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Anthony Babkine Adrien Rosier Réussir l’organisation d’un événement © Groupe Ey

Anthony Babkine Adrien Rosier Réussir l’organisation d’un événement © Groupe Eyrolles, 2011 ISBN : 978-2-212-55244-7 © Groupe Eyrolles Sommaire Remerciements. ....................................................................... IX Introduction............................................................................. 1 Qu’est-ce que l’événementiel ? ............................................. 2 Qu’est-ce que la communication événementielle ? ............... 2 Naissance et évolution de l'événementiel ............................. 4 1 - L’événement : créez votre propre manifestation ........ 7 Faire passer un message ...................................................... 7 Les étapes de la création d’un événement ............................ 9 Définissez vos objectifs .......................................................... 9 Le choix du type d’événement ................................................ 10 10 CONSEILS POUR CRÉER UN STAND SUR UN SALON .......................... 13 La réalisation d’un brief ......................................................... 16 Le choix du lieu : la première pierre de l’événement ................ 21 Les types de lieux .................................................................. 24 2 - Le financement : évaluez et maîtrisez le budget de votre événement ..................................... 29 Trouver un financement ......................................................... 29 Les financements publics ....................................................... 30 Les financements privés ......................................................... 33 10 CONSEILS POUR RÉALISER UN SPONSORING ................................... 34 Gérer et suivre son budget .................................................... 39 L ’événementiel et ses ratios ..................................................... 40 Le prévisionnel, votre meilleur allié ........................................ 41 Réussir l’organisation d’un événement VI © Groupe Eyrolles 3 - L’animation : choisissez les prestations qui vous correspondent ................................................. 45 Vos équipes opérationnelles ................................................. 45 Le staff .................................................................................. 45 Les différents types de prestataires ..................................... 49 La prestation technique ......................................................... 50 La sécurité ............................................................................ 52 La restauration ...................................................................... 55 La décoration du lieu ............................................................. 57 L’animation artistique ........................................................... 59 10 CONSEILS POUR TROUVER LES ARTISTES DE VOTRE ÉVÉNEMENT ........... 61 Les performers : un arc-en-ciel d’animateurs ........................... 63 Le DJ et ses acolytes .............................................................. 64 La tête d’affiche ..................................................................... 67 10 CONSEILS POUR « BOOKER » UN ARTISTE ...................................... 68 4 - La communication : suscitez l’adhésion du public ...... 73 La stratégie de communication événementielle ................... 73 Les cibles de communication : votre futur public .................... 74 Le choix de l’événement selon votre cible ............................... 76 La création de la communication .......................................... 78 10 CONSEILS POUR COMMUNIQUER ................................................ 79 Les moyens et supports de communication .......................... 83 Les classiques : les mass média ............................................... 83 10 CONSEILS POUR RÉUSSIR SON COMMUNIQUÉ DE PRESSE ................... 91 Médias tactiques et de proximité ............................................ 95 Internet et les médias sociaux ................................................ 105 10 CONSEILS POUR CRÉER UN MINI-SITE WEB ..................................... 105 10 CONSEILS POUR VALORISER VOTRE ÉVÉNEMENT SUR FACEBOOK .......... 109 5 - Le management : managez l’événement et le jour J ... 121 Le management du projet ...................................................... 121 Les outils du management événementiel .............................. 124 VII © Groupe Eyrolles Sommaire Le rétroplanning global de l’événement ................................... 125 Les multiples plannings du jour J ........................................... 126 Le plan du lieu ...................................................................... 127 Le briefing par poste .............................................................. 127 La gestion des liquidités ......................................................... 128 Gestion et management du jour J ......................................... 129 Les qualités d’un bon organisateur ......................................... 129 Préparez-vous au grand jour .................................................. 130 Coordonnez et managez l’événement ...................................... 131 La gestion humaine de l’événement ...................................... 137 6 - La législation : respectez les notions de droit et les règles du jeu ......................................................... 141 Le cadre légal des lieux ......................................................... 141 Les établissements recevant du public (ERP) ........................... 141 Les cas particulier des lieux temporaires ................................. 143 Les nuisances sonores ............................................................ 145 Le cadre légal des normes d’équipements ............................ 147 Équipement pour les personnes à mobilité réduite .................. 148 Les matières aux normes ........................................................ 149 Le cadre légal pour les employés et bénévoles............................................. 150 La législation sur les intermittents du spectacle ....................... 150 La législation sur l’organisateur occasionnel ............................ 151 Le cadre légal de la communication ...................................... 152 Les mentions obligatoires ....................................................... 152 Le cadre légal des données personnelles : la Cnil ..................... 153 Les autorisations et les licences ........................................... 153 La licence d’entrepreneur du spectacle .................................... 