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ORGANISATION DES NATIONS UNIES MANUEL DES ACHATS DÉPARTEMENT DE L’APPUI OPÉRATI

ORGANISATION DES NATIONS UNIES MANUEL DES ACHATS DÉPARTEMENT DE L’APPUI OPÉRATIONNEL BUREAU DE LA GESTION DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT DIVISION DES ACHATS RÉF. : DOS/2020.9 30 JUIN 2020 1 Préface Le manuel des achats détaille les procédures et processus d’achat du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies (ONU) et fournit des orientations supplémentaires en vue de conduire les activités d’achat de l’ONU de manière efficace et efficiente, en conformité avec le Règlement financier et les règles de gestion financière de l’ONU ainsi qu’avec les autres textes administratifs pertinents, tels que l’instruction administrative sur les comités d’examen des marchés (ST/AI/2011/8). Le présent document est disponible en ligne à l’adresse suivante : https://www.un.org/Depts/ptd/about- us/procurement-manual. Il est publié sous forme électronique pour limiter la consommation de papier et d’encre, ainsi que le transport. La Division des achats du Bureau de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, qui relève du Département de l’appui opérationnel, mettra le présent manuel à jour lorsque cela sera nécessaire. 2 Table des matières Préface .......................................................................................................................................................... 1 1. Introduction ........................................................................................................................................ 10 1.1 Objectif, application et structure ................................................................................................. 10 1.2 Mise à jour et révision .................................................................................................................. 10 1.3 Cadre des activités d’achat ........................................................................................................... 11 1.4 Principes en matière d’achat et centralité du client .................................................................... 11 1.4.1 Rapport qualité/prix optimal .................................................................................................. 11 1.4.2 Équité, intégrité et transparence ........................................................................................... 12 1.4.3 Mise en concurrence internationale effective ....................................................................... 12 1.4.4 Intérêt supérieur de l’ONU ..................................................................................................... 13 1.4.5 Centralité du client ................................................................................................................. 13 1.5 Normes de déontologie ................................................................................................................ 13 1.5.1 Normes de conduite ............................................................................................................... 13 1.5.2 Conflit d’intérêts ..................................................................................................................... 14 1.5.3 Comportement éthique des fournisseurs .............................................................................. 16 2. Organisation des achats ...................................................................................................................... 18 2.1 Aperçu du processus d’achat ....................................................................................................... 18 2.1.1 Définition des achats .............................................................................................................. 18 2.1.2 Vue d’ensemble du processus d’achat ................................................................................... 18 2.1.3 Gestion par catégorie ............................................................................................................. 19 2.2 Responsabilités des unités organisationnelles et rôles clés dans le cadre du processus d’achat 20 2.3 Responsable des achats ................................................................................................................ 21 2.4 Demandeur ................................................................................................................................... 22 2.5 Autorité d’approbation des achats............................................................................................... 23 2.6 Pouvoirs en matière d’achats ....................................................................................................... 24 2.6.1 Délégation de pouvoirs .......................................................................................................... 24 2.6.2 Exercice de la délégation de pouvoirs .................................................................................... 24 2.6.3 Mandataire pour les achats .................................................................................................... 25 2.6.4 Délégation de pouvoir pour des achats locaux ...................................................................... 25 2.7 Délégation pour les modifications................................................................................................ 29 2.7.1 Augmentation du montant plafond suivant l’examen par un comité d’examen (règle des 20 %) 29 2.7.2 Prorogation de la durée d’un contrat après examen par un comité d’examen (règle des huit mois) 30 3 2.7.3 Attribution des marchés ......................................................................................................... 30 2.7.4 Calcul des montants cumulés pour l’évaluation de la délégation de pouvoirs requise ......... 30 2.8 Application du principe de responsabilité .................................................................................... 30 2.9 Séparation des tâches .................................................................................................................. 31 3. Enregistrement et gestion des fournisseurs ....................................................................................... 33 3.1 Enregistrement des fournisseurs.................................................................................................. 33 3.1.1 Enregistrement dans le Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies 33 3.1.2 Synchronisation dans UMOJA ................................................................................................ 34 3.1.3 Aperçu des niveaux d’enregistrement ................................................................................... 34 3.1.4 Critères pour l’enregistrement des fournisseurs ................................................................... 35 3.2 Gestion des fournisseurs .............................................................................................................. 38 3.2.1 Évaluation des demandes d’enregistrement des fournisseurs .............................................. 38 3.2.2 Enregistrement des fournisseurs, et conservation et mise à jour des dossiers des fournisseurs 39 3.2.3 Mise à jour des informations relatives aux fournisseurs ....................................................... 39 3.3 Comité d’examen des fournisseurs .............................................................................................. 40 3.4 Examen par le Comité d’examen des fournisseurs ...................................................................... 41 3.5 Sanctions à l’encontre des fournisseurs ....................................................................................... 