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N°80 ■SUPPLY CHAIN MAGAZINE - DÉCEMBRE 2013 72 MANAGEMENT Une semaine dans la v

N°80 ■SUPPLY CHAIN MAGAZINE - DÉCEMBRE 2013 72 MANAGEMENT Une semaine dans la vie... d’une prévisionniste d’Eugène Perma Le prévisionniste est essentiel au fonctionnement optimal du pilo- tage d’une Supply Chain : poste transversal, véritable interface au sein du service logistique, il inter- vient sur la base d’historiques de ventes ou de commandes, donnant aux planificateurs des prévisions nécessaires à la bonne planification de la production et des approvi- sionnements. Pour cela, il doit faire preuve de qualités de rigueur et de communication, afin de recueillir auprès des différents ser- vices commerciaux et marketing les informations utiles à l’élabora- tion de la prévision. Il doit en outre maîtriser parfaitement l’utilisation d’un logiciel de prévision pour sui- vre de la façon la plus fine possible la qualité de la prévision et de son impact. Voyons comment Séléna Roux, Responsable Prévision de la Demande au sein de la société Eugène Perma, vit cette fonction au quotidien. Lundi De l’art de la réactivité et de la collaboration 9.00 –Séléna Roux, Responsable Pré- vision de la Demande d’Eugène Perma, allume son ordinateur puis d’un clic, plonge directement dans sa boîte aux lettres électronique, découvrant au fur et à mesure des alertes sonores, les demandes envoyées par les différents services en fin de semaine précédente. Dans le périmètre de sa fonction, Séléna gère les prévisions des produits publics, ceux vendus en grande distri- bution sous les marques Pétrole Hahn, Kéranove ou Eugène Color ; et les pré- visions des produits professionnels, vendus aux salons de coiffure et aux grossistes en coiffure. Ces deux circuits ont des marques spécifiques. Méthodi- quement, elle classe les courriels par priorité et répond au plus vite à une demande urgente de la direction com- merciale. Il s’agit de traiter un référen- cement chez un client donné et ainsi de prendre en considération de nou- velles prises de commande dans l’éla- boration du plan de prévisions, dans Jean-Marc Abelous Directeur Marketing & Communication Diagma jmabelous@diagma.com ©DIAGMA DÉCEMBRE 2013 - SUPPLY CHAIN MAGAZINE ■N°80 73 CV de Séléna Roux ■ Actuellement : Responsable Prévi- sion de la Demande chez Eugène Perma (depuis 2012). ■ Précédemment : Responsable Forecast/Planning Universal Music (2009-2012) ; Supply Chain Planner Uniross (2006/2009) ; Coordinatrice planification de la demande Reckitt Benckiser (2002/2006). ■ Formations : Master en Marketing, Achat et Distribution. École Supé- rieure de Management en Alternance, Lognes ; Maîtrise d’AES Option Com- merce et Affaires Internationales Uni- versité Paris XII, Créteil. les 15 prochains jours. « Ce lundi matin, je retravaille en urgence mon plan prévisionnel en intégrant cette nouvelle donnée afin de communiquer au plus vite au Responsable Planifi- cation, le besoin total à produire. En effet, nous ne pouvons pas nous per- mettre de ne pas avoir les produits en question, ni risquer de mettre en rup- tures d’autres enseignes », résume Séléna. Après la mise à jour de l’as- sortiment de cette enseigne commu- niquée par la direction commerciale, la prévisionniste discute avec le ser- vice marketing (en général, le Chef de produit de la ligne de produits concer- née) pour estimer l’impact de ce réfé- rencement sur les prévisions. « Sur la base du nombre de magasins impactés, nous calculons les ventes moyennes mensuelles et les intégrons dans nos prévisions », précise Séléna. 14.00 – Comme chaque lundi après- midi, Séléna retrouve dans la salle de réunion 679, le Directeur Supply Chain, le Responsable Planification, le Chef de Projet, la Responsable presta- taires logistiques et le Pilote de flux pour la réunion hebdomadaire de l’équipe logistique. Le Directeur Supply Chain entame la séquence en restituant de manière synthétique à son équipe certaines informations données par la Direction Générale en comité de direc- tion, concernant des projets en cours impactant potentiellement le service, la stratégie produits ou encore des axes de développement commercial à venir. « C’est pendant cette réunion que nous discutons également des problèmes potentiels à traiter, de l’état d’avance- ment des projets de chaque personne présente. On revoit aussi tous les indi- cateurs : jauger la fiabilité de la prévi- sion, trouver une explication sur des écarts constatés, apprécier le taux de service ; constater le niveau de stocks », ajoute Sélena. « Au bout de 2 h, nous repartons avec nos notes prises lors de la réunion. L’exercice du compte-rendu n’est pas systématique. » Mardi De la négociation et de la communication avec les autres services 09.00 – Séléna rencontre les