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Réaliser le diagnostic d’une organisation Collection PRAKIT - 3e édition - Réal

Réaliser le diagnostic d’une organisation Collection PRAKIT - 3e édition - Réaliser le diagnostic d’une organisation 3e édition - 2010 Ouvrage conçu et réalisé sous la direction de Catherine FOURMOND Auteur : Hugues MARCHAT © GERESO Édition 2007, 2008, 2010 26 rue Xavier Bichat - 72018 Le Mans Cedex 2 Tél. 02 43 23 03 53 Fax 02 43 28 40 67 www.gereso.com/edition edition@gereso.fr Reproduction, traduction, adaptation interdites Tous droits réservés pour tous pays Loi du 11 mars 1957 Dépôt légal : février 2010 ISSN : 1957-9896 ISBN 13 : 978-2-35953-023-0 (978-2-915530-98-8 pour la version papier) Code EAN 13 : 9782359530230 (9782915530988 pour la version papier) GERESO SAS au capital de 160 640 € - RCS Le Mans B 311 975 577 Siège social : 28 rue Xavier Bichat - 72018 Le Mans Cedex 2 1 Notions fondamentales de la conduite de projet Réaliser le diagnostic d’une organisation 1 - Qu’est-ce que le mode projet ? Le mode projet est avant tout un état d’esprit privilégiant : le travail en équipe, la transparence, l’atteinte d’objectifs ambitieux, la prise de risques, la recherche de la performance. Se mettre en mode projet, c’est détenir toutes les clés de réussite pour atteindre des objectifs, dans le respect de délais et de budgets. L’équipe peut être réduite à 2 personnes, c’est le cas où l’étude est réali- sée par une seule personne au proﬁ t d’un commanditaire. Néanmoins, ce n’est pas parce que le projet est petit, ou que l’équipe pour le réaliser est petite, que l’on ne peut pas mettre en œuvre le mode projet. Le mode projet ﬁ abilise le processus global, facilite la communication et la prise de décision. 2 - Qu’est-ce qu’un projet ? Un projet se caractérise principalement par : • un objet ou but à atteindre ; • un produit ou service qui est le résultat du projet ; • des objectifs cadrant le système projet ; • des ressources, humaines ou matérielles, mobilisées pour la réalisation du produit. Borné dans le temps, un projet est donc un ensemble d’actions coordonnées qui va permettre de traiter une problématique et de satisfaire le besoin exprimé par le commanditaire. 2 Dans le cas de notre étude d’optimisation, le résultat ﬁ nal se décomposera en deux parties : un document, qui est le diagnostic de l’organisation (issu de la phase d’analyse), et des propositions d’amélioration qui découlent du diagnostic organisationnel. 3 - Qu’est-ce que la conduite de projet ? Conduire un projet, c’est se poser les bonnes questions au bon moment et mettre en œuvre des techniques pour : • réaliser un produit, tout en tenant compte des diverses contraintes ﬁ xées, c’est-à-dire, ici, conduire l’analyse pour arriver au diagnostic et aux propositions ; • anticiper ou réagir face aux événements qui peuvent survenir et retarder l’avancement du projet ou des résultats intermédiaires (les documents clefs) ; • mettre en place un système de communication qui permette à l’ensemble des acteurs d’avoir les bonnes informations pour jouer leur rôle dans le projet. 4 - Quelle méthode pour la conduite d’un projet d’organisation ? Nous vous proposons dans ce guide une méthode exclusive développée par GERESO ÉDITION, en collaboration avec ses consultants experts en organisation et conduite de projet. En deux dimensions, grâce à un système de double lecture, vous trouverez : • 3 phases de conduite de projet ; • 10 étapes de processus métier. 5 - Comment cela fonctionne ? Les deux dimensions sont prises en compte et synchronisées pendant la vie du projet : Première phase Préparer le diagnostic Troisième phase Faire le bilan du diagnostic Deuxième phase Piloter le diagnostic Étape 1 Prendre en compte le prédiagnostic Étape 6 Analyser les modes de management Étape 5 Analyser les processus Étape 7 Analyser le système relationnel Étape 4 Analyser les fonctions Étape 8 Analyser le système de motivation Étape 2 Étape 9 Faire le diagnostic organisationnel Étape 10 Définir les axes de solution Étape 3 Analyser les organigrammes Prendre en compte le plan stratégique 3 • la gestion du projet : c’est la dimension organisationnelle, transverse et portable ; • la conduite de l’analyse organisationnelle : c’est la dimension « métier » ou « technique », qui regroupe l’ensemble des actions à mener pour accomplir et atteindre l’objectif d’étude du projet. Les documents liés permettent d’élaborer facilement les résultats intermédiaires, puis ﬁ naux, nécessaires à la bonne réalisation des objectifs du produit. Les documents des phases de gestion du Projet