42 3.6 Comité d’approbation spéciale par voie électronique ................................................................. 44 4. Planification des demandes et des acquisitions, stratégie d’achat et définition des conditions ....... 46 4.1 Planification des demandes et des acquisitions ........................................................................... 46 4.2 Stratégie d’achat .......................................................................................................................... 47 4.3 Planification des achats et plan de sélection des fournisseurs .................................................... 47 4.4 Définition des conditions .............................................................................................................. 49 4.4.1 Objectif de la définition des conditions ................................................................................. 51 4.4.2 Caractéristiques de conditions bien définies ......................................................................... 51 4.4.3 Spécifications techniques ....................................................................................................... 53 4.4.4 Termes de référence .............................................................................................................. 53 4.4.5 Cahier des charges.................................................................................................................. 54 4.5 Panier d’achat ............................................................................................................................... 54 5. Sources d’approvisionnement ............................................................................................................ 55 5.1 Recherche de fournisseurs ........................................................................................................... 55 5.2 Étude de marché .......................................................................................................................... 55 5.3 Communication sur les possibilités d’affaires .............................................................................. 57 4 5.4 Demande d’information ............................................................................................................... 57 5.5 Appel à manifestation d’intérêt ................................................................................................... 58 5.6 Présélection des fournisseurs ....................................................................................................... 58 5.7 Création de listes des entités invitées à concourir ....................................................................... 59 5.8 Approbation de la liste des entités invitées à concourir .............................................................. 60 5.9 Modification de la liste des entités invitées à concourir .............................................................. 60 6. Appel à la concurrence ....................................................................................................................... 62 6.1 Vue d’ensemble ............................................................................................................................ 62 6.2 Mise en concurrence .................................................................................................................... 62 6.2.1 Mise en concurrence internationale effective ....................................................................... 62 6.2.2 Considérations particulières concernant la liste des entités invitées à concourir ................. 63 6.2.3 Risque de collusion ................................................................................................................. 63 6.3 Méthodes d’appel à la concurrence ................................................................................................ 64 6.3.1 Méthodes formelles et méthodes informelles....................................................................... 64 6.3.2 Achat de faible valeur ............................................................................................................. 65 6.3.3 Demande de prix .................................................................................................................... 68 6.3.4 Appel d’offres ......................................................................................................................... 69 6.3.5 Invitation à soumissionner ..................................................................................................... 69 6.3.5.1 Invitation à soumissionner en plusieurs étapes ..................................................................... 71 6.4 Dossiers d’appel à la concurrence ................................................................................................ 73 6.4.1 Vue d’ensemble ...................................................................................................................... 73 6.4.2 Lettre d’invitation ................................................................................................................... 74 6.4.3 Annexe A : lettre d’accusé de réception ................................................................................ 77 6.4.4 Annexe B : Cahier des charges/conditions ............................................................................. 77 6.4.5 Annexe C : instructions spéciales et critères d’évaluation ..................................................... 77 6.4.6 Critères d’évaluation (partie de l’annexe C) ........................................................................... 82 6.4.7 Formulaires et annexes requis pour les soumissionnaires .................................................... 86 6.4.8 Formulaire de soumission, de paiement anticipé et de garantie de bonne fin, et conditions 86 6.4.9 Formulaire de contrat et conditions générales des contrats de l’ONU ................................. 88 6.5 Invitation des fournisseurs ........................................................................................................... 89 6.6 Modification du dossier d’appel à la concurrence ....................................................................... 90 6.7 Annulation de la procédure d’appel à la concurrence ................................................................. 90 6.8 Passation directe de marché avec un fournisseur unique ........................................................... 91 6.9 Demande d’offres dans la cadre d’un accord à long terme ......................................................... 92 5 6.10 Communication avec les fournisseurs .......................................................................................... 92 6.11 Dérogations aux méthodes formelles d’appel à la concurrence .................................................. 93 6.11.1 Absence de sources d’approvisionnement concurrentielles ................................................. 93 6.11.2 Prix ou tarifs fixes ................................................................................................................... 94 6.11.3 Produit ou service breveté ..................................................................................................... 94 6.11.4 Décision antérieure ou nécessité de normalisation ............................................................... 94 6.11.5 Coopération ............................................................................................................................ 95 6.11.6 Conditions identiques ............................................................................................................. 