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I Introduction 2 I.1 Préambule 3 I.2.Présentation du ministère de la Santé et d

I Introduction 2 I.1 Préambule 3 I.2.Présentation du ministère de la Santé et de la DPRF 5 I.3.Rappel des objectifs de l’étude de l’existant 7 II. Présentation de l’existant 8 II.1. Structure du dossier de l’existant 9 II.2. Fonction Budget 10 II.3. Fonction Comptabilité 17 II.4. Fonction Suivi et Evaluation 33 III. Analyse et Recommandations 38 III.1. Fonction Budget 42 III.2. Fonction Comptabilité 47 III.3. Fonction Suivi et Evaluation 51 IV. Conclusion 53 ANNEXE 55 Comptes rendus 56 Etude et Analyse de l’existant Ministère de la Santé Publique - DPRF Gestion budgétaire et comptable Page 2 Etude et Analyse de l’existant Ministère de la Santé Publique - DPRF Gestion budgétaire et comptable Page 3 I. 1. Préambule Nous vivons une période où l’administration marocaine prend de plus en plus conscience de l’utilité de l’informatisation. On constate en effet dans toutes les administrations la mise en place de systèmes informatiques pour faciliter l’accomplissement de leurs missions de base. Dans la même perspective, le ministère de la santé (MS) a opté pour l’informatisation de son système de gestion budgétaire et comptable. Nul ne peut nier l’importance de la tenue au sein d’un établissement, d’une comptabilité rigoureuse et claire quand, par ailleurs les opérations y afférentes peuvent être accomplies d’une manière facile et simple. La relation entre les différents services du ministère de la santé et la direction de la planification et des ressources financières (DPRF) d’une part et, d autre part, la notion de suivi et de gestion du flux d’informations échangées doivent tenir compte de deux impératifs :  La nécessité vitale pour chaque entité de tenir une comptabilité locale rigoureuse ;  La difficulté au niveau central de suivre l’exécution de la loi de finances et toutes les opérations d’engagement et de mandatement accompagnant chaque transaction comptable. Le présent projet s’inscrit dans ce cadre. Il se propose de réaliser un logiciel de gestion budgétaire et comptable au profit de la direction de la planification et des ressources financières (DPRF) du ministère de la Santé. Le système d’information automatisé Gestion budgétaire et Comptable vise à traiter l’ensemble des opérations budgétaires et comptables d’une Administration publique, couvrant, à titre indicatif, les volets ci-après :  La préparation du budget ; I. L’engagement d’une dépense ;  L’enregistrement des dépenses visées ;  La liquidation des dépenses réceptionnées ;  Edition des situations des engagements de dépenses ;  Editions des situations de payement ;  …. Ce rapport synthétise la première phase du projet relative à l’étude et à l’analyse de l’existant. En effet après initialisation de l’étude, l’équipe affectée au projet a conduit une multitude d’entretiens visant à faire le point de l’existant. Les dits entretiens ont concerné les entités clés du ministère de la santé chargées de la gestion budgétaire et comptable. Les consultants FORINFO se sont rendus aux sites de travail des structures centrales et régionales désignées par la DPRF. Les contacts ont permis de connaître Etude et Analyse de l’existant Ministère de la Santé Publique - DPRF Gestion budgétaire et comptable Page 4 de plus près les domaines objet de la mission notamment en ce qui concerne les fonctions budgétisation, tenue de la comptabilité et suivi des ressources financières. Ils ont, en outre, permis de cerner les particularités du niveau ordonnateur principal et du niveau sous ordonnateur (central ou extérieur). Les données recueillies ont fait l’objet d’une analyse mettant en relief les points forts du système actuel et indiquant les défaillances et dysfonctionnements relevés. A la lumière de cette analyse des propositions d’amélioration ont été présentées afin qu’elles soient examinées par le comité de suivi et/ou de pilotage afin de retenir celles qui seront jugées les plus appropriées au ministère de la santé. De telles propositions lorsqu’elles seront validées constitueront le «blue print» pour la solution à concevoir et à implémenter au titre de la deuxième phase du présent projet. Etude et Analyse de l’existant Ministère de la Santé Publique - DPRF Gestion budgétaire et comptable Page 5 I.2. P I.2. Présentation du ministère de la santé et de la DPRF I.2.1. Organisation Budgétaire : Le Ministère de la Santé adopte aujourd’hui une organisation budgétaire qui s’articule sur cinq structures distinctes à savoir : L’Ordonnateur Principal représenté par la Direction de la Planification et des Ressources Financières ou DPRF. La direction et plus particulièrement la Division Financière (DF), agissent au nom de l’ordonnateur principal. Les Directions Centrales, sous ordonnateurs, gestionnaires des crédits au titre des rubriques budgétaires correspondant à leurs missions spécifiques et «décideurs» quant aux crédits dont l’utilisation