisateurs est désormais également possible pour les clients DocuWare Cloud. ▪ L’application App a été également repensée pour de meilleures performances et une plus grande utilisation de DocuWare mobile. ▪ Une nouvelle configuration du serveur (à la page 8) garantit une installation plus facile et plus rapide pour les solutions On Premises. Des rôles différents remplacent le choix des composants à installer. La combinaison de tous ces changements garantit une meilleure évolutivité du système. Le travail avec DocuWare en est facilité, notamment pour DocuWare Cloud et les installations sur site plus importantes. Informations techniques supplémentaires : ▪ Changements avec DocuWare version 7 : pour tous ceux qui prévoient de mettre à niveau leur système sur site 1 Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise 6 1.1 Meilleure convivialité dans la nouvelle gestion des utilisateurs Composant : Configuration DocuWare Dorénavant, les utilisateurs et leurs droits peuvent être gérés facilement et clairement dans la configuration de DocuWare. En quelques clics, un nouvel utilisateur est créé avec un bac personnel et tous les droits nécessaires pour ses tâches. Les droits peuvent être attribués à l'utilisateur comme d'habitude par le biais de son appartenance à des groupes et à des rôles et par l'attribution de fonctions, de profils de fonctions et de profils d'armoires. Vous pouvez également indiquer les boîtes de dialogue et les timbres que le nouvel utilisateur peut utiliser ici. Si le nouveau collègue s'est enregistré via le message électronique d'inscription envoyé automatiquement, il peut démarrer l’utilisation de DocuWare immédiatement. La nouvelle interface intuitive facilite la création d'un nouvel utilisateur Une nouvelle architecture technique pour toutes les tailles d’entreprise 7 Applications ▪ Créer des utilisateurs et leur attribuer des droits, des boîtes de dialogue et des timbres ▪ Modifier les droits d'utilisateur ▪ Débloquer les utilisateurs bloqués par des tentatives de connexion infructueuses ▪ Modifier le mot de passe pour des utilisateurs ou envoyer un message électronique correspondant aux utilisateurs ▪ Supprimer des utilisateurs Avantages ▪ Fournissez aux nouveaux utilisateurs les droits nécessaires et un bac initial immédiatement lors de la création. Vous profiterez ainsi d'un démarrage en douceur avec DocuWare. ▪ Débloquez un utilisateur ou envoyez un message électronique d'inscription en un clic directement depuis la vue d'ensemble des utilisateurs. ▪ Lors de la suppression d'un utilisateur, supprimez également les bacs et autres configurations ou transférez-les à l'administrateur. Ainsi, le système DocuWare est toujours en ordre. ▪ La recherche et le filtrage dans la vue d'ensemble des utilisateurs simplifient l'administration des utilisateurs dans les systèmes avec de nombreux utilisateurs Comment faire La nouvelle administration des utilisateurs se trouve dans la section Général de la Configuration DocuWare. 1.2 Synchronisation d'utilisateurs pour DocuWare Cloud Composant : Applications d'administration DocuWare Avec les systèmes DocuWare Cloud, vous pouvez désormais facilement synchroniser les utilisateurs et les groupes de votre domaine avec votre système DocuWare Cloud via LDAP, sans avoir à créer manuellement les utilisateurs DocuWare dans DocuWare. Ainsi, la gestion des utilisateurs est nettement plus facile, en particulier pour les solutions avec un grand nombre d’utilisateurs. Avantages ▪ Utilisateurs et groupes automatiques et cohérents dans le domaine et dans DocuWare ▪ La création d'utilisateurs et de groupes une seule fois au lieu de deux vous fait gagner du temps ▪ Créez de nouveaux groupes DocuWare directement depuis l'interface de uploads/Management/ nouveautes-de-docuware-version-7 1 .pdf