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POLITIQUE DE GESTION DU RECOUVREMENT SOMMAIRE A. DEFINITION DU RECOUVREMENT....

POLITIQUE DE GESTION DU RECOUVREMENT SOMMAIRE A. DEFINITION DU RECOUVREMENT...................................................3 B. OBJECTIFS DU RECOUVREMENT.....................................................5 C. LES INTERVENANTS AU PROCESS RECOUVREMENT...............6 D. DEFINITION DU RECOUVREMENT...................................................9 a) Fiche1 : Notion de portefeuille à risque (PAR).........................................13 b) Fiche 2 : Étapes du recouvrement..............................................................15 c) Fiche 3 : Les outils de contrôle et de mesure.............................................16 E. SANCTION..............................................................................................17 a) GESTIONNAIRE & AGENT DE RECOUVREMENT...........................17 Page 3 sur 17 A. DEFINITION DU RECOUVREMENT Le recouvrement est généralement vu comme étant la dernière étape du cycle d’octroi de prêts, mais dans la réalité le recouvrement débute à l’octroi du prêt. Nous avons plusieurs intervenants dans le processus de recouvrement :  Le Gestionnaire  Le Responsable Réseau  Le Chef d’Agence  Le Directeur Exploitation  Le Responsable Recouvrement  Le Directeur Crédit  Le Directeur Juridique Et Risque  Le Directeur Général. Le suivi des clients doit se faire de manière organisée par chacun des intervenants à une étape bien déterminée. En s’inspirant des expériences dans les différents pays d’implantation et de la mise en œuvre d’activités de recouvrement principalement centrées sur la méthodologie des prêts individuels, cette politique explore les « meilleures pratiques » et les considérations que notre Institution doit prendre en compte pour tenter de mettre en place avec succès ses activités de recouvrement. ETAPES DE RECOUVREMENT : TABLEAU RECAPITULATIF SEUILS DU PAR INTERVENANTS ETAPES DE GESTION DU PAR ACTION 7 jours avant l’échéance Gestionnaire + Responsable Réseau Envoi courrier de rappel d’échéance Entre 1 et 7 jours Gestionnaire Impayé en surveillance Entre 8 et 15 jours Gestionnaire + Responsable réseau Impayé en surveillance Envoi courrier de rélance pour impayé Entre 16 et 30 jours Responsable réseau + Chef d’Agence Impayé en surveillance Lettre d’information a la Caution Entre 31 et 60 jours Chef d’Agence + Directeur Exploitation Impayé en surveillance Courrier de mise en demeure sous seing privé sous huitaine Entre 61 et 90 jours Chef d’agence + Responsable Recouvrement Recouvrement amiable Entre 91 et 120 jours Responsable Recouvrement Pré contentieux Mise en demeure par voie d’huissier débiteur principal + caution Entre 121 et 180 jours Responsable Contentieux Contentieux ≥ 180 jours Responsable Contentieux Contentieux judiciaire / Recouvrement Page 4 sur 17 contentieux B. OBJECTIFS DU RECOUVREMENT Le recouvrement est un moyen pour l’institution de « rentrer dans ses fonds » de manière plus claire le recouvrement intervient quand l’on se trouve dans des difficultés à obtenir un paiement des échéances de la part d’un client. Page 5 sur 17 Le recouvrement n’est pas un process parallèle au process crédit, c’est un process intégré, si nous schématisons : Le recouvrement est donc un élément de milieu de vie du crédit. C’est un point qui est quand même intégré en début de process lors de l’étude de la capacité de remboursement du client. C. LES INTERVENANTS AU PROCESS RECOUVREMENT ACTEURS ROLES GESTIONNAIRE Prend contact avec le client dès le premier jour de retard Participe au comité de recouvrement quotidien en agence ÉTUDE ET MISE EN PLACE DU CRÉDIT SUIVI DU CRÉDIT: Remboursement Échéance. Recouvrement CLOTURE DU CRÉDIT PROCESS CREDIT OU VIE DU CREDIT Page 6 sur 17 Participe au comité retard hebdomadaire en agence RESPONSABLE RESEAU Participe au comité de recouvrement quotidien en agence Participe au comité retard hebdomadaire en agence Participe au comité recouvrement siège hebdomadaire Participe au comité de recouvrement exceptionnel CHEF D’AGENCE Participe au comité de recouvrement quotidien en agence Participe au comité retard hebdomadaire en agence Participe au comité recouvrement siège hebdomadaire Participe au comité de recouvrement exceptionnel LE HEAD/DIRECTEUR CREDIT Participe au comité retard hebdomadaire en agence Participe au comité recouvrement siège hebdomadaire Participe au comité de recouvrement exceptionnel LE RESPONSABLE RECOUVREMENT Participe à l’ensemble des comités, pour les comités en agence, il mandate ses agents. LE DIRECTEUR EXPLOITATION Participe au comité de recouvrement exceptionnel ou comité de mi- mois. LE DIRECTEUR JURIDIQUE Participe au comité recouvrement siège hebdomadaire Participe au comité de recouvrement exceptionnel LE DIRECTEUR GENERAL Participe au comité recouvrement siège hebdomadaire Participe au comité de recouvrement exceptionnel Page 7 sur 17 Chaque intervenant dans le process de recouvrement à un rôle défini. LE GESTIONNAIRE Est le précurseur de la vie du crédit, il est celui qui connaît le mieux le client. Avant de participer à un quelconque process de recouvrement, il a la