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11 Le guide du parfait auditeur interne Préface de Xavier QUÉRAT-HÉMENT La réus

11 Le guide du parfait auditeur interne Préface de Xavier QUÉRAT-HÉMENT La réussite de toute entreprise, comme le savent les opérationnels – au contact de clients de plus en plus exigeants et soumis à une règlementation qui s’étoffe régulièrement –, réside, avant tout, dans l’art de l’exécution et dans l’état d’esprit qui la conduit. Apporter de la valeur ajoutée aux audités nécessite aujourd’hui, de la part des auditeurs, un véritable engagement, un fort profession- nalisme. Instaurer une relation de confiance basée sur un échange « gagnant-gagnant » est désormais l’objectif imposé à tous les audi- teurs dans un environnement de plus en plus difficile avec la mul- tiplication des référentiels et des temps d’audit optimisés… C’est la raison pour laquelle cette mission exige qu’un auditeur ne peut désormais qu’être un « auditeur PARFAIT », reconnu en interne, maîtrisant sa technique, confiant et orienté « moyens et résultats ». En quelques mots simples, ce « parfait » auditeur interne devrait être idéalement doté des dons suivants : • savoir (r)assurer (plus que contrôler… et s’en donner les moyens) ; • savoir étayer ses remarques (des faits, des faits et encore des faits…) ; • savoir écouter (et donner un vrai droit de réponse aux audités...) ; • savoir prendre en compte les difficultés de l’opérationnel et les exigences des clients ; • savoir être clair et efficace (en audit, personne ne perd du temps, tout le monde en gagne…). Mais à ceci, j’ajouterai d’expérience qu’un bon auditeur est un auditeur heureux. Il doit ainsi vivre pleinement sa mission et… • aimer apprendre et avoir la capacité à assimiler et comprendre le référentiel d’audit des processus ou des domaines audités ; • aimer faire jouer sa curiosité, avec la capacité à poser les bonnes ques- tions et à adapter son questionnement en fonction des réponses ; • aimer la rigueur et développer ses capacités d’objectivité, d’ana- lyse et d’organisation ; • aimer la communication et l’empathie et ainsi faire prendre de la hauteur à ceux qui l’entourent et bonifier les qualités de chacun. Avec cet ouvrage, Christophe Villalonga nous offre un guide simple, pratique et plein de bonnes idées et de trouvailles qui aideront les audi- teurs internes à parfaire la pratique de leur mission, avec l’enthou- siasme et la rigueur de ceux qui maîtrisent complètement leur sujet. Xavier Quérat-Hément, DIRECTEUR DE LA QUALITÉ DU GROUPE LA POSTE 12 Introduction Auditer, quel bel exercice… 15 À la recherche d’audits à forte valeur ajoutée… 16 13 15 Le guide du parfait auditeur interne Auditer, quel bel exercice… Et pourtant, cet exercice est des plus difficiles, car il demande de la préparation, de la concentration, de l’exactitude, de la synthèse, de la clarté, de la communication, de la syntaxe, de la conviction… le tout en un minimum de temps… Auditer n’est vraiment pas de tout repos et pourtant les audi- teurs internes apprécient cette responsabilité qui permet d’ex- plorer de nouveaux territoires, de découvrir d’autres univers, d’aller visiter d’autres environnements avec un objectif pré- cis : s’assurer du fonctionnement et de l’efficacité du domaine à auditer. Dans ce contexte, l’approche de l’audit est aujourd’hui dou- ble : il faut prouver la conformité et évaluer l’efficacité d’un système de management tout en apportant une véritable valeur ajoutée liée à l’audit lui-même. Mais apporter cette valeur ajoutée et faire évoluer le proces- sus d’audit (et surtout l’approche de l’audit) ne peut se résu- mer en un simple changement de procédure et de documents associés. Il faut aussi faire évoluer les « mentalités » des parties intéressées : la direction doit utiliser l’audit comme un véri- table outil au service du management, les chefs de service doi- vent considérer l’audit comme une opportunité de progrès, Introduction 16 les audités doivent faire preuve de transparence, les respon- sables de processus doivent exploiter les résultats d’audit et les auditeurs doivent être constructifs dans leurs différentes approches et observations. Cet ouvrage s’attache à vous offrir les meilleures techniques d’aujourd’hui pour appréhender vos audits internes avec cette nouvelle philosophie qui lie à la fois l’audit de fonctionne- ment et l’apport d’une véritable valeur ajoutée fonctionnelle. À la recherche d’audits à forte valeur ajoutée… L’expérience montre que la valeur ajoutée des audits internes dans les organisations reste très inégale. Certaines entreprises réalisent des audits comme une « contrainte » imposée par la norme (et donc sans réelle conviction), d’autres, au contraire, utilisent cet outil comme un véritable vecteur de progrès et donne ainsi toute sa