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Questionnaire d’audit Direction Audit réalisé le (AAAA/MM/JJ) : Rôle de la dire

Questionnaire d’audit Direction Audit réalisé le (AAAA/MM/JJ) : Rôle de la direction Comment voyez-vous votre rôle en regard du système de management de la qualité (SMQ) du LSPQ?  Exemples de réponses attendues (cochez les réponses fournies) :  S’assurer que le SMQ réponde aux exigences des normes ISO 9001, 15189, 17025 et aux autres exigences légales ou réglementaires applicables (ex. : audits internes).  Vérifier régulièrement l’efficacité du SMQ afin de l’améliorer et répondre aux nouveaux besoins (via indicateurs qualité, audits internes, attentes de la clientèle).  S’assurer que l’intégrité du SMQ est maintenue lorsque des modifications sont planifiées et mises en œuvre (via maîtrise des changements, gestion de risques).  Assurer la disponibilité des ressources humaines, matérielles, financières.  Fournir les conseils requis de nature professionnelle et médicale (vaccination, choix des tests, interprétation).  Autre, précisez : Engagement qualité du LSPQ (IN-GQ-001) Ce document définit la politique qualité du LSPQ et des objectives qualité mesurables cohérentes avec cette politique et qui sont nécessaires pour répondre aux divers besoins et exigences. 1) Pouvez-vous énumérer les éléments de la Politique qualité? Oui Non  Engagement à respecter de hauts standards de qualité dans toutes les activités afin d'en assurer la fiabilité, l'utilité et la pertinence.  S'appuyer sur des valeurs d'excellence, de rigueur scientifique et d'intégrité dans tous ses travaux.  Mode de collaboration basé sur le respect de l'individu, des partenaires et des clientèles.  Garantir à la clientèle et aux partenaires l'impartialité du LSPQ et le respect de la confidentialité des informations.  Vérifier l'efficacité du SMQ afin de l'améliorer / l'adapter aux nouvelles attentes. Institut national de santé publique du Québec Page 1 de 15 Questionnaire d’audit – Direction 2) Connaissez-vous les objectifs qualité? Oui Non  Communiquer avec la clientèle, les partenaires et la communauté scientifique pour assurer leur satisfaction et améliorer le service.  Fournir des services de qualité par le respect des indicateurs qualité.  Assurer un environnement sécuritaire.  Garantir la maîtrise des changements.  Favoriser l'acquisition de nouvelles compétences/connaissances par personnel afin de garantir les plus hauts standards. 3) Connaissez-vous les axes généraux de cette politique? Oui Non Responsabilités de la direction 1) Faites-vous un suivi des indicateurs qualité (LI-GQ-015) déterminés pour chacun des processus du LSPQ afin de vous assurer de fournir des services de qualité? Oui Non  Si oui, que faites-vous si le processus n’atteint pas les objectifs? 4) Faites-vous une révision annuelle des besoins du LSPQ en personnel? Oui Non 5) Est-ce qu’un plan pour le renouvellement des équipements est fait? Oui Non  Si oui, à quelle fréquence? 6) Est-ce qu’un plan d’achat pour de nouveaux équipements est fait? Oui Non  Si oui, à quelle fréquence? 7) Pour les nouvelles méthodes ou les changements implantés au LSPQ durant l’année, faites-vous un suivi de l’offre de service pour vous assurer que les ressources allouées sont suffisantes et répondent aux besoins? Institut national de santé publique du Québec Page 2 de 15 Oui Non 8) Comment vous assurez-vous d'avoir un personnel compétent?  Exemples de réponses attendues (cochez les réponses fournies) :  Recrutement en fonction des besoins.  Appartenance à des ordres professionnels exigés lorsque requis.  Dossier de formation tenu aux RH.  Activités d’amélioration des compétences / connaissances.  Suivi des résultats obtenus aux contrôles internes de compétence (CIC) et aux contrôles externes de compétence (CEC) par le personnel.  Audits techniques pour s’assurer de la conformité d’exécution des techniques.  Participation du personnel à des congrès / symposium.  Rédaction de fiche de formation.  Registre du personnel qualifié permet de suivre les qualifications reçues.  Autres, précisez : 9) Comment assurez-vous un environnement sécuritaire pour le personnel?  Exemples de réponses attendues (cochez les réponses fournies) :  Équipements de protection personnelle (EPP) fournis au personnel.  Formation du personnel en biosécurité et sécurité chimique.  Responsables identifiés pour la biosécurité, la sécurité chimique, le niveau de confinement 3 (NC3) et les mesures d’urgence (MU).  Comité CISSL (Comité institutionnel de sûreté et de sécurité du LSPQ).  Vaccination offerte au personnel et suivi de celle-ci.  Suivi post-exposition effectué au besoin.  Équipe de secouristes formés.  Installations répondent aux exigences réglementaires.  Certification des enceintes de sécurité biologique (ESB) et NC3.  Exercices d’évacuation.  