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RAPPORT synthetique DE FORMATION PGDI2-Madagascar DLC- ENAP Québec/2014 CYCLE 1

RAPPORT synthetique DE FORMATION PGDI2-Madagascar DLC- ENAP Québec/2014 CYCLE 1: SOCLE COMMUN DE CONNAISSANCES GENERALES PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION DESCRIPTION DE LA FORMATION I. OBJECTIFS DE LA FORMATION : Acquérir les connaissances générales sur la planification stratégique et sa mise en œuvre ; Comprendre les enjeux liés à l’identification des indicateurs de performance et à leur utilisation à des fins de suivi et évaluation ; Doter les participants des nouveaux outils de gestion ; Mettre en place un tableau de bord de gestion. PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION II - COMPETENCES A ACQUERIR/ A DEVELOPPER Comprendre la cohérence entre la planification stratégique et la GAR ; Acquérir les méthodes de planification stratégiques et opérationnelles ; Définition et détermination des indicateurs de performance; Concevoir un tableau de bord contenant des indicateurs fiables et pertinents pour faciliter le reporting ; Apporter de nouveaux outils d’aide à la décision pour améliorer l’efficience et l’efficacité. III - RESULTATS ATTENDUS Maitrise de la Planification stratégique cadrée sur la Gestion des Résultats de Développement (GDR) ; Vulgarisation de la Gestion Axée sur le Résultats (GAR) Mise en place de Tableaux de Bord de Gestion Echanges d’expériences et de bonnes pratiques (« best practices »). PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION CONTENU DE LA FORMATION I. TERMINOLOGIE Planification stratégique : orientation générale d’une organisation, sa mission, les objectifs qu’elle entend à réaliser, ses valeurs et sa philosophie de gestion, les produits et les services qu’elle offrira et les moyens qu’elle compte utiliser pour atteindre ses objectifs au cours des années suivantes ( de trois à cinq ans). Analyse stratégique : lecture du contexte externe et lecture du contexte interne. Objectif stratégique : ce qu’on veut atteindre par rapport à nos «clients » et partie prenantes. Tableau de Bord de Gestion (TBG) : outil de gestion destiné aux dirigeants afin de guider leurs décisions et les actions à entreprendre en vue d’atteindre les objectifs de performance. Le TBG ne remplace pas le système d’information opérationnel, il sert d’interface intégratrice. Intelligence d’affaires (BI : Business Intelligence) : système d’exploitation des données qui facilite la prise de décision, au bon moment, en offrant un portail clair de la situation. Il regroupe les informations nécessaires à la constitution des TBG. PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION PARTIE I : DETERMINANTS DE LA PLANIFICATION STRATEGIQUE La planification stratégique porte sur l’orientation générale, la mission, les objectifs, les valeurs , la philosophie de gestion, les moyens, les produits et services offerts par une organisation sur une période allant de 3 à 5 ans en général (voir : http://www.dictionnaire.enap.ca/ ) - But : changer les comportements /question de mentalité - Limites : informations de gestion (utiles pour éclairer les décideurs) ≠ pouvoir de décision PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION PHASE 1 PHASE 3 PHASE 4 PRÉPARATION DE L'EXERCICE DE PLAN IFICATION STRATÉGIQUE CHOIX STRATÉGIQUES MISE EN OEUVRE, SUIVI DE GESTION ET REDDITION DE COMPTES Approche Organisation Apprentissage participative performante continu DSC et Plan stratégique Suivi interne - Orientations (trimestriel) - Objectifs stratégiques - Production des - Cibles chiffrées résultats et des - Indicateurs d'effet/impact outils de suivi - Interprétation des Plan d'action corporatif résultats Analyse des Étape 2 - Fonctions critiques et/ou - Actions correctrices orientations Contexte externe initiatives stratégiques et mobilisatrices et objectifs - Tendances - Cibles chiffrées précédents - Besoins et Analyse de - Indicateurs de production Reddition de comptes - Réalisés attentes des risques et/ou d'avancement (bi-annuelle) - Reportés citoyens et de la - Production des - Abandonnés collectivité Résultat Programmation résultats et des Positionnement d'activités sectorielles outils de suivi Étape 3 stratégique - Interprétation des Capacités - Enjeux résultats organisationnelles - Défis - Rapport annuel de - Forces gestion - Capacités à développer Adaptation du modèle présenté par l'ENAP Vision Valeurs Mission PHASE 2 DIAGN OSTIC STRATÉGIQUE VISION ET ORIEN TATION S DU GOUVERN EMEN T ET DU MIN ISTÈRE AN ALYSE Leadership visionnaire Analyse du contexte et des capacités organisationnelles BILAN STRATÉGIQUE Étape 1 Choix * Stratégie d'intervention * Démarche * Acteurs * Organisation de l'exercice * Calendrier de réalisation PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION PARTIE II : GESTION AXEE SUR LE RESULTAT DE DEVELOPPEMENT (GRD) : CYCLE CONTINU ET INTEGRE GRD : • une approche cyclique