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METTRE EN PRATIQUE LE DIAGRAMME DES AFFINITÉS Maj le 24/07/2020 par l'équipe de

METTRE EN PRATIQUE LE DIAGRAMME DES AFFINITÉS Maj le 24/07/2020 par l'équipe de Manager GO! Comment faire pour organiser un grand nombre d'informations, d'idées, afin d'en faire ressortir des axes forts et les structurer par thème ? Le diagramme des affinités (ou diagramme KJ) apporte une réponse à cette question grâce à une méthode construite. Qu'est-ce que le diagramme des affinités ? A l'origine, cet outil de créativité organisée a été mis au point par l'anthropologue Kawita Jiro dans les années 60. Il est également appelé diagramme KJ, des initiales de son créateur. Un nom également utilisé pour nommer ce diagramme. Ce dernier a utilisé cette méthode dans le cadre de ses propres travaux afin de structurer des données verbales. Quand utiliser cette méthode ? D'une manière générale, le diagramme KJ est pertinent lorsqu'il s'agit :  de synthétiser de nombreuses informations en quelques sujets  d' obtenir le consensus d'un collectif  d'étudier un sujet ou problématique complexe et multiforme Des exemples d'application dans l'entreprise :  - analyser les résultats d'une enquête qualitative  - rassembler et structurer des informations dans le cadre d'un diagnostic (stratégique, marketing, financier...).  - en tant qu'outil qualité pour structurer des problèmes de défaillance Et aussi impliquer les collaborateurs dans le collectif . En effet, ce mode de fonctionnement collaboratif est un formidable outil pour apprendre à travailler en groupe. Mise en oeuvre du diagramme des affinités Cette démarche s'utilise lors d'un atelier de travail avec des blocs de Post-it de plusieurs couleurs, des stylos et une bonne volonté du groupe. La méthode 1. Mener un brainstorming LE VOTE PONDERE Synonyme Méthode de Blake et Mouton. But Cet outil est utilisé pour provoquer et accélérer un choix lorsque les données sont qualitatives. Principe Technique de sélection finale du problème que le groupe souhaite résoudre en premier, à partir des résultats d'un vote simple (Technique de présélection des problèmes à traiter suite à une séance de brainstorming). Les sujets sont classés par ordre de priorité avec une pondération en fonction de leur classement (par exemple 3 pour très important, 1 pour peu important… ou inversement). Le vote pondéré simple : C'est un vote pondéré mais sans critère spécifique. Il est souvent suffisant si le problème étudié n'est pas complexe. Chaque membre du groupe choisit les causes ou solutions les plus importantes à ses yeux et les classe par ordre d'importance (en attribuant par exemple le poids 3 pour celle qui lui paraît la plus importante, le poids 2 pour la suivante…). On additionne les points de tous les membres, et on retient l'option qui présente le total le plus haut ou bas selon le choix. Exemple : L'équipe de direction souhaite faire baisser les charges de l'entreprise, et ils ont décidé de travailler sur les coûts engendrés par le chauffage de l'entreprise. Ils ont fait le vote suivant : Dans ce cas, l'équipe de direction choisira la solution de remplacement des fenêtres et portes de l'entreprise (10 points). Le vote pondéré multicritère : Chacune des causes est pondérée en fonction de critères (urgence, fréquence, risque de non détection, gravité des effets ou sur le coût de non-conformité…). Le groupe se met d'abord d'accord sur les critères à retenir. Elaboration d'un tableau : colonne (risques des causes ou solutions) et ligne (les critères). Calcul du poids relatif de chaque cause, par la multiplication des poids attribués par chacun des critères. Le groupe est alors en mesure de décider des causes qui seront en priorité retenues pour analyse. Exemple : L'équipe de direction souhaite faire baisser les charges de l'entreprise, et ils ont décidé de travailler sur les coûts engendrés par le chauffage de l'entreprise. Leurs critères de sélection se sont portés sur les coûts et les délais de mise en place des solutions. Ils ont fait le vote suivant : Dans ce cas, l'équipe de direction choisira également la solution de remplacement des fenêtres et portes de l'entreprise (99 points). https://www.youtube.com/watch?v=ypYcIfLbg6M Fiche outil : le diagramme d’affinité Le diagramme d’affinité est une méthode descriptive d’une problématique qui peut être utilisée par exemple lors d’une résolution de problèmes, une analyse fonctionnelle, une analyse de défaillance. Cette méthode repose sur l’association progressive d’idées et leur regroupement par thème. Elle peut aussi être appelée » Méthode KJ » du nom de son auteur Kawakita Jiro. Ce diagramme va surtout être utilisé pour des problèmes complexes et sans réponse évidente. Le diagramme d’affinité est une méthode créative qui permet d’analyser des informations obtenues par remue-méninges, discussions, sondages. Il permet de déterminer les affinités à partir de l’exercice et non pas à l’avance comme avec certaines méthodes (Ishikawa). Il peut être, par exemple, utilisé à différents moments d’une résolution de problème : lors de l’identification du problème, de la recherche des causes possibles ou encore de la génération d’idées de solutions. L’important, par cette méthode, est de faire appel à l’intuition et à la créativité du groupe de travail en favorisant l’écoute de l’ensemble des intervenants. METHODOLOGIE Plusieures étapes sont nécessaires pour la réalisation de ce diagramme : 1- Spécifier le thème et l’objectif de l’analyse et préciser l’ensemble de ses caractéristiques, si besoin par brainstorming. 2- Par brainstorming, chercher toutes les idées qui peuvent être reliées au thème défini. (caractéristiques, causes du problème…); écrire chaque idée de manière précise sur un post-it. 3- Coller les fiches en vrac. 4- Chercher des points communs entre les fiches pour les regrouper en 5 à 10 catégories. Le but est de dégager des liens logiques entre certaines fiches. 5- Vérifier les points communs des fiches dans une même catégorie. 6- Pour chaque catégorie, rédiger ensuite une carte d’affinité qui résumera les principales caractéristiques du groupe uploads/Management/ qualite 2 .pdf