Autres, précisez : Rôle du directeur en tant que médecin-conseil à l’interne et à l’externe 1) Pouvez-vous préciser comment le directeur assume ce rôle? Institut national de santé publique du Québec Page 3 de 15  Exemples de réponses attendues (cochez les réponses fournies) :  Fournir des conseils cliniques concernant le choix des examens, l’utilisation des prestations et l’interprétation des résultats d’examens.  Préparation de guides pour labos et santé publique.  Rôle-conseil pour le choix de la couverture vaccinale (AI-DIR-001).  Rôle-conseil quant aux valeurs paniques et aux maladies à déclaration obligatoire (MADO) (AI-DIR-003).  Suivi post-exposition pour le personnel lorsque requis.  Conseils ad hoc (précisez) : Revue de direction 1) À quelle fréquence revoyez-vous le système de management de la qualité pour vous assurer qu’il demeure pertinent, adéquat et efficace et qu’il soit utile pour les soins aux patients ou pour la santé publique? (selon les exigences de la norme ISO 15189, le délai entre les revues de direction ne devrait pas dépasser 1 an, sauf exception). 10)Quels sont les éléments d’entrée qui doivent faire partie de la revue de direction?  Exemples de réponses attendues (cochez les réponses fournies) :  Rétroaction de la clientèle.  Bilan des audits internes.  Gestion des risques.  Indicateurs qualité.  Résultats des CIC et CEC.  Bilan des non-conformités majeures (NCM).  Résultats de l’amélioration continue (bilan des actions correctives et préventives).  Suivi du plan d’action élaboré lors de la revue de direction antérieure.  Revue de l’offre de service.  Performance des fournisseurs.  Autres, précisez : 11)Est-ce qu’un plan d’action est élaboré suite à la revue de direction ? Si oui, comment assurez-vous la mise en application des actions proposées? Page 4 de 15 Institut national de santé publique du Québec Écoute client / Rétroaction de la clientèle 1) Comment faites-vous pour mesurer la satisfaction de la clientèle et répondre aux nouveaux besoins signifiés (connaissance du registre « Rétroaction de la clientèle (RE-GQ-002) »?  Exemples de réponses attendues (cochez les réponses fournies) :  Plaintes sont communiquées à la direction vs RE-GQ-002.  Attentes signifiées sont communiquées à la direction via RE-GQ-002.  Lors de la Revue de direction, le responsable qualité fournit un bilan de la rétroaction de la clientèle.  Des sondages peuvent être menés (est-ce que des sondages ont été faits durant l’année?).  Feedback recueilli lors de réunions, congrès, comités ou groupes de travail conjoints.  Autres, précisez : Communication avec le personnel / Suggestions 1) L’amélioration d’un aspect de la prestation de service offerte par le LSPQ? Réponse attendue : Utilisation du « Registre des actions correctives et préventives – ACP (RE-GQ-010) » 12)Quels moyens utilisez-vous pour communiquer avec le personnel quant au SMQ (réunions avec le personnel, autres moyens, etc.)? Organigramme 1) Est-ce que les rôles et responsabilités des membres de la direction et du personnel sont bien définis?  Cette information est-elle conforme à celle fournie au Manuel Qualité (MQ-GQ-001)? 13)Est-ce que l’organigramme du LSPQ est disponible?  Est-il conforme à celui inscrit au Manuel qualité? 14)En cas d’absence d’un membre de la direction, qui le remplace? Institut national de santé publique du Québec Page 5 de 15  La liste « Remplacement du personnel clé en cas d’absence (LI-DIR-001) » est-elle connue et à jour? 15)Le gardien de sécurité a-t-il l’information nécessaire (numéro de téléphone, nom des remplaçants, etc.) pour rejoindre un membre de la direction lorsque nécessaire en dehors des heures ouvrables?  Cette information est-elle à jour? Formation des membres de la direction (PR-GQ-006) 1) Est-ce les nouveaux membres de la direction ont reçu une formation à leur arrivée?  Si oui, est-ce documenté? 16)Cette formation comprenait-elle la lecture des directives, politiques et procédures de la direction (documents codés DIR)? 17)Cette formation incluait-elle la lecture des directives, politiques et procédures de l’INSPQ? 18)Ont-ils reçu une formation sur les rôles et responsabilités de la direction quant au maintien et à l’amélioration du système de management de la qualité, incluant la lecture du « Manuel qualité » et des directives, politiques et procédures du secteur gestion de la qualité? 19)Dans le cas d’une formation impliquant l’exécution d’une tâche (ex. : gestion de la paye des employés), est-ce qu’une qualification a été effectuée pour démontrer que la personne s’acquitte adéquatement de la tâche? 20)Des profils de formation sont-ils disponibles pour tous les membres de la direction incluant leurs adjointes administratives?  Sont-ils conformes? Page 6 de 15 Institut national de santé publique du Québec Éthique et confidentialité 1) Plusieurs documents du LSPQ traitant d’éthique, de la protection des données et des informations, d’intégrité et d’impartialité du personnel sont en relation avec des politiques et des directives de l’INSPQ. Comment faites- vous la uploads/Management/ questionnaire-audit-dir-copie-courtoisie-2018-02-07 1 .pdf