responsabilité de suivre les remboursements du client. LE RESPONSABLE RESEAU/ LE CHEF D’AGENCE Le responsable réseau ainsi que le chef d’agence sont les responsables directs des crédits octroyés par leurs agences. Ils doivent donc appuyer leurs Gestionnaires lorsque ces derniers rencontrent des difficultés de recouvrement. LE RESPONSABLE RECOUVREMENT Est responsable du suivi des impayés, il doit entreprendre toutes les actions légales (visites terrain, appels téléphoniques, sms, emails, réunion avec le client…) à sa disposition pour la régularisation de la situation des impayés. Il est appuyé par un nombre d’agents de recouvrement qui sont responsables du suivi et recouvrement des montants dus sur le terrain. Hormis les formations effectuées par le responsable du recouvrement relatives aux méthodes de suivi des clients, les agents de recouvrement bénéficient des acquis liés aux risques sur le terrain, aux lois et règlements relatifs aux pratiques du recouvrement telles que : La formation pratique de l’ensemble des personnes chargées des activités de recouvrement (dont au moins les chargés d’affaires, les responsables d’agence, les chargés de recouvrement et les prestataires externes éventuels) dès l’embauche et en continu par la suite. Le contenu des formations comprendra notamment l’obligation d’information des agents de recouvrement externes éventuels auxquels l’Emprunteur aurait recours de ce qu’il considère comme des pratiques de recouvrement « acceptables » ou « inacceptables » et l’obligation pour lesdits agents de s’engager à suivre les pratiques acceptables ; La précision des pratiques « acceptables » et « inacceptables » ; Un apprentissage des droits respectifs du client et du chargé de recouvrement ; Des exercices « réalistes » où les employés sont confrontés à des situations de recouvrement difficile, et doivent déterminer comment traiter les clients ; Une explication des lois applicables ; Un test pour évaluer la connaissance du personnel en matière des politiques, procédures et pratiques acceptables/inacceptables en matière de recouvrement ; La vérification périodique des pratiques de recouvrement des agents internes et externes, par le biais de contrôles ponctuels auprès d’anciens clients, ou par toute autre technique d’audit, afin de s’assurer du traitement approprié des clients. Page 8 sur 17 Ces formations sont coordonnées en relation avec le service des ressources humaines dans leur programme d’améliorations techniques du capital humain. LE DIRECTEUR JURIDIQUE ET RISQUE Le Directeur Juridique et Risque est Celui qui assure le recouvrement de la créance par voie judiciaire en liaison avec l’avocat ou l’huissier de l’institution désignés pour le recouvrement judiciaire. LE DIRECTEUR CREDIT Il est celui qui coordonne toutes les activités du service, les comités et les campagnes de recouvrement. Il gère également le portefeuille à risque afin d’avoir un niveau bas de provision. LE DIRECTEUR D’EXPLOITATION Il participe au comité de recouvrement exceptionnel et donne son avis sur dossiers en souffrance. LE DIRECTEUR GENERAL Il passe en revue les dossiers en impayé sous surveillance, mais également ceux en recouvrement amiable, en pré contentieux et en contentieux. Il statue sur les déclassements et provisions. Page 9 sur 17 D. DEFINITION DU RECOUVREMENT Le recouvrement se définit comme l’ensemble d’activités coordonnées et appliquées de manière adéquate et opportune pour parvenir au recouvrement total des prêts. Ainsi, le process de recouvrement nécessite une interaction significative avec le client, en commençant par un examen minutieux de la situation du client et en maintenant des contacts opportuns et fréquents tout au long de la durée du prêt. Il faut présenter aux clients des options de paiement adéquates et opportunes dans chaque cas ; toutes les activités de recouvrement doivent être enregistrées pour faciliter un suivi continu ainsi que le contrôle du respect par le client des termes négociés. Ci-suit un descriptif non exhaustif du process de recouvrement. ANALYSE DU CAS PARTICULIER Nous retenons que le recouvrement se fait one-by-one, chaque cas est particulier. Nous devons donc répondre aux questions suivantes : Qui est le client ? Quelle est sa situation ? Quels étaient les conditions d’origine du prêt ? Pourquoi il y a-t-il retard de paiement ? Utiliser les sources internes et externes d’information comme les agences d’évaluation du crédit et les listes de mauvais payeurs. Cette première étape assimilée à une meilleure connaissance du client et suivi de la prise de contact. CONTACT AVEC LE CLIENT Les préalables à la prise de contact : Quelles sont les informations fournies par le client ? Où se trouve le client ? Quelles sont les mesures qui ont été prises antérieurement ? Pourquoi répondre à toutes ses questions ? cela nous permet de ne pas perdre de temps de savoir où aller, quoi chercher et sur quelle base. La prise de contact peut se faire sur la base des canaux disponibles, (téléphone, mail, visite terrain sur RV ou non) ESTIMATION Après la prise de contact, nous pouvons affiner le profil du client : Quel est le problème à uploads/Management/ politique-de-gestion-du-recouvrement-copie.pdf