de gestion qui implique une logique de résultats afin d’obtenir une plus grande efficacité et efficience, une meilleure qualité de services, un accroissement de la transparence et de l’imputabilité dans la gestion publique ,…; • un moyen d’améliorer l’efficacité et la responsabilité de la gestion par l’implication responsable des principaux intervenants à la définition, le suivi et l’atteinte des résultats escomptés; par l’évaluation des risques, en intégrant les leçons apprises dans les décisions de gestion et les rapports sur les rendements. • un mode de gestion appliqué par une organisation pour veiller à ce que ses procédures, produits et services contribuent à la réalisation des résultats clairement définis ; • une stratégie de gestion visant à apporter d’importants changements dans le mode de fonctionnement des organismes, l’accent étant mis sur l’amélioration de la performance et la réalisation des résultats. PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION Cycle de gestion axée sur les résultats : un processus continu qu’une organisation utilise pour : -Planifier les objectifs à atteindre; -Réaliser ses objectifs par la mise en œuvre du plan stratégique; -Assurer le reporting; -Tirer leçon sur le passé et rectifier le tir -Améliorer en continu en vue d'assurer l'adéquation entre les priorités établies et les attentes des usagers. PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION PARTIE II : RESULTATS- Notion et Suivi Trois type de résultats : Résultats de production ou extrants (opérationnels) : quelles sont les activités à entreprendre ? Quelles sont les quantités de ressources à mobiliser ? Résultats d’effet et d’impact (stratégiques) : Quelles sont les attentes des bénéficiaires ? Comment l’environnement de l’unité et son évolution influencent-ils sa performance ? Résultats individuels : contribution à la réalisation des autres résultats: Quelle est ma part dans l’atteinte des résultats collectifs? Caractéristiques : Constatés à la fin d’une période précise et comparés à des cibles énoncées au début de ladite période Mesurés à l’aide d’indicateurs et suivis en cours de réalisation Permettant d’évaluer l’atteinte de l’objectif et interprétés aux fin de gestion Pour avoir un RESULTAT, il faut partir du TRIO : Objectif – Cible – Indicateur PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION Objectifs Cible Indicateurs Favoriser la réussite scolaire des étudiants (stratégique) 75 % de réussite en 2009-2010 Taux de réussite Traiter rapidement toutes les demandes reçues (opérationnel) 95 % des demandes traitées en 10 jours maximum % de demandes traitées en 10 jours ou moins Mesure des Résultats: Pour pouvoir identifier les échecs, et les succès ; Pour avoir la capacité de reconnaitre les succès et de les maintenir ; Pour pouvoir apprendre du succès ; Pour récompenser les succès dans le but de fuir l’échec ; Pour identifier les échecs afin de les corriger ; Pour gagner le support de la population par la démonstration du succès Suivi des Résultats:  En cours de mise en œuvre du programme/projet / Où en sommes-nous ? Sommes-nous sur la bonne voie pour atteindre les objectifs ? (à ce moment, on peut revoir les cibles, modifier les activités et processus, …). Suivre la progression des résultats vers l’atteinte des objectifs Modifier les activités/processus Revoir les cibles Répondre aux besoins de gestion: suivi des ressources, des activités et de la production PLANIFICATION STRATEGIQUE ET TABLEAU DE BORD DE GESTION INDICATEURS RÉSUL- TATS CIBLES / RÉSULTATS ANTÉRIEURS ÉCARTS / VARIATIONS CAUSES – FACTEURS – ORIGINES ACTIONS – SUIVI DES AMÉLIORATIONS OBJECTIF STRATÉGIQUE de la direction : S’assurer que les services soient en adéquation avec les besoins exprimés par la clientèle. Taux de satisfaction de la clientèle 88 % des clients se disent satisfaits des services reçus d’ici 2011 En 2009 : 76 % En 2007 : 81 % En 2010, la démarche de repositionnement de l’offre a été entamée. Suite à la phase de consultation de la clientèle, certains processus ont été revus. Résultats du sondage seront reçus en septembre 2011. ACTIVITÉ : Retour des appels-clients % des clients contactés en 24h ou moins 93 % Cible :100 % Juillet : 84 % - 7 %  + 9 %  La fête du travail a causé un retard pour 11 clients. Le retour de CL a permis de rattraper le retard des vacances. Ce retard semble se répéter à tous les congés fériés. Acceptable ? Prévoir un remplacement l’été prochain ? Coût ? ACTIVITÉ : Ouverture des dossiers-clients % des demandes avec dossier ouvert 98 % Cible : 100 % Avril : 70 % -2 %  + 28 % Facteurs soulevés à la rencontre du 17 août : manque de temps, éléments à préciser flous, serveur de dossiers, continuité entre professionnels. Pratique à uniformiser. La rencontre de réflexion (avantages et inconvénients) du 17 août a porté fruit. Les professionnels ont décidé uploads/Management/ planification-stratacgique-et-tableau-de-bord-de-gestion.pdf