Chefs de produits Marketing public pour une séance au doux nom évocateur de « réunion consensuelle ». Le but est de s’accorder sur les données de prévi- sion qu’elle a travaillées pour l’injec- tion de fin de mois dans le système de planification. Afin de la préparer au mieux, Séléna a envoyé au préalable ses scénarii de prévisions au Chef de produit pour que ce dernier puisse les analyser, les travailler et s’en servir lors de l’entrevue. Pour cette séquence mensuelle, Séléna peut également sol- liciter l’intervention des Responsables des ventes, ainsi que le Contrôle de gestion. De façon rigoureuse, la jeune prévisionniste prépare toutes les ques- tions, tous les points à traiter sans omettre de détail. « Pour ce type de réunion, j’ai besoin quelquefois d’avoir les inputs de la part du commerce ou du contrôle de gestion. Ce mardi, je dois en savoir plus sur les perspectives concernant nos marchés France et Bel- gique et je demande alors qu’on m’ex- pose précisément le plan promotionnel ©EUGÈNE PERMA ©EUGÈNE PERMA N°80 ■SUPPLY CHAIN MAGAZINE - DÉCEMBRE 2013 74 MANAGEMENT de l’année à venir. Pouvoir anticiper les quantités est primordial car elles vont impacter de manière significative le planning et la capacité de l’usine. Pour les produits publics, le commerce ren- seigne leurs opérations et met à jour leurs données en travaillant principa- lement sur l’outil de gestion des pro- motions. Les données remontent dans notre outil de prévision et je m’assure que les informations dans l’outil de gestion de promotions sont bien à jour. Du côté du marketing, c’est surtout les référencements/déréférencements et les lancements/arrêts de produit qui nécessitent une analyse poussée des données afin de réajuster au mieux les prévisions ». La réunion dure 2 h et Séléna en ressort satisfaite. Toutes les parties se sont accordées sur un plan prévisionnel cohérent, sans trop de difficultés. 10.30 – Sans transition, Séléna enchaîne avec une autre réunion : celle de la planification de production. En effet, depuis peu, tous les mardis, en présence du Directeur Supply Chain, du Planificateur, du Responsable Ordon- nancement, du Service achats et du Directeur Industriel, Séléna est désor- mais sollicitée pour donner l’input Prévision qu’elle a préalablement pré- paré. « Pendant 2 h, on fait le point sur le planning de production à court et moyen terme. Ma contribution lors de cette réunion réside principalement dans les explications des données pro- posées, et plus particulièrement d’éven- tuels écarts significatifs dans les simulations exposées. Le Planificateur essaie alors de réajuster sa production en fonction des informations que je lui fournis », assure Séléna. L’échange avec le Planificateur se fait plutôt de façon très collaborative et facilite grandement la préparation de cette réunion. « Comme nous sommes dans le même bureau, c’est un échange jour- nalier : avec le Planificateur, j’ai une communication presque en temps réel, ce qui facilite beaucoup les choses. Si par exemple, je vois une animation commerciale qui n’était pas prévue, je l’alerte : « Attention, il faut qu’on fasse un point sur les stocks de la gamme concernée ! » puis nous informons le Marketing de notre position ». Mercredi De l’importance de la prévision dans le processus d’optimisation globale 10.00 – Réunion dans le bureau du Directeur Supply Chain pour l’évalua- tion annuelle de Séléna : en one-to- one, tous les aspects du travail de Sélena sont passés au crible. C’est l’oc- casion d’évoquer l’état d’avancement de tous les projets dont elle a la charge. Cette année plus particulièrement. En effet, son N+1 l’interroge sur la mise en œuvre du logiciel de prévision et de gestion des promotions qu’elle met en place : le Directeur Supply Chain lui demande précisément si le projet est bien en phase avec le calendrier déter- miné en amont et si les 1ers résultats après production la satisfont. Sur un autre aspect de sa mission, Séléna évoque également les difficultés ren- contrées dans l’organisation de son travail au quotidien et les pistes d’op- timisation à apporter ; et termine la séquence sur ses objectifs qu’elle a atteints dans l’année. 14.00 – Journée chargée. C’est la fin de mois et Séléna se rend à la réunion mensuelle de validation et d’arbitrage des prévisions (la VAP). Comme indi- qué dans sa dénomination, cette entrevue a pour objet la validation des prévisions finales avant leur injection dans le système de planification et avant leur envoi à l’usine. La procé- dure est rôdée et la réunion se déroule dans une ambiance studieuse et col- laborative. « Après avoir déterminé au préalable la prévision consensuelle avec le marketing, je la présente aux différents Directeurs de division (mar- keting, uploads/Management/ semaine-d-une-pre-visioniste.pdf