95 6.11.7 Absence de résultats satisfaisants avec la méthode formelle d’appel à la concurrence précédemment utilisée ....................................................................................................................... 95 6.11.8 Achat ou location de biens immobiliers ................................................................................. 96 6.11.9 Besoin urgent ......................................................................................................................... 96 6.11.10 Les services ne peuvent pas être évalués objectivement ...................................................... 97 6.11.11 Une procédure formelle d’appel à la concurrence ne donnera pas de résultats satisfaisants 97 6.11.12 Montant inférieur au seuil monétaire .................................................................................... 97 7. Gestion des soumissions ..................................................................................................................... 98 7.1 Comité d’ouverture des plis ......................................................................................................... 98 7.2 Réception et protection des soumissions .................................................................................... 98 7.3 Réception et protection des soumissions remises en main propre, par courrier ou par messagerie 99 7.4 Réception et protection des soumissions reçues par télécopie ................................................... 99 7.5 Réception et protection des soumissions reçues au moyen d’un système d’appel d’offres électronique ou par courrier électronique .......................................................................................... 100 7.6 Modification des soumissions .................................................................................................... 101 7.7 Retrait des soumissions ............................................................................................................. 101 7.8 Modification ou retrait des soumissions après la clôture .......................................................... 101 7.9 Soumissions tardives .................................................................................................................. 102 7.10 Soumissions spontanées ............................................................................................................ 103 7.11 Ouverture et enregistrement des soumissions .......................................................................... 103 7.12 Présence aux ouvertures des plis ............................................................................................... 103 7.13 Ouverture des plis (appels d’offres) ........................................................................................... 104 7.14 Ouverture des propositions (invitations à soumissionner) ........................................................ 104 7.15 Rejet des soumissions ................................................................................................................ 105 7.16 Après l’ouverture des plis ........................................................................................................... 105 7.17 Après l’ouverture des propositions ............................................................................................ 105 6 7.18 Autres procédures ultérieures à l’ouverture des plis ................................................................. 106 8. Évaluation des soumissions .............................................................................................................. 107 8.1 Vue d’ensemble .......................................................................................................................... 107 8.2 Comités d’évaluation .................................................................................................................. 107 8.3 Critères d’évaluation .................................................................................................................. 109 8.4 Méthodes d’évaluation .............................................................................................................. 110 8.4.1 Offre techniquement acceptable la moins chère ................................................................. 110 8.4.2 Offre substantiellement conforme la moins chère .............................................................. 110 8.4.3 Analyse cumulée/pondérée ................................................................................................. 111 8.5 Présélection ................................................................................................................................ 112 8.6 Évaluation technique .................................................................................................................. 112 8.7 Évaluation financière .................................................................................................................. 113 8.8 Autres aspects de l’évaluation ................................................................................................... 115 8.8.1 Éclaircissements de la part des fournisseurs........................................................................ 115 8.8.2 Déviations importantes ........................................................................................................ 117 8.8.3 Erreurs de prix manifestes ................................................................................................... 117 8.8.4 Offres ou soumissions anormalement basses ...................................................................... 118 8.8.5 Évaluation par lots ................................................................................................................ 118 8.8.6 Examen des offres reçues dans le cadre de passations de marchés par entente directe ou à fournisseur unique ............................................................................................................................ 118 8.8.7 Plaintes et observations ....................................................................................................... 118 8.8.8 Indications de pratiques interdites potentielles .................................................................. 119 8.8.9 Meilleure offre finale............................................................................................................ 120 8.9 Négociations ............................................................................................................................... 122 8.9.1 Négociations en cas de fournisseur unique ......................................................................... 124 8.9.2 Stratégie de négociation ...................................................................................................... 124 8.10 Évaluation finale et recommandation d’attribution .................................................................. 124 9. Examen par les comités d’examen des marchés .............................................................................. 126 9.1 Mandat des comités d’examen des marchés ............................................................................. 126 9.2 Seuils pour le Comité d’examen des marchés du Siège ............................................................. 126 9.3 Seuils pour les comités locaux d’examen des marchés .............................................................. 127 9.4 Soumission aux comités d’examen des marchés ....................................................................... 129 9.5 Facilitation de l’examen réalisée par le Comité d’examen des marchés du Siège ou par le comité local d’examen des uploads/Management/ pm-french.pdf