Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques Démarche de gestion des ri

MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques Démarche de gestion des risques Lien vers cette ressource http://bit.ly/2SKStFd Version précédente du cours : gestiondeprojet.pm https://gestiondeprojet.pm/demarche-de-gestion-des-risq ues/ Version anglaise : projectmanagementcourse.pm https://projectmanagementcourse.pm/risk-management-p rocess/ Fil de discussion Rendez-vous sur l’onglet discussions, dans “semaine 4” ou sur nos réseaux sociaux S4V1 - Définir efficacement les objectifs d'un projet Introduction Ne pas initier un projet irréaliste Comment valider vos objectifs ? La matrice des objectifs Ce qu’il faut retenir S4V2 - Identifier les menaces Introduction Accomplir un projet mobilise 4 types de ressources Typologie des menaces Identifier efficacement une menace Ce qu’il faut retenir S4V3 - Prioriser les risques Introduction Le domaine de la gestion des risques Évaluer fréquence et gravité Prioriser les risques : criticité Ce qu’il faut retenir S4V4 : Prévenir et analyser les risques d'un projet 1 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques S4V5 : Management, les bons comportements S4V6 : Assurer un suivi des risques S4V1 - Définir efficacement les objectifs d'un projet Introduction Qu’attendons-nous précisément d’un projet ? Il est impossible de gérer les risques sans objectifs clairs. Autrement dit “il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va”. Aussi, la première chose à faire sera d’avoir une vision exhaustive des objectifs de votre projet. C’est un impératif préalable à toute gestion des risques. Ne pas initier un projet irréaliste Pour démarrer, placez-vous dans la situation où l’on vous confie la responsabilité d’un projet, mais sans vous donner les moyens de le réussir : absence d’équipe compétente, insuffisance de financements, échéances totalement irréalistes. Si vous êtes dans cette situation, alerte ! Vous devez comprendre que ce cas ne relève pas de la gestion des risques : la meilleure gestion des risques au monde ne permet pas de réussir ce qui est impossible. Prendre la responsabilité d’un projet irréaliste et infaisable dès le départ, ce n’est pas un risque que l’on pourra gérer, c’est une erreur fatale ! Alors, avant de vous lancer dans votre projet il faudra valider sa fai-sa-bi-lité. Autrement dit, la meilleure gestion des risques est celle qui commence par des objectifs réalistes et bien cadrés. 2 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques Comment valider vos objectifs ? C’est simple, commencez par vous appuyer sur les documents du projet : lettre de mission, cahier des charges, charte de projet. Cette étape vous permettra d’identifier les points fondamentaux de blocage. Si vous identifiez des points de blocage, ce diagnostic vous place devant une alternative : ● Soit vous pouvez renégocier les objectifs, les livrables ou les ressources allouées (budget, équipes, etc.) ; ● Soit c’est impossible et dans ce cas, en l’absence de chance de réussite, il faut savoir refuser de prendre la responsabilité de ce qui peut ne mener qu’à un échec. Sachez que lorsque des projets échouent, c’est souvent parce qu’ils n’avaient dès le départ aucune chance de réussir ! 3 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques La matrice des objectifs Voici un outil simple et synthétique : la matrice des objectifs. Tout d’abord, définissez les attentes du client, cela mettra en évidence une série de domaines. Par exemple pour un projet de développement informatique, le client attend une application logicielle : le livrable. Mais en échangeant avec lui vous apprenez qu’il veut aussi que ses salariés soient formés et autonomes pour l’utiliser. Voici un modèle de départ que vous pouvez adapter à presque tous les projets : les colonnes sont livrable, formation, documentation, valorisation. Une fois que ces colonnes sont établies, il faut définir les lignes de la matrice 4 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques décrivant le niveau de performance attendu. Ces lignes seront “insuffisant”, “réussite acceptable”, “OK” et “excellent”. Maintenant, remplissez chaque cellule de la matrice avec des résultats précis, par exemple : ● Livrable minimal : un programme réalisant uniquement une fonction essentielle ; ● OK : un logiciel répondant au cahier des charges ; ● Excellent : le logiciel a été testé et validé pendant un mois ; ● Valorisation minimale : article dans la presse locale ; ● Valorisation excellente : passage télé aux informations nationales. Une variante simplifiée est de dédier une colonne de la matrice à chacun des clients du projet, en les interrogeant : ”Selon vous, que faut-il au minimum pour que ce livrable soit : acceptable, bien réussi, excellent ?” Attention : ce travail de clarification de vos objectifs ne peut pas être superficiel, il faut être exhaustif, pour ne pas partir sur des bases erronées. Ce qu’il faut retenir Vous l’avez compris, avant même de démarrer votre processus de gestion des risques, vous devez rechercher les points de difficulté de votre projet. S’ils sont bloquants, sachez remettre en question le projet en lui-même, même si cela demande du courage. Puis prenez le temps d’identifier et de valider avec votre client l’ensemble de vos objectifs afin les formaliser sur la matrice d’objectifs. Trois questions pour finir : 1. Établissez la matrice d’objectifs du projet sur lequel vous travaillez. 