Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

EGT CENTRE / CELLULE AUDIT 1 / 9 Recommandations générales Quant à la mise en p

EGT CENTRE / CELLULE AUDIT 1 / 9 Recommandations générales Quant à la mise en place du logiciel BARCODE Et procédure d’inventaire physique La mise en place par l’entreprise d’un logiciel de gestion informatisée des immobilisations par le système de code barres est une étape importante vers l’automatisation et la maîtrise des outils de gestion, et répond à l’impératif de mise à niveau de la gestion des immobilisations. Son utilisation apportera une efficacité indéniable en matière de gestion, de suivit et de prise d’inventaire physique. De ce fait son impact sur le contrôle interne (protection des actifs immobilisés) ne pourra être que positif. Toutefois ces avantages sont conditionnés par une mise en place cohérente et une utilisation rationnelle, s’intégrant en parfaite synergie avec les outils de gestion utilisés par l’entreprise et lui permettant d’atteindre les objectifs requis. A cet effet la cellule audit propose une procédure sous forme de recommandations permettant d’atteindre ces objectifs. Ces recommandations se regroupent en trois parties : 1. Recommandations générales. 2. Recommandations liées à la création et à la gestion de la base de données. 3. Recommandations liées à la prise d’inventaire physique. EGT CENTRE / CELLULE AUDIT 2 / 9 1. Recommandations générales. 1.1. Mise à jour du fichier des immobilisations. Il y a lieu de préciser que Le logiciel BARCODE ne prend pas en charge l’aspect comptable de la gestion des immobilisations, tel que :  Le suivit des investissements en cours,  La constatation des agencements et installations,  Le suivit des grosses réparations inscrites en rénovations (à immobiliser).  Le suivit rigoureux des amortissements1. En parallèle seul le fichier des immobilisations tenu par la comptabilité peut éditer les différents états et tableaux de synthèse indispensables. A ce titre, le fichier comptable du logiciel de comptabilité « PCCOMPTA », doit être mis à jour et actualisé, sa tenue reste obligatoire et indispensable à l’établissement du bilan. 1.2. Mise à jours du registre des immobilisations. Il s’agit du registre obligatoire, côté et paraphé, qui doit être tenu et mis à jours au fur et à mesure des mouvements des biens. Celui-ci doit être mis à jours dans les plus brefs délais pour permettre d’inscrire le numéro d’inventaire dans le fichier théorique. 1.3. Identification de tous les biens réformés. Les biens ayant faits l’objet de procès verbaux de réformes, ne doivent pas être codifiés, toutefois ils doivent être bien identifiés, marqués, et rangés séparément de façon à ne pas être confondus avec les autres investissements. Le fait d’isoler les biens réformés, permettra à l’unité de ne pas avoir à codifier et à inventorier un bien qui sera incessamment expurgé de la comptabilité, d’une part et de faciliter l’assainissement de sa situation patrimoniale d’autre part. 1.4. Recenser tous les biens de l’unité se trouvant à l’extérieur. Il y a lieu de prendre en considération les biens se trouvant en réparation (téléviseurs, micro-ordinateurs, imprimantes…etc.) au moment de l’étiquetage et à la date de prise d’inventaire. 1 Le logiciel BARCOD possède un module « amortissements » mais il ne répond pas aux besoins de la comptabilité. EGT CENTRE / CELLULE AUDIT 3 / 9 1.5. Recenser et régulariser les biens n’appartenant pas à l’unité. Il est recommandé de régulariser la situation des biens utilisés par une unité et appartenants « comptablement » à une autre unité, par un document de transfert inter unités, ceci permettra d’évaluer l’existant réel par unité et de mieux cerner la responsabilité de l’utilisateur réel du bien. 1.6. Recenser les biens n’appartenant pas à l’entreprise Les biens n’appartenant pas à l’entreprise (tel que les consignations …), ne doivent pas être codifiés, mais ils doivent être inventoriés (en fin d’exercice) afin de permettre le rapprochement avec la comptabilité. EGT CENTRE / CELLULE AUDIT 4 / 9 2. Recommandations liées à la création et à la gestion de la base de données. Il est incontestable que l’étape la plus importante quant à la mise en place du logiciel BARCODE est bien la création de la base de données , c'est-à-dire la mise en place de l’inventaire théorique,1 à cet effet il est impératif de prendre toutes les mesures nécessaires afin de réussir cette étape, à savoir : 2.1. Faire suivre cette opération (auprès des unités) par un responsable de la direction centrale directement concerné par les immobilisations…, qui sera chargé de :  Editer et diffuser les étiquettes de code barre, aux unités.  Assister les unités, et leur expliquer 2 la démarche à suivre quant à l’utilisation du logiciel, la création de la base de données, l’utilisation du lecteur optique et la prise d’inventaire….  