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HÔPITAL STE JOSEPHINE BAKHITA 13 B.P. 119 Agoé-Kové Route de Mission Tové Tel :

HÔPITAL STE JOSEPHINE BAKHITA 13 B.P. 119 Agoé-Kové Route de Mission Tové Tel : 00228-70-47-06-62 PROCEDURE D’EVALUATION DE COMPETENCE Page 1 / 4 Codification : Indice de révision : 00 Date d’application. : 12/05/22 Création du document Nom Fonction Date et Signature Auteur(s) Vérificateur(s) Valider par Evolution du document Version Date d’application Modification faite par Modifications opérées par rapport à version précédente Table des matières 1. Objectifs et portée...................................................................................................................................................2 2. Abréviations et définitions......................................................................................................................................3 3. Tâches, autorisations et responsabilités..................................................................................................................3 4. Procédure................................................................................................................................................................3 5. Documents connexes..............................................................................................................................................4 6. Formulaires connexes..............................................................................................................................................4 7. Bibliographie...........................................................................................................................................................4 1. Objectifs et portée Cette procédure assure la compétence du personnel du laboratoire. Le but de l’évaluation des compétences est d’identifier les problèmes éventuels dans le comportement professionnel des employés et de les résoudre avant qu’ils n’affectent la prise en charge des patients. Les observations suivies d’actions correctives sont des éléments essentiels du processus d’évaluation des compétences. 2. Abréviations et définitions SL : Surveillant du laboratoire RQ : Responsable qualité 3. Tâches, autorisations et responsabilités Pour les autorisations générales, se reporter à la grille d'autorisation. Tâches Autorisé Responsabl e Identification des activités SL,RQ RQ Évaluation SL,RQ RQ Compte rendu de l’ évaluation SL,RQ RQ 4. Procédure 1. Une norme uniforme d’évaluation des compétences doit être appliquée à tous les employé(e)s. 2. Les dossiers d’évaluation des compétences sont conservés pendant toute la durée d’emploi d’une personne au laboratoire. 3. Les domaines traités au laboratoire qui exigent des compétences ont été définis au niveau de chaque fiche d’habilitation 4. Une liste de toutes les analyses et procédures correspondantes a été dressée pour chacune des sous-spécialités du laboratoire 5. L’évaluateur de compétences choisira, en collaboration avec le supérieur hiérarchique de l’employé(e), les éléments pertinents dans la liste des analyses et fixera la date où l’exercice aura lieu, à un moment convenant à tous. L’évaluation des compétences doit être spécifique à chaque description de poste. 6. L’évaluateur remplira la fiche d’habilitation en observant en direct l’employé(e) et en vérifiant les divers dossiers nécessaires. L’évaluateur sera chargé de remplir les formulaires d’évaluation des compétences a) Nouvel employé(e) Pour un nouvel employé(e), l’observation directe est utilisée pour évaluer la capacité de la personne à suivre avec précision la procédure de laboratoire. Une évaluation des compétences est effectuée une fois au cours de la première année d’emploi puis une fois à chaque deux ans. b) Employé(e) expérimenté(e) : maintien de compétence Une évaluation du maintien de la compétence d’un employé(e) expérimenté(e) est effectuée :  par observation directe de l’exécution des analyses de routine ;  par suivi de la documentation relative aux résultats des analyses et de l’élaboration des rapports ;  par l’examen des résultats intermédiaires des analyses, des dossiers relatifs au contrôle de la qualité et à l’entretien préventif ;  par observation directe des méthodes d’entretien des instruments et de la validation du fonctionnement ;  par l’évaluation de l’exécution des analyses : o en répétant une analyse sur des échantillons déjà analysés afin de valider les résultats rapportés ; o en examinant les résultats d’analyses de vérification à l’aveugle en interne, ou d’analyses d’échantillons externes pour des essais d’aptitude.  par évaluation des capacités à résoudre des problèmes. Échec de l’évaluation des compétences 1. Si un employé(e) échoue dans l’un ou plusieurs des domaines de l’évaluation, l’évaluateur analysera le problème pour que les mesures correctives appropriées puissent être identifiées et appliquées.  L’analyse du problème commence par l’inspection des protocoles utilisés dans la pratique du laboratoire. Les protocoles doivent être clairs et concis ; s’ils sont insuffisants ou confus, cela peut contribuer à l’échec de l’employé(e).  Dans les essais d’aptitude, il convient de s’assurer que l’échantillon fourni est adéquat et qu’il ne présente pas un problème susceptible d’être la cause de l’échec. 2. Si les protocoles ne sont pas la cause de l’échec, il convient de répondre aux questions suivantes :  L’employé(e) a-t-il(elle) mal effectué l’analyse (n’a-t-il(elle) pas suivi la bonne méthode d’analyse) ?  L’employé(e) a-t-il(elle) mal compris le but ou le contexte de l’analyse effectuée (n’a-t-il(elle) pas été en mesure de résoudre les problèmes ou d’adapter les résultats de l’analyse à la situation clinique) ?  L’employé(e) a-t-il(elle) mal compris les éléments de l’analyse ou l’instrument utilisé ?  L’employé(e) n’a-t-il(elle) pas été en mesure de résoudre les problèmes de contrôle de la qualité ? L’employé(e) a-t-il(elle) correctement effectué l’analyse mais fait une erreur dans la documentation ? 3. La discussion du protocole avec l’employé(e) en échec est justifiée pour déterminer si d’autres mesures sont nécessaires, sur la base de la réponse verbale de la personne. Cette discussion pourrait suffire à identifier la raison de l’échec. 4. Les mesures qui peuvent être prises pour un(e) employé(e) en échec sont notamment :  demander à l’employé(e) de relire le protocole et d’en parler avec son supérieur hiérarchique afin de clarifier les erreurs d’interprétation ;  demander à l’employé(e) de produire un diagramme qui l’aidera à suivre correctement le protocole ;  demander à l’employé(e) d’observer une autre personne qualifiée et compétente ;  demander à l’employé(e) de s’entraîner à exécuter le protocole raté avec des échantillons connus ;  demander à l’employé(e) d’analyser à nouveau l’échantillon de l’essai effectué lors de l’évaluation des compétences. 5. La reprise d’une formation structurée sera nécessaire si les méthodes mentionnées ci-dessus ne parviennent pas à confirmer que l’employé(e) est compétent(e). 6. Quelles que soient les mesures correctives choisies, il est nécessaire de répéter l’évaluation de la compétence lorsque les mesures correctives seront effectuées. Il convient de documenter la réussite de l’employé(e) qui avait échoué lors de la première évaluation de compétence. 7. Une discussion sur les analyses et les procédures de contrôle de la qualité lors d’une réunion sur l’assurance de la qualité regroupant tous les employés pourrait permettre au personnel de comprendre comment éviter certains types d’erreurs. 8. En dernier recours, l’employé(e) peut être définitivement déplacé(e) du poste occupé pour être réaffecté(e) à un autre poste de travail. 5. Documents connexes 6. Formulaires connexes - Fiche d’habilitation de biochimie - Fiche d’habilitation de parasitologie - Fiche d’habilitation d’hématologie - Fiche d’habilitation prélèvement 7. Bibliographie uploads/Management/ procedure-evaluation-competence.pdf