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http://lib.uliege.ac.be http://matheo.uliege.be Quelles sont les valeurs ajoutées suite à la mise en place d'une gestion électronique documentaire pour le projet de la Clinique du MontLégia - volet équipement ? Auteur : Oosterlinck, Olivier Promoteur(s) : 1506 Faculté : HEC-Ecole de gestion de l'Université de Liège Diplôme : Master de spécialisation en gestion des risques financiers Année académique : 2017-2018 URI/URL : http://hdl.handle.net/2268.2/4486 Avertissement à l'attention des usagers : Tous les documents placés en accès restreint sur le site MatheO sont protégés par le droit d'auteur. Par conséquent, seule une utilisation à des fins strictement privées, d'enseignement ou de recherche scientifique est autorisée conformément aux exceptions légales définies aux articles XI. 189 et XI. 190. du Code de droit économique. Toute autre forme d'exploitation (utilisation commerciale, diffusion sur le réseau Internet, reproduction à des fins publicitaires, ...) sans l'autorisation préalable de l'auteur est strictement interdite et constitutive de contrefaçon. Quelles sont les valeurs ajoutées suite à la mise en place d'une gestion électronique documentaire pour le projet de la Clinique du MontLégia - volet équipement? Promoteur : Sandrine KLEINHANS Lecteurs : François GHILAIN Morgane LAMBRICHTS Travail de fin d'études présenté par Olivier OOSTERLINCK en vue de l'obtention du diplôme de Master de spécialisation en Gestion des risques financiers Option Analyse, Contrôle et Révisorat Année académique 2017 / 2018 REMERCIEMENTS J’adresse tous mes remerciements aux personnes qui m’ont apporté leur soutien et qui ont ainsi contribué à la rédaction de ce travail de fin d’études. Tout d’abord, je remercie ma promotrice Madame Sandrine KLEINHANS, Professeur au sein des HEC, pour ses précieux conseils, les recommandations et les différentes orientations pro- posées. Je remercie Mademoiselle Morgane LAMBRICHTS et Monsieur Romain GAROT, pour le sou- tien, l'écoute, les conseils et le temps qu’ils ont bien voulu me consacrer. Je remercie, également, Madame Isabelle FRANÇOIS, chef de projet de la Clinique du MontLé- gia, pour ses encouragements tout au long de ce processus de rédaction. Je remercie chaleureusement les services généraux et médicaux ayant de près ou de loin un rapport avec ce travail, et plus particulièrement, Messieurs XHIGHNESSE, PIRE, BODSON, et Madame HENRIET pour toutes les informations et le soutien qu’ils m’ont apportés. Je remercie l’ensemble de la communauté hospitalière du CHC pour toutes les informations et explications qu’elle m’a communiquées lors des divers entretiens et observations. Liste des abréviations: - CHC: Centre Hospitalier Chrétien - FAQ: Foire Aux Questions - GED: Gestion Electronique Documentaire - WF: WorkFlow - CSC: Cahier Spécial des Charges - MP: Marché Public - ECSC: Exemple de Cahiers Spéciaux des Charges - MSP: Maison de Soins Psychiatriques - CHVE: Centre Hospitalier Saint-Vincent – Sainte-Elisabeth - DMS: Durée Moyenne de Séjour SOMMAIRE INTRODUCTION PARTIE 1: LES ENJEUX D'UNE BONNE GESTION ÉLECTRONIQUE DOCUMEN- TAIRE - CHAPITRE 1 – LA GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE - CHAPITRE 2 – SHAREPOINT, UN LOGICIEL DE GED MULTIFONCTIONS PARTIE 2: UNE GESTION ÉLECTRONIQUE DOCUMENTAIRE EN SOUFFRANCE - CHAPITRE 1 – STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT DE BASE PARTIE 3: LA CRÉATION D’UN SITE D'EQUIPE VIA SHAREPOINT - CHAPITRE 1 – INTRODUCTION - CHAPITRE 2 – CRÉATION D'UN SITE D'ÉQUIPE ORIENTÉ VERS LES BE- SOINS DE L'UTILISATEUR - CHAPITRE 3 – ANALYSE DES BÉNÉFICES MÉTIERS PAR LA MISE EN PLACE DU SITE D'ÉQUIPE CONCLUSION BIBLIOGRAPHIE TABLE DES MATIERES 1 INTRODUCTION 1 LE CHC1 Le Centre Hospitalier Chrétien2 est une ASBL composée de 6 Cliniques, 8 maisons de repos et 8 polycliniques en Province de Liège. Le CHC compte 1.045 lits dont 30 lits MSP3 et 700 lits en résidences pour personnes âgées. Il emploie 4.000 personnes (personnel paramédical et administratif) et occupe plus de 800 méde- cins et prestataires indépendants. L’institution occupe une place importante dans le paysage des soins de santé de la Province de Liège. Les différentes Cliniques ont développé leurs spécificités en matière de prise en charge. De cette manière, le groupe couvre l´ensemble des pathologies existantes. D’une part, l´amont est pris en charge par les polycliniques qui proposent des consultations spécialisées. D’autre 1CHC, Le CHC, un réseau de soins, septembre 2017, disponible sur: http://www.chc.be/A-propos-du-CHC/Le- CHC,-un-reseau-de-soins.aspx. 2 Voir la liste des abréviations p. 3. 3 Ibid. 2 part, l’aval est assuré par le réseau senior qui offre une prise en charge adaptée aux besoins des personnes âgées. Cette structuration multi-sites permet au CHC de concilier un caractère familial et une dimen- sion humaine avec un projet stratégique ambitieux. L´Humain est au centre de cet organisme, tant au niveau du patient, du résident que du personnel. Le CHC représente le 2ème employeur le plus attractif en région liégeoise. Cette organisation dispose d’un haut niveau de notoriété. En effet, le groupe se classe 6ème parmi les entreprises liégeoises, avec un taux de 41%. 