153 Le spectacle vivant et ses licences ........................................... 154 Le cadre légal des licences d’alcool ......................................... 155 Prévenir les autorités et les institutions publiques .................... 156 Le cadre légal de la billetterie ............................................... 157 Réussir l’organisation d’un événement VIII © Groupe Eyrolles La redevance des droits d’auteurs ........................................ 158 La Sacem .............................................................................. 158 La SDRM ou la petite sœur de la Sacem .................................. 160 Les assurances ..................................................................... 161 7 - Le ROI : estimez les retombées et le retour sur investissement ........................................... 163 La mesure du retour sur investissement ............................... 163 La pérennité de l’événement passé ....................................... 165 La fidélisation du public ........................................................ 166 10 CONSEILS POUR PLACER CHAQUE INVITÉ AU CŒUR DE L’ÉVÉNEMENT GRÂCE AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES ........................................... 167 Conclusion.............................................................................173 Annexes.................................................................................175 Annexe 1 - Brief de vos besoins ............................................ 177 Annexe 2 - Check-list du lieu de l’événement ....................... 181 Annexe 3 - Réussir sa campagne e-mailing ......................... 183 Annexe 4 - Rétroplanning global ........................................... 185 Annexe 5 - Modèle de lettre pour les autorités ..................... 188 Annexe 6 - Classification des ERP ....................................... 189 Annexe 7 - Demande de la licence d’entrepreneur du spectacle ............................... 190 Annexe 8 - Demande d’autorisation auprès de la Sacem ........... 192 Index. .....................................................................................195 © Groupe Eyrolles Introduction Organiser un événement n’est pas une tâche facile, cela demande de l’expérience et des connaissances spécifiques. En effet, on ne s’im- provise pas organisateur d’événement : c’est un métier à part entière. L’objectif de cet ouvrage est d’aider l’organisateur débutant dans sa première réalisation, en lui donnant de bons conseils, en le guidant dans cet univers magique mais impitoyable qu’est le monde de l’évé- nementiel. Ce guide d’efficacité professionnelle est destiné à celles et à ceux qui souhaitent s’investir dans l’organisation d’un événement et qui cherchent des informations plus précises quant à la gestion d’un projet événementiel. Au-delà de 1 500 personnes, la création d’une quelconque manifestation nécessite des moyens plus importants et une tout autre responsabilité (licence d’entrepreneur du spectacle, commissions de sécurité, etc.). Au fil de ce guide, vous découvrirez que le rôle du créateur d’évé- nement est comparable à celui d’un chef d’orchestre. Il en va de sa responsabilité de faire vivre l’événement, d’assurer la satisfaction du public, d’orchestrer les prestataires et d’accorder les différentes étapes pour une réussite sans fausse note. Réussir l’organisation d’un événement 2 © Groupe Eyrolles Qu’est-ce que l’événementiel ? L’événementiel est le fait d’organiser une manifestation, de réunir dans un même lieu des individus ciblés pour une occasion précise et à un moment déterminé. Dans notre société actuelle, l’événementiel représente un secteur d’activité du tertiaire. Il propose l’organisation d’événements par des professionnels, pour des particuliers (B2C) ou d’autres profes- sionnels (B2B). Cet événement est souvent conçu et réalisé par une agence de com- munication spécialisée, appelée « agence événementielle ». Il peut aussi être réalisé en interne par le service communication d’une entreprise ou encore par des bénévoles d’associations. Qu’est-ce que la communication événementielle ? L’événementiel est avant tout un moyen de communication hors média, interne ou externe, utilisé par une entreprise, une institution ou une associtaion dans le but de transmettre un message précis de manière originale et impactant. Il s’agit d’informer, de rassembler, de fédérer autour d’un élément quel qu’il soit, par le biais d’un événement. Plus généralement, il fait partie de l’univers de la communication et permet de se ren- contrer de manière plus humaine. Cette action de communication ponctuelle est destinée à marquer les esprits dans un but précis et déterminé par le commanditaire (personne morale ou physique). Il est possible de différencier la communication événementielle des autres formes de communication grâce à sa capacité à réunir les 3 © Groupe Eyrolles Introduction individus et de créer un réel espace de communication. De plus, contrairement aux autres « médias », la communication événemen- tielle est pluri-sensorielle. En effet, elle peut toucher les cinq sens de son auditoire et permet ainsi une meilleure mémorisation de ce que l’on souhaite transmettre au public. Nombre de médias traditionnels sont à sens unique, c’est-à-dire d’une transmission de l’émetteur vers le récepteur. Ici, l’interaction avec le public est possible et d’autant plus bénéfique pour la réussite de l’événement, donc de l’action de communication. On parle alors de communication 360° car elle utilise plusieurs moyens afin de transmettre son message. Cet ouvrage, bien qu’ayant pour but de vous donner les clés pour réussir vous-même un événement privé ou public, n’a pas pour voca- tion de remplacer ou de concurrencer les agences événementielles. Bien entendu, vous ne serez jamais mieux servi que par les véritables professionnels et leur œil expert. Leur intervention est alors fonction de l’ampleur et de l’ambition donnée à votre manifestation. Réussir l’organisation d’un événement 4 © Groupe Eyrolles Naissance et évolution de l'événementiel Les événements ont toujours existé et ponctué l’histoire des civili- sations. Le besoin de rupture du quotidien, de rencontre et de fête reste important, voire vital pour mieux vivre au sein d’une société de plus en plus virtuelle. Il est difficile de dater précisément la naissance de l’événementiel. Dans l’Égypte antique, le sacre d’un nouveau pharaon était une véri- table cérémonie, grandiose et démesurée, qui devait marquer les esprits et asseoir la puissance du pharaon. Cela doit être assimilé aux prémices de l’organisation d’événements car chacun des éléments qui le composent est réuni : le lieu du sacre, le public uploads/Management/ reussir-l-x27-organisation-d-x27-un-evenement-fnac.pdf