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Qu’est-ce qu’un organigramme ? Il s’agit d’un outil informatif et organisationn

Qu’est-ce qu’un organigramme ? Il s’agit d’un outil informatif et organisationnel utilisé en entreprise pour déterminer les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels existants entre les différents métiers de votre structure. C’est une photographie à l’instant « T » des postes occupés dans votre structure et des rapports pouvant exister entre eux. Il s’agit également d’un outil de répartition des tâches au sein de l’entreprise. Utilité et rôle : à quoi sert-il ? L’organigramme est avant tout un outil de communication destiné à faciliter la compréhension des rapports et liens existants au sein de la société. Il remplit les objectifs qui suivent :  La compréhension du fonctionnement organisationnel d’une entreprise ou d’une équipe pour un nouvel arrivant.  Une meilleure connaissance de ses interlocuteurs, leurs rôles dans l’entreprise, lesliens inter-métiers et rapports de subordination pouvant exister en son sein. De cette manière chacun connaît sa juste place dans l’équipe, il n’y a plus d’ambiguïté quant aux positions hiérarchiques. Cette cartographie favorise donc largement l’efficacité en entreprise.  C’est également un outil d’analyse de dysfonctionnements. Il est utile aux membres de la direction pour corriger les problématiques organisationnelles existantes lorsque c’est nécessaire.  L’organigramme facilite l'optimisation de l’organisation par la redéfinition des tâches attribuées aux salariés. Cet outil contribue donc à la baisse du coût de votre masse salariale.  Utilisé en externe (par des clients ou partenaires), il est le moyen pour eux de cerner le fonctionnement de l’entreprise et de distinguer efficacement l’interlocuteur vers lequel se tourner en fonction de leur besoin spécifique. Pour être efficace, ce document doit constamment être actualisé (lors d’une mobilité interne , d’une création d’emploi ou à l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans la société). C’est un document évolutif qui n’a de sens que s’il est mis à jour régulièrement. Règlementation : que dit la loi ? Aucune obligation légale n’encadre la création d’un organigramme. Il s’agit d’un document pratique et fortement recommandé, mais en aucun cas obligatoire. Comment créer un organigramme ? La conception de cet outil passe par plusieurs étapes essentielles : 1. Choisir le collaborateur en charge de son élaboration. Cette personne doit posséder des compétences graphiques et une ancienneté suffisante pour comprendre les rouages spécifiques de la société. 2. Faire un inventaire de la totalité des postes composant votre structure. 3. Déterminer les liens fonctionnels existants entre chaque métier ainsi que leurs rapports de subordination. 4. Procéder à la conception graphique de cette cartographie. Les différents types d’organigrammes existants : Il existe 3 grands types d’organigrammes qui présentent des lectures différentes du fonctionnement d’une société. L’organigramme en pyramide Le plus communément utilisé en entreprise. Les lignes verticales déterminent le rapport de subordination (le plus haut niveau de hiérarchie étant au sommet du schéma). Les lignes horizontales présentent les métiers de même niveau hiérarchique, connaissant un rapport d’égal à égal. En voici un exemple : L’organigramme en arbre La lecture se fait de gauche à droite, le niveau de hiérarchie le plus élevé de l’entreprise étant présenté sur la gauche L’organigramme replié Un mélange entre la pyramide et l’arbre. Sa lecture se fait donc de haut en bas et de gauche à droite simultanément. Le choix de l’outil Plusieurs outils informatiques sont à votre disposition pour faciliter la conception de ce document graphique. Le support le plus largement utilisé reste pour autant la suite Microsoft Office qui présente les avantages :  d’être facile d’accès (Word, Power Point et Excel, des logiciels leaders dans le monde professionnel),  simple d’utilisation puisqu’il donne accès à des schémas préexistants (appelés « SmartArts ») que vous n’aurez plus qu’à renseigner avec vos informations internes (intitulés de poste, noms des salariés correspondants, photographies pour faciliter la lecture et rendre le document plus vivant),  il s’agit par ailleurs d’un outil très efficace qui propose des schémas variés, clairs et facilement interprétables. En ajoutant une photo de chaque collaborateur, l'organigramme est plus convivial et permet de mettre un visage sur des noms Conseils de réalisation Pour en faciliter la lecture et la compréhension, ce document doit être clair et lisible au premier coup d’œil, ne le chargez donc pas trop en informations. Plus la structure est grande, moins l’organigramme sera détaillé afin de limiter la difficulté de lecture et le risque de perte de sens. Toujours dans le cas d’une grande entreprise, un organigramme global est utile, mais il peut s’avérer nécessaire d’en concevoir également un pour chacun des départements