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M. GNOPO Daniel, Consultant, Analyste Financier, Chef Comptable et Gestionnaire

M. GNOPO Daniel, Consultant, Analyste Financier, Chef Comptable et Gestionnaire des Entreprises. Contacts : 07 88 34 48 69 / 01 01 77 54 71 Email : gnopoettiote@yahoo.fr Facebook : Daniel Gnopo Whatsapp : 07 88 34 48 69 Chaîne youtube : GDA Consulting SAGE PAIE ET RH 1 SOMMAIRE GENERALITE SUR LE LOGICIEL SAGE PAIE ET RH..........................................................2 CHAPITRE I : CREATION DU FICHIER DE L’ENTREPRISE...............................................4 CHAPITRE II : PARAMETRAGE DE LA PAIE.....................................................................10 CHAPITRE III : GESTION DES ABSENCES.........................................................................63 CHAPITRE IV : GESTION DES PRÊTS.................................................................................67 CHAPITRE V : GESTION DES HEURES...............................................................................70 CHAPITRE VI : GESTION DES AVANCES...........................................................................75 CHAPITRE VII : PREPARATION DES BULLETINS DE SALAIRES..................................78 2 GENERALITE SUR LE LOGICIEL SAGE PAIE ET RH I. DEFINITION SAGE PAIE et RH est un logiciel professionnel de gestion de la paie des salariés de l’entreprise. Il permet de calculer automatiquement le salaire net à payer de l’ensemble des salariés et de procéder à l’édition de leurs bulletins de salaires. Le Directeur des Ressources Humaines (DRH) est chargé de : - La gestion du recrutement ; - La gestion de la formation ; - La gestion administrative du personnel ; - La gestion de la carrière ; - La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ; - La gestion de la paie. Le logiciel SAGE PAIE et RH conçu par la société européenne SAGE (Société de conception et de commercialisation de logiciels) est donc l’un des outils mis à la disposition du DRH pour gérer la paie. II. OBJECTIF DE LA FORMATION L’objectif de cette formation est de pouvoir maîtriser les fonctions essentielles du logiciel, permettant de gérer la paie des salariés. III. OUVERTURE DU LOGICIEL Etape 1 : Clic droit sur le logiciel et exécuter en tant qu’administrateur, puis sur oui Etape 2 : Saisir le mot de passe SAGE et clic sur connexion 3 Etape 3 : Cocher la case (accepter les conditions d’utilisation…) et clic sur plus tard IV. DESCRIPTION DE L’INTERFACE DU LOGICIEL Barre de titre : elle affiche le nom du logiciel et le nom du fichier de l’entreprise s’il est ouvert Barre de menu : elle regroupe les différents menus du logiciel relatifs à son fonctionnement Barre d’outils standards : elle regroupe certains outils de la barre de menu Barre de favoris : c’est une barre de raccourcis liés aux menus du logiciel. Par défaut la barre de favoris n’est pas affichée. Vous pouvez afficher cette barre en allant dans le menu fenêtre. A l’ouverture du logiciel cette fonction est grisée. Après avoir créé ou ouvert le fichier de l’entreprise, la fonction ne sera plus grisée. Barre d’état : elle donne des informations sur le mois de paie en cours, la version du logiciel, la personne connectée… Espace de travail : c’est dans cet espace que toutes les fenêtres de travail s’ouvrent pour pouvoir travailler 4 CHAPITRE I : CREATION DU FICHIER DE L’ENTREPRISE Pour créer le fichier de l’entreprise, aller dans le menu fichier et clic sur nouveau. Suivre les étapes jusqu’à la fin. I. REPERTOIRE DE STOCKAGE Choisir le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier de l’entreprise et saisir le nom de l’entreprise comme nom du fichier, puis enregistrer. Nous allons travailler sur l’entreprise ACCESS MONDE. II. INITIALISATION DU DOSSIER Créer votre fichier à partir d’aucun dossier, puis suivant 5 III. PARAMETRES DE PAIE Etape 1 : choisir le mois en cours et l’année en cours (premier mois et première année dans lesquels vous allez commencer à traiter la paie des salariés). Considérons que le mois en cours de l’entreprise ACCESS MONDE est mai et année en cours 2016. Après avoir saisi des informations sur une page, cliquer sur suivant. Etape 2 : Laisser la deuxième page comme ce qui suit : 6 Etape 3 : Définir le format des codes (A : Alphanumérique) et faire passer le nombre de décimales à 0, dans la case montants. Toujours dans cette même page, aller dans le volet euro et définir la monnaie dans laquelle est tenue la paie. 7 Etape 4 : Passer toutes les pages jusqu’à tomber sur la dernière page et cliquer sur ok Etape 5 : Procéder à l’identification de votre entreprise et cliquer sur ok 8 Etape 6 : Dans la fenêtre Importation d’une DADS, cliquer simplement sur ok Etape 7 : Dans la fenêtre Assistant de préparation des bulletins, préciser la durée mensuelle collective de travail dans la société 9 Faire suivant et répondre aux deux premières questions qui suivent : Cliquer sur terminer pour achever la création du fichier de l’entreprise. Vous verrez que pratiquement tous les menus du logiciel sont activés et que la barre de titre affiche le nom de votre entreprise. Pour revoir toutes les informations ou toutes les fenêtres parcourues pendant la création du fichier, aller dans le menu fichier / paramètres / en-tête du dossier, édition des infos libres société, paramètres de paie. 10 CHAPITRE II : PARAMETRAGE DE LA PAIE Pour mettre en place le paramétrage de la paie, aller dans le menu listes. Nous avons plusieurs éléments qui entrent dans le paramétrage de la paie tels que les établissements, convention collective, organisation, caisses de cotisations, nature d’évènements, constantes, rubriques, bulletins modèles et fiches de personnel. En ce qui concerne les constantes, nous allons devoir faire un transfert avec un autre fichier dans l’intention de récupérer celles qui sont propres aux paramètres de la paie en Côte d’Ivoire. NB : Ce n’est pas une obligation de faire un transfert car les constantes peuvent être paramétrées. Mais ce document ne traite pas du paramétrage des constantes. Pour faire le transfert, aller dans fichier / transférer / chercher le dossier sage paie qui a été copié sur votre ordinateur / ouvrir / ouvrir le dossier transfert / cliquer sur ACCESS MONDE et ouvrir 11 Dans la fenêtre Transfert d’une société, cliquer sur ok Cliquer sur continuer 12 I. ETABLISSEMENTS Les établissements représentent l’établissement principal et les établissements secondaires de l’entreprise à créer. Pendant la création du fichier de l’entreprise, le logiciel se charge de créer automatiquement l’établissement principal. Pour créer un établissement, menu listes / établissements Les différents symboles au-dessus de la fenêtre sont des fonctions permettant de créer, modifier, supprimer, éditer et importer. Créer, Modifier, Supprimer, Editer, Importer Nous allons compléter les informations permettant d’identifier l’établissement ACCESS MONDE. Pour cela nous allons cliquer sur le symbole « modifier » ou double clic sur ACCESS MONDE ou encore taper entrée sur le clavier. Nous allons renseigner l’activité de l’entreprise. 13 Nous allons aussi renseigner la convention qui lie les rapports de travail entre l’entreprise et les employés. En côte d’ivoire, c’est la convention collective interprofessionnelle. Pour cela, cliquer sur le petit cadre gris de la rubrique convention Cliquer sur le symbole « créer » et renseigner la fenêtre, puis ok : Après avoir fait ok, faire double clic sur Nous allons aussi renseigner les coordonnées bancaires de l’entreprise en cliquant sur 14 Faire double clic sur la première ligne et renseigner la fenêtre, puis ok Après avoir fait ok, fermer la fenêtre de liste des banques et faire ok dans la fenêtre établissement. II. ORGANISATIONS Dans cette partie du paramétrage, vous aurez à créer les différents services de l’entreprise et les différentes catégories socio-professionnelles. Pour mettre en place l’organisation, menu listes / organisations Cliquer sur le volet « services » et cliquer sur le symbole +, et enregistrer le 1er service comme suit : 15 Créer les autres services : 02 COMPTABILITE et 03 RESSOURCES HUMAINES Cliquer aussi sur le volet « catégories », puis sur le symbole + et enregistrer la 1ère catégorie comme suit : Créer les autres catégories : 02 CADRE 9B et 03 EMPLOYE 1A III. CAISSES DE COTISATIONS Les caisses de cotisations sont les organismes auprès desquels l’entreprise paie ses impôts et ses cotisations. Nous rappelons que la fiscalité prévoit le prélèvement des impôts sur salaires. De même, le code de prévoyance sociale prévoit le prélèvement des cotisations sociales. La DGI et la CNPS sont les organismes obligatoires chargés de la collecte des impôts sur salaires et cotisations sociales. Pour créer une caisse de cotisations, menu listes / caisses de cotisations / clic sur le symbole « créer » Nous allons créer la DGI et la CNPS comme caisses de cotisations. Renseigner la fenêtre comme suit et faire ok : 16 Répéter le même processus pour créer la CNPS (CAISSE NATIONALE DE PREVOYANCE SOCIALE). IV. NATURES D’EVENEMENTS Les natures d’évènements sont les heures possibles que nous pouvons retrouver dans une entreprise. Elles servent à la gestion des heures. Ce sont les heures travaillées, les heures de pause, les heures d’absence et les heures supplémentaires. Les heures travaillées et les heures de pause existent déjà dans le logiciel. Nous allons devoir créer les heures supplémentaires et les heures d’absence. Pour créer les natures d’évènements, menu listes / natures d’évènements Nous allons modifier nature libre 1, 2, 3 et 4 en HS 15%, HS 50%, HS 75% et HS 100% Double clic sur 17 Renseigner la fenêtre comme suit, uploads/Management/ sage-paie 1 .pdf