sont préﬁ xés P xx. Les documents de réalisation des étapes du processus Métier sont préﬁ xés M xx. Au quotidien, au sein du projet d’étude, les deux dimensions (gestion de projet et conduite du processus métier) sont totalement entremêlées et confondues… La distinction que nous vous proposons ici a donc pour but de faciliter et surtout de sécuriser votre conduite du projet. Vous trouverez dans ce livre, grâce à une mise en page inédite et très pratique, toutes les actions à mener pour garantir le succès de tous vos projets d’analyse et propositions d’améliorations. Ce livre a pour objectif d’aider ceux : • qui ont une fonction d’organisation transverse dans l’entreprise ; • à qui on a demandé de l’aide ou un conseil pour optimiser une organisation (une Direction, toute l’entreprise) ; • qui viennent de prendre la responsabilité d’une Direction et qui souhaitent la connaître au mieux ; • qui souhaitent avoir une grille d’analyse sur l’organisation d’une structure. Nous travaillerons dans ce livre sur la notion d’organisation qui peut être verticale ou transversale. Bonus Vous trouverez une adresse Internet sur chaque page de modèle de document. Connectez-vous et accédez directement et gratuitement au document qui vous intéresse, prêt à être complété, personnalisé, imprimé… 4 Étape Intitulé de l’activité Document lié 1 Prendre en compte le prédiagnostic M 01 - Contexte de l’étude 2 Prendre en compte le plan stratégique M 02 - Grille d’analyse stratégique Déﬁ nir les objectifs et le périmètre de l’étude Première phase Préparer le diagnostic Deuxième phase Piloter le diagnostic Analyser l’existant Étape Intitulé de l’activité Document lié 3 Analyser les organigrammes M 03 - Grille d’analyse des organigrammes 4 Analyser les fonctions M 04 - Grille d’analyse des fonctions 5 Analyser les processus M 05 - Grille d’analyse des processus 6 Analyser les modes de management M 06 - Grille d’analyse des pratiques de management 7 Analyser le système relationnel M 07 - Grille d’analyse des modes de relations 8 Analyser le système de motivation M 08 - Grille d’analyse du système de motivation Troisième phase Faire le bilan du diagnostic Faire le bilan du projet Étape Intitulé de l’activité Document lié 9 Faire le diagnostic organisationnel M 09 - Tableau de diagnostic 10 Déﬁ nir les axes de solution M 10 - Grille de proposition de solutions Début du projet Fin du projet Les 3 phases et les 13 étapes du projet Première phase 29 Étape 2 Prendre en compte le plan stratégique 1. Rencontrer les membres de la Direction : • Une organisation n’existe que pour remplir des objectifs, il est donc nécessaire de prendre en compte la stratégie générale de l’entreprise. La rencontre avec les membres de la Direction (ce peut être le dirigeant principal ou le comité de Direction) permet de mieux comprendre les objectifs généraux et la déclinaison de ces objectifs en plans d’actions ; • Le plan stratégique peut être aussi appelé schéma directeur, projet politique ou projet d’entreprise, il doit être traduit dans un document qui est communiqué à l’ensemble de l’entreprise ; • Si le plan stratégique n’est pas écrit, on peut considérer qu’il n’existe pas ; il est d’autant plus nécessaire dans ce cas de se faire commenter les objectifs généraux de l’organisation ; • Le plan stratégique doit être décliné sur le court terme (1 an), le moyen terme (3 ans), le long terme (5 ans) ; s’il n’est pas écrit, faites vous commenter les objectifs suivant les 3 plans ; • À travers les échanges avec les membres de la Direction, assurez-vous que les objectifs sont compris par tous et éventuellement partagés, cela vous donnera des indicateurs sur la compréhension des objectifs par les opérationnels. 2. Étudier le plan stratégique : • Dans un premier temps il faut intégrer l’ensemble des objectifs du plan stratégique. Ces objectifs peuvent être qualitatifs et quantitatifs, par exemple de chiffre d’affaires ou de création de nouveaux produits ou services ; • Faire une synthèse de la compréhension des objectifs à atteindre et faites vous expliquer ces mêmes objectifs s’ils ne sont pas clairs ; • Le plan stratégique peut être parfois décliné en plans tactiques par grande Direction ou service, dans ce cas il faut prendre en compte les objectifs de chaque unité et considérer que chaque unité est une organisation à part entière ; • Récupérer l’historique de l’organisation sur les 5 dernières années et, notamment en termes d’objectifs, rechercher quels ont été les objectifs qui ont été annoncés dans les 5 dernières années et ceux qui ont été atteints ; • Celui uploads/Management/ read.pdf