Procéder à la consolidation et centralisation des données, contrôle des états d’inventaires (analyse des écarts, suivit du traitement des biens à réformés…etc.). 2.2. L’unité doit créer une commission3 qui prendra en charge cet objectif, à cet effet :  Elle doit être composée d’au moins trois agents, entre autres le responsable des moyens généraux, un comptable et un agent ..., un personnel plus important est nécessaire pour une grande unité.  Sa tache doit être limitée dans le temps (fin novembre 2002, afin de ne pas coïncider avec la prise d’inventaire en fin d’année…).  Doit rendre compte des travaux effectués, en y détaillant :  La propriétaire réelle des biens n’appartenants pas à l’unité.  Les biens réformés ou destinés à la réforme.  Les biens se trouvant à l‘extérieur (en réparation…).  Etc.… 1 Une erreur de saisie ou une omission compromettraient sérieusement l’efficacité de cette application et les travaux d’inventaires physiques postérieurs…etc. 2 Le logiciel BARCODE n’est pas muni d’un guide d’utilisation, que ce soit sous forme électronique ou de document imprimé, de ce fait son utilisation risque d’être difficile… 3 Cet aspect est très important pour l’efficacité du système de contrôle interne, notamment le principe de responsabilisation des agents et de séparation des taches. EGT CENTRE / CELLULE AUDIT 5 / 9 2.3. Uniformiser les informations à saisir dans le logiciel dans le but d’optimiser l’utilisation de cette base de données et de faciliter la consolidation au niveau central, à ce titre :  La rubrique « Service » : servira à désigner la localisation précise du lieu ou ce trouve le bien, et sera adaptée en fonction de l’organisation de chaque unité.  La rubrique « Famille » : servira à l’identification des biens par nature d’activité, c'est-à-dire par centre de coûts (service hébergement, restauration, administration,…etc.), ce qui permettra à cette base de données de s’intégrer efficacement dans le processus de calcul des coûts et budgets.  La rubrique « N° d’inventaire » : servira à loger le numéro d’inventaire suivant le registre d’inventaire (côté et paraphé).  La rubrique « N° de Fiche » : servira à l’inscription du numéro de la fiche d’inventaire sur la base du fichier tenu par la comptabilité, ceci facilitera le rapprochement avec la comptabilité…  La rubrique « utilisateur » : servira à l’identification du service utilisateur de l’investissement tel que le restaurant, la cuisine, le service comptabilité, le service technique…etc., les biens non utilisés directement par une structure donnée sont sous la responsabilité des moyens généraux. Cette procédure est très importante pour la préservation des actifs de l’entreprise car elle responsabilise les utilisateurs directs des biens.  La rubrique « état » : servira à codifier l’état réel du bien au moment de la prise d’inventaire, soit :  Bien en bon état.  Bien non utilisé  servira à identifier les biens existants en plus…  Bien à réparer  permet d’évaluer le budget réparations.  Bien à réformer.  déclenchera la procédure de réforme…  ...etc. EGT CENTRE / CELLULE AUDIT 6 / 9 3. Recommandations liées à la prise d’inventaire physique. L’objectif primordial de la prise d’inventaire physique est incontestablement « la préservation des actifs » (immobilisés) de l’Entreprise, c’est le meilleur outil de contrôle qui permet de s’assurer que tous les biens, propriété de l’Entreprise, existent toujours. C’est aussi une opération légale préconisée par le PCN 1 qui dispose… « A la clôture de chaque exercice, les entreprises dressent un inventaire valorisé, complet et détaillé de leurs investissement dont le fichier doit être constamment tenu à jours ». Le logiciel BARCODE facilite grandement cette prise d’inventaire physique en automatisant les opérations de comptage (à l’aide du lecteur optique), du traitement des données et du rapprochement avec l’inventaire théorique…, cependant la prise d’inventaire gagnerait à être plus efficace si elle s’inscrit dans une démarche respectant un ensemble de règles et de recommandations, et ce, en fonction de chaque étape des travaux d’inventaires, à savoir : 1. Étape de préparation, avant la réalisation de l’inventaire. 2. Étape de réalisation de la prise d’inventaire. 3. Étape de finalisation, après l’inventaire, 1. Avant la réalisation de l’inventaire, étape de préparation. Désignation des équipes de comptage La désignation (par la direction de l’unité) de l’équipe de comptage doit répondre à certains critères tels que la Compétence professionnelle, le sérieux et la disponibilité pendant toute la durée de l’inventaire. Dates d’inventaire Les dates de début et de fin uploads/Management/ procedure-immobilisation-code-barres.pdf