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1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.2.1 1.6.2.2 1.6.2.3 1.6.2.4 1.6.3 1.6.4 1.6.4.1 1.6.4.2 1.6.4.3 1.6.4.4 1.6.4.5 1.6.5 1.6.5.1 1.6.5.2 1.6.5.3 1.6.5.4 1.6.6 1.6.6.1 1.6.6.2 1.6.6.3 1.6.7 1.6.7.1 1.6.7.2 1.6.7.3 1.6.8 1.6.8.1 1.6.8.2 1.7 1.7.1 Table of Contents Introduction Glossaire Jeu de données de la VM de formation Rafraichissements fonctionnalités 17.06 Evolutions depuis la 17.06 vers la 19.04 Guide utilisateur Présentation du guide utilisateur Enregistrement et validation du courrier Les flux entrants Enregistrement d'un courrier Enregistrement d'un courrier départ spontané Validation des courriers Envoi des accusés de réception Traitement des courriers, édition des réponses, avis et redirection Traitement des courriers Export des listes de résultats et fiches de liaison Gestion des avis Créer un projet de réponse Le traitement, un outil puissant Visa, signature, cloture et envoi Circuit de visa Signer, annoter dans le Maarch Parapheur ! Envoyer le courrier via Maileva et cloturer le projet Envoyer le courrier via un courriel et cloturer le projet Envoi et suivi de plis numériques Envoi du pli numérique Réception du pli numérique Suivi du pli numérique Export vers le système d'archivage L'archivage des courriers Traiter les courriers archivés dans maarchRM Suivi des archives depuis Maarch Courrier et purge Pour aller plus loin Enregistrement d'un document de GED Cas de l’envoi d’un AR de prise en charge SVE signé Guide administrateur fonctionnel Gestion des utilisateurs 1 1.7.1.1 1.7.1.2 1.7.1.3 1.7.1.4 1.7.2 1.7.2.1 1.7.2.2 1.7.3 1.7.3.1 1.7.3.2 1.7.3.3 1.7.3.4 1.7.4 1.7.4.1 1.7.4.2 1.7.5 1.7.6 1.7.6.1 1.7.7 1.7.8 1.7.9 1.7.9.1 1.7.9.2 1.7.9.3 1.7.9.4 1.7.9.5 1.7.9.6 1.7.9.7 1.7.10 1.7.11 1.7.12 1.7.12.1 1.7.12.2 1.7.12.3 1.7.12.4 1.7.13 1.7.13.1 1.7.13.2 1.7.14 1.7.15 Interfaces de gestion Ajouter un compte utilisateur Gestion des absences Gestion des accès aux corbeilles des groupes secondaires Gestion des groupes Gestion des fonctionnalités Gestion des accès Plan de classement Gérer les chemises Gérer les sous-chemises Gérer les types de documents Arborescence du plan de classement Historique Historique de l'application Historique des batchs Gestion des statuts Gestion des actions Les pages d'actions système Mise à jour des statuts des courriers Gestion des priorités Gestion des contacts Gérer les types de contacts Gérer les dénominations des adresses Gérer les contacts Gérer les adresses Gérer les doublons Arborescence des contacts Complétude des informations contacts Gestion des espaces de stockage Gestion des bannettes Gestion des entités Administration des entités Gérer les types de liste de diffusion Gérer les modèles de liste de diffusion Arborescence des entités Gestion des modèles de documents Les Sources de données Répertoire des champs de fusion Gestion des modèles d'envois postaux Gestion des notifications 2 1.7.15.1 1.7.16 1.7.17 1.7.18 1.7.19 1.7.20 1.7.21 1.7.22 1.7.23 1.7.23.1 1.7.24 Configuration des scripts de notifications Gestion des états et éditions Gestion des paramètres Gestion du serveur E-mail Gestion des mots-clés Gestion du plan de classement organisationnel Gestion des natures Configuration de la génération des imagettes Trucs et astuces Pouvoir choisir un statut depuis l'indexation Gestion des sécurités 3 Documentation d'administration fonctionnelle MaarchCourrier 19.04 pour le Ministère de l'Intérieur Plan de formation J1 - matin : rafraîchissement des connaissances tour de table présentation de la société Maarch vision de l'entreprise, historique et modèle d'affaires typologie des clients organisation et effectifs Maarch méthodes de travail et ingénierie logicielle présentation du groupe Archiveco vision du projet industriel Archiveco / Maarch présentation générale des concepts de la gestion du courrier gestion des correspondances dématérialisation des flux apporter des réponses pilotage de l'activité rappel fonctionnalités principales utilisateur Maarch Courrier 17.06 enregistrement et validation du courrier traitement des courriers, édition des réponses et redirection visa, AR SVE, signature, réconciliation, cloture et envoi export SAE questions diverses 17.06 rappel administration fonctionnelle 17.06 entités groupes utilisateurs paramétrage d'un workflow (statut/action/bannette) gestion des contacts autres paramétrages questions diverses 17.06 J1 - après midi : Présentation nouveautés 18.04 https://community.maarch.org/t/changelog-maarch-courrier-18-04/397 18.10 https://community.maarch.org/t/changelog-maarch-courrier-18-10/631 19.04 https://community.maarch.org/t/changelog-maarch-courrier-19-04/1044 Appropriation utilisation 19.04 démonstration 19.04 à partir du guide visite : https://docs.maarch.org/gitbook/html/MaarchCourrier/19.04/guu/guu_general/home.html manipulations à partir des VM de démo focus réconciliation présentation Maarch Parapheur J2 : Appropriation administration 19.04 Formation admin fonctionnelle 19.04 Echanges et questions / réponses 19.04 Introduction 4 Introduction 5 Glossaire Utilisateur Un utilisateur est une personne physique disposant de droits d'accès à l'application. Son identifiant de connexion associé à un mot de passe personnel lui permet de se connecter. Il appartient à un ou plusieurs groupes et à une ou plusieurs entités. Entité Une entité est une structure composée d'attributs, représentant un composant identifiable d'un domaine fonctionnel, et potentiellement en relation avec