1.1 HISTORIQUE4 Le CHC est le fruit de différentes fusions. Plusieurs hôpitaux se sont rassemblés pour aboutir à la création de deux entités: les Cliniques St-Joseph d’une part et le Centre Hospitalier St-Vin- cent et Ste-Elisabeth d'Heusy, appelé CHVE5 d’autre part. Ces deux entités sont regroupées sous un même Pouvoir Organisateur. Les Cliniques St-Joseph résultent des fusions successives de la Clinique St-Joseph avec la Cli- nique Ste-Elisabeth de Liège en 1987, avec la Clinique de l’Espérance en 1991, avec la Clinique de Waremme en 1993 et enfin, avec la Clinique d’Hermalle-Sous-Argenteau en 1996. Le groupe compte alors 4 Cliniques, 5 maisons de repos et 9 polycliniques. Le CHVE, quant à lui, est le résultat de la fusion entre la Clinique St-Vincent de Rocourt et la Clinique Ste-Elisabeth d’Heusy en 1997. Finalement, en 2001, un accord de partenariat fut établi entre les Cliniques St-Joseph et le CHVE afin de regrouper ces deux entités sous un même Pouvoir Organisateur. Ils forment de- puis lors le CHC. 4CHC, CHC : Historique, septembre 2017, disponible sur: http://www.chc.be/chc/default/asp?id=313&hopital=1. 5Voir la liste des abréviations p. 3. 3 1.2 GENÈSE DE LA CLINIQUE DU MONTLÉGIA6 Début 2002, la Direction Générale de ce groupe fraîchement formé entama une grande réflexion stratégique concernant son avenir. L’évolution du monde hospitalier incita le CHC à se fixer différents objectifs afin de rester une institution compétitive. Pour assurer sa pérennité, l'insti- tution débuta alors une large réflexion baptisée "Azimut 2008". Cette analyse stratégique reste guidée par la nécessité de gérer les différentes fusions. Après une longue période consacrée à son expansion, le groupe se devait de réfléchir plus avant sur son intégration dans le but d’encourager et de gérer les complémentarités entre Cliniques et autres structures de prises en charge. Suite à cette réflexion et pour éviter les redondances au niveau de la gestion des 3 sites, le CHC a décidé de regrouper les 3 Cliniques7 au sein de la Clinique du MontLégia, le futur hôpital qui sera construit sur le site de Patience & Beaujonc. 1.3 LA CLINIQUE DU MONTLÉGIA La fin des travaux de ce nouvel hôpital liégeois est programmée pour avril 2019. L’idée de construire un nouveau site date de 2002. La construction de la nouvelle Clinique permettra:  d'assurer la pérennité du CHC (4000 emplois) ;  la mise en place d'un projet cohérent du point de vue organisationnel mais aussi et sur- tout du point de vue médical (problèmes de recrutement de médecins liés au numerus clausus, couverture des gardes en configuration "multi-sites", niveau d’activité pour exercer une médecine de pointe et pour l´obtention de programmes de soins, arrêt du saupoudrage des investissements) ;  d’envisager, sur le plan architectural, des configurations cadrant parfaitement avec les projets médicaux (pédiatrie dans une structure pavillonnaire dissociée mais à proximité des services adultes) et avec le souci d’amélioration de l’ergonomie de travail ;  d'attirer, par le caractère novateur de ce bâtiment, une nouvelle patientèle ; 6CHC, Plan stratégique Azimut, septembre 2017, disponible sur: http://www.chc.be/A-propos-du-CHC/Plan-stra- tegique-Azimut.aspx. 7 St-Joseph, Espérance et St-Vincent. 4  une simplification du management grâce à la proximité dans la prise de décision. En outre, ce projet s’inscrit dans la logique de rationalisation de l'Etat fédéral en matière d’offre de soins:  diminution des coûts ;  virage ambulatoire ;  augmentation de la performance et de l’efficience ;  pression sur la durée moyenne de séjour8 ;  développement d’une logique de réseau pluridisciplinaire. 8 Voir la liste des abréviations p. 3. 5 2 LE PROJET DE GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE Le projet de la Clinique du MontLégia, à savoir la construction de la nouvelle Clinique, com- porte un volet équipement regroupant tous les marchés publics concernant le mobilier d'hôpital (lit d'hôpital, casier de vestiaire pour le personnel soignant …). Lors du processus de réflexion concernant ce volet, la gestion des données en rapport avec le mobilier est rapidement devenue essentielle. En effet, il fallait à la fois gérer les connaissances, mais également savoir les retrouver très rapidement pour constituer un dossier en vue d'un mar- ché public. En outre, ces nombreux documents devaient être validés par différents référents avant d'être insérés dans un cahier spécial des charges. Dans cette optique, il m'a été demandé de réfléchir à la mise en place d'une gestion documen- taire afin de gérer et de rendre disponible rapidement cette masse documentaire. C'est pourquoi ce travail de fin uploads/Management/ quelles-sont-les-valeurs-ajoutees-suite-a-la-mise-en-place-d-x27-une-gestion.pdf