composant la structure pour en faciliter la compréhension et la lisibilité. Les limites de cet outil En ce qui concerne la répartition des tâches dans l’entreprise, l’organigramme n’est pas l’outil le plus précis. L’ensemble des tâches et missions rattachées à un métier sont définies précisémentdans les fiches de poste des salariés . L’organigramme n’en donne qu’une vision globale. Malgré son utilité, l’organigramme ne reste qu’un schéma , c’est un outil figé et très peu flexible. Il ne met pas en évidence la polyvalence d’un métier et la transversalité des missions rattachées à chaque poste. Dans une société en perpétuel mouvement, l’organigramme n’est pas un outil assez souple pour suffire à représenter la complexité de l’organisation d’une entreprise. Les entreprises modernes fonctionnent de plus en plus en réseau et externalisent un grand nombre de tâches et d’emplois. L’organigramme ne permet pas de mettre en évidence ces modes de fonctionnement. L’organigramme de votre entreprise est finalement un document aidant mais pas suffisant à la compréhension totale de votre organisation en interne. Lorsqu’il est bien réalisé et clair, l’organigramme reste néanmoins un outil très efficace pour cerner le fonctionnement global d’une structure, il donne une vision d’ensemble qui en facilite la compréhension et l’appropriation pour les salariés qui l’intègrent et les interlocuteurs extérieurs EXEMPLE D’ORGANISATION D’UNE INDUSTRIE L’industrie est composée de la Direction Générale, du Conseil d’Administration et du Comité d’entreprise avec le CHSCT (Comité d’Hygiène de Sécurité et de Conditions de Travail. La Direction Générale : Elle assume la bonne marche de l’entreprise sur tous les plans. Le Conseil d’Administration : C’est un groupe de personnes qui prend les décisions au sein de l’entreprise Le Comité d’Entreprise : C’est un groupe de salariés élus par tous les salariés qui est chargé d’organiser des activités au sein de l’entreprise etc. Le CHSCT = Le Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail : Il s’occupe de l’entretien des locaux. La Direction Générale a pouvoir sur le Directeur Commercial, le Directeur Administratif Financier et le Directeur Technique. Le directeur Commercial dirige : - Le chef des ventes, - Le marketing, - La publicité, - Le développement et - Le service après-vente. Le Directeur Administratif Financier dirige : - Le chef du personnel (qui s’occupe de la paye des salariés, de l’administration du personnel et des relation humaines ) et - Le chef comptable ( qui s’occupe du Conseil et du Trésorier ). Le Directeur Technique dirige : - Le chef d’atelier ( qui s’occupe de la fabrication et du montage ), - Le chef du Bureau d’étude ( qui s’occupe du bureau de dessin et du laboratoire ), - Les méthodes, - L’approvisionnement, - Le service des achats, - Le contrôle qualité et - La sécurité. EXEMPLE D’ORGANISATION D’ENTREPRISE (ORGANIGRAMME) Comment bien définir la fonction logistique ? La logistique ne se limite pas à l’organisation des transports de matières premières et de marchandises, il s’agit en fait de techniques de contrôle et de gestion des flux de matières et de produits depuis leurs sources d’approvisionnement jusqu’à leurs points de consommation. La chaîne logistique comprend : la logistique industrielle (achat de matières premières, transport de celles-ci au point de production), la logistique de stockage (transport de produits finis et leur entreposage), la logistique de distribution (transport de commandes au point de distribution, stockage et gestion du stock dans le magasin de détail), On peut également y rajouter la logistique de soutien c’est-à-dire celle qu’il faut mettre en œuvre dans le cadre des services après vente. En somme, voici les domaines couverts par la logistique : la gestion des stocks la gestion des transports la gestion de la distribution le niveau de service offert l’implantation des infrastructures l’agencement des infrastructures la gestion et la circulation de l’information La logistique conditionne donc : la croissance de l’entreprise (exemple La Redoute et son slogan livraison en 48 heures) ; la maîtrise des coûts (meilleurs connaissance des coûts par l’analyse et réduction des coûts par la réflexion) ; les possibilités d’externalisation de l’entreprise (la logistique permet à l’entreprise de définir ce qu’elle maîtrise et lui permet ainsi de se recentrer sur ses activités de base) ; la normalisation des produits et des processus de gestion (création de normes, de standards, de procédures – cfr. ISO) la diversification de l’entreprise (exemple Findus grâce à sa parfaite maîtrise de la chaîne du froid est passé de la simple production de crème glacée à celle d’industriel du surgelé (légumes, poissons,...) ; la flexibilité et l’adaptabilité de l’entreprise (normalisation, distribution amont/aval, gestion du transport, stockage). La logistique influence : le secteur des transports, le développement régional (certaines régions offrent uploads/Management/ organigramme.pdf