valeur à l’exercice. Dans le contexte actuel, il est clair que les audits doivent impé- rativement apporter de la valeur ajoutée. En effet, toutes les organisations sont à la recherche « d’optimisation du temps » et les activités jugées « non rentables » sont le plus souvent éli- minées. L’audit mobilisant des ressources est ainsi en danger si sa valeur ajoutée n’est pas démontrée. Il est donc nécessaire d’optimiser sa « chaîne de valeurs » pour assurer la satisfaction > DES CLÉS POUR RÉUSSIR • Un engagement de la direction et de la hiérarchie. • Des audits et des auditeurs à forte valeur ajoutée. • L’organisation des audits sur des « points à risques » • Une prise en compte des résultats d’audits dans l’organisation. • Une valorisation des audits dans l’organisation comme outil de progrès • Une complémentarité avec les dispositifs de surveillance existant dans l’organisation. • Une culture propice à l’amélioration continue. Introduction 17 Le guide du parfait auditeur interne de toutes les parties prenantes et donner toute sa valeur à l’au- dit, au service de l’entreprise. Ainsi, dans les pages suivantes, nous allons passer en revue l’ensemble des facteurs clés de succès, pour la réalisation et la réussite de vos audits internes en détaillant les outils et les méthodes de leurs principales phases de réalisation : Les phases de l’audit Les outils et méthodes utilisés 1 Définir La méthode d’audit (procédure) L’équipe d’audit 2 Planifier Le programme d’audit 3 Préparer La revue documentaire Le plan d’audit 4 Réaliser La réunion d’ouverture Le questionnement L’observation L’étude documentaire La prise de notes 5 Restituer La réunion de synthèse La réunion de clôture Le rapport d’audit CHAPITRE 1 Définir sa méthode d’audit Bâtir une procédure d’audit interne 21 Bâtir sa procédure d’audit interne, phase après phase, les bonnes questions à se poser 21 Constituer son équipe d’auditeurs 23 Sélectionner des auditeurs motivés 23 Former les auditeurs 24 Animer son équipe d’audit 25 Choisir des auditeurs « à forte valeur ajoutée » 25 19 Définir sa méthode d’audit 21 Le guide du parfait auditeur interne > REPÈRE La norme ISO 19011 présente des lignes directrices pour l’audit des systèmes de management de la qualité et/ou de management environnemental Bâtir une procédure d’audit interne La procédure d’audit est une obligation des normes de sys- tème de management qualité, sécurité ou environnement. Cette obligation documentaire témoigne de l’importance des audits internes pour le pilotage et la surveillance d’une orga- nisation. Mais au-delà de cette exigence, purement norma- tive, il est essentiel de comprendre que l’audit doit être mené de manière à ce qu’il contribue significativement à l’amélio- ration continue de son objet, en s’assurant de la réalisation effective des activités dans une logique de maîtrise (confor- mité), de traçabilité et d’efficacité. Ainsi, pour être vraiment efficace, tout responsable d’un sys- tème de management a l’obligation de définir, dans une pro- cédure, la méthode d’audit mise en œuvre dans son organisation. Cette procédure doit comprendre tout ou par- tie des informations suivantes. Bâtir sa procédure d’audit interne, phase après phase, les bonnes questions à se poser La programmation des audits Qui effectue la programmation ? Comment est réalisée cette programmation ? Quels sont les éléments pris en compte pour la programmation ? 22 La qualification des auditeurs Quelle est la méthode de qualification des auditeurs ? Quelle est la durée de cette qualification ? Quelles sont les compé- tences requises des auditeurs ? La préparation des audits Comment s’effectue cette préparation ? Comment est orga- nisée la revue documentaire ? Quelle est la forme du plan d’audit ? La réalisation des audits Doit-on organiser une réunion d’ouverture ? Qui participe à la réunion d’ouverture ? Quelles sont les techniques de ques- tionnement ? La restitution des résultats Comment présenter les conclusions d’audit ? Comment sont classées les observations ? Comment est présenté le rapport d’audit ? Le suivi des audits Qui est responsable du suivi des audits ? Comment est réalisé le suivi des audits ? Comment sont présentés les résultats lors de la revue de direction ? Toutes ces questions ne trouvent pas forcément de réponse dans la procédure d’audit. En effet, celle-ci va comprendre uni- Définir sa méthode d’audit 23 Le guide du parfait auditeur interne quement les informations à caractère opérationnel. Car il est souvent inutile de mettre dans la procédure d’audit des élé- ments qui sont du ressort des compétences des auditeurs (par exemple les techniques de questionnement, les techniques de prise de notes ou encore l’observation des activités…) La procédure d’audit est ainsi un élément important uploads/Management/ pdf.pdf