2. Quels sont les points de vigilance à noter ? 3. Les objectifs du projet sont-ils maintenant clarifiés ? S4V2 - Identifier les menaces 5 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques Introduction Vous avez validé tous les objectifs de votre projet ? Il est temps de passer à l’étape suivante : l’identification des menaces. Accomplir un projet mobilise 4 types de ressources L’identification des menaces repose sur un raisonnement particulier qui est souvent mal compris : elle ne se base pas sur les objectifs, mais sur les ressources qu’il vous faudra mobiliser. Et accomplir un projet mobilise 4 types de ressources. Pour bien le comprendre, revenons sur votre projet : vous avez défini et hiérarchisé vos objectifs, et pour les atteindre il va vous falloir mobiliser des ressources. Quels sont les 4 types de ressources ? 6 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques 1. Le 1er type de ressources mobilisé par un projet, ce sont les hommes. Toute l’équipe du projet et vous. On pense en termes de force de travail (jour-homme), mais surtout en termes de compétences : un développeur java, un responsable administratif, une coordinatrice, etc. 2. Le 2e, ce sont les ressources dites techniques. Entreprendre un projet mobilise des bureaux, des machines, les logiciels. 3. Viennent ensuite les moyens financiers. Ils vous permettent de recruter des ressources humaines, par exemple des prestataires ou d’acquérir les ressources techniques qui vous manquent, par exemple acheter un logiciel. 4. Enfin, la ressource fondamentale, c’est le temps ! Un projet se déroule dans des délais imposés. Si vous manquez de temps, vous ne pouvez pas l’accomplir. Mais pourquoi faut-il pour chacun de vos objectifs, lister les ressources nécessaires ? Parce qu’en réalité, les menaces que vous devez identifier ne vont pas mettre en péril vos objectifs, mais les ressources qui vous permettent de les atteindre ! Il faut donc raisonner en trois étapes : spécifier vos objectifs, lister les ressources nécessaires pour finalement identifier les menaces. Typologie des menaces Sur les 4 types de ressources dont vous avez besoin, pouvez-vous lister des menaces ? Voici un exemple de menace pour chaque type de ressources : ● Vous avez identifié les besoins humains de votre projet : un développeur java. Mais que se passera-t-il s’il démissionne et quitte le projet ? ● Pour les moyens techniques. Avez-vous des sauvegardes des fichiers importants en cas de virus ? ● Pour ce qui est des ressources financières, avez-vous pensé aux problèmes de trésorerie que vous pourriez avoir ? ● Enfin, pour les ressources temporelles, si un fournisseur vous livre en retard, quel sera l’impact sur votre projet ? Imaginer des scénarios sur chacune des ressources vous aidera à faire la liste des menaces à prendre en compte. 7 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques Identifier efficacement une menace 8 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques Comment allez-vous identifier efficacement les menaces qui pèsent sur vos ressources ? La première démarche, c’est d’exploiter au maximum les documents de gestion de projet existants : ● Votre planning, comporte-t-il suffisamment de jalons ? ● Avez-vous bien identifié le chemin critique ? ● Votre matrice R.A.C.I permet-elle de détecter qu’un grand nombre de tâches reposent sur une seule personne ? La seconde démarche, ce sont les brainstormings. Réunissez votre équipe pour une séance de créativité et identifiez ensemble les menaces éventuelles. 9 MOOC GdP Semaine 4 - Démarche de gestion des risques La troisième démarche s’appelle la check-list. Savez-vous que chaque fois que vous prenez l’avion l’équipage exécute plus d’une centaine de contrôles avant de décoller ? En gestion de projet, c’est pareil. Il existe des normes, comme l’ISO 31 000 qui proposent des checklists à suivre avant de lancer un projet. Enfin la quatrième démarche, ce sont les retours d’expériences. Exploitez la mémoire des projets précédents : rencontrez les personnes ayant conduit des projets similaires aux uploads/Management/ script-de-synthese-mooc-gdp-s4-gestion-des-risques-public.pdf