et/ou la procédure de dépense constitue une particularité. Les Délégations médicales au niveau des provinces et préfectures, qui sont aussi des sous ordonnateurs. Elles exécutent leurs dépenses sur des crédits délégués par l’ordonnateur principal. Les Services de l’Etat Gérés d’une Manière Autonome (SEGMA) (CHR, CHP, INH, DMP, CNRP, CNTS et CRTS). Ces entités exécutent leurs dépenses sur la base d’un budget comportant en plus de la subvention qu’elles reçoivent du ministère, les recettes propres qu’elles réalisent à titre de rémunération des services qu’elles dispensent. Les Etablissements Publics, dotés de la personnalité morale et de l’autonomie financière ( CHU Ibn Sina, CHU Ibn Rochd et IPM). Signalons que le présent projet visant à informatiser le domaine de gestion budgétaire et comptable, concerne les trois premières structures ci-dessus notamment l’ordonnateur principal, les directions centrales et les délégations. I.2.2. La Direction de la Planification et des Ressources Financières (DPRF): MISSION : Selon l’organisation budgétaire du ministère de la santé, La DPRF agit au nom de l’ordonnateur principal. Elle a la responsabilité :  de la coordination de l’opération de budgétisation pour l’ensemble des entités du Ministère de la Santé ;  de la Mise en place des crédits et de la tenue de la comptabilité du département; Etude et Analyse de l’existant Ministère de la Santé Publique - DPRF Gestion budgétaire et comptable Page 6  du suivi, de la supervision et de l’évaluation de l’utilisation des ressources financières. Les attributions de la DPRF en matière budgétaire et comptable, sont exercées par la division financière (DV). Cette division est structurée en trois services : Service du budget : sa mission principale est l’animation du processus de préparation budgétaire au sein du ministère de la santé publique ; Service de la comptabilité : sa mission majeure est la tenue de la comptabilité des crédits et des engagements du ministère ; Service de suivi des ressources financières : C’est un outil de pilotage devant servir d’observatoire des ressources financières. Il est à noter que la DPRF a des prérogatives qui s’étendent à l’ensemble des ressources financières sans distinction entre budget d’équipement, budget de fonctionnement et comptes spéciaux. ORGANIGRAMME : Mission : Direction de la Planification et des ressources financières Division de la planification et des études Division Financière Division de la coopération Planification Carte Sanitaire Etude et information sanitaire Economie sanitaire Suivi et évaluation des ressources financières Coopération bilatérale et régionale Organisation internationale intergouvernementale Organisation non gouvernementale Collectivités locales Service Budget Service comptabilité Etude et Analyse de l’existant Ministère de la Santé Publique - DPRF Gestion budgétaire et comptable Page 7 I.3. Rappel des objectifs de l’étude de l’existant I.3. Rappel des objectifs de l’étude de l’existant Compte tenu de l’importance de la gestion administrative dans la progression et la pérennité d’une institution publique, l’analyse ne peut se faire à la hâte ou se résumer au croisement de quelques données collectées de façon superficielle. Il faut décrire les opérations et les procédures qui la constituent, trouver les points de convergence et de divergence des différents services qui y participent et décrire le rythme et les points forts de ces processus. Cette investigation doit être faite de manière suffisamment approfondie car le but est de pouvoir atteindre les objectifs de cette phase qui se révèle déterminante quant à la construction du système d’information futur. Pour cela, un intérêt particulier a été accordé aux composantes suivantes :  Les responsables et utilisateurs intervenant dans le domaine de la gestion budgétaire et comptable et ce dans les différentes entités administratives concernées ;  Les ressources humaines et matérielles, la documentation et la logistique disponibles ;  L’application informatique existante ainsi que les outils informatiques exploités au titre de la gestion budgétaire et comptable. L’objectif majeur de cette enquête est de pouvoir cerner le mieux possible :  Les procédures et mécanismes en place pour la préparation du budget ;  Les traitements de la totalité des opérations comptables tout au long du cycle de vie d’une dépense ;  Les contrôles inhérents aux opérations budgétaires et comptables ;  Les informations de base et de synthèse en utilisation pour assurer le suivi, la supervision et l’accompagnement nécessaires ;  Les besoins exprimés par les utilisateurs liés à la gestion budgétaire et comptable dans toutes ses dimensions (procédure, traitement, contrôle, situation, …) ;  Les problèmes vécus par les responsables comme les utilisateurs dans le cadre de la gestion budgétaire et comptable. A la lumière de ces impératifs, les consultants de FORINFO ont conduit leurs enquêtes et études uploads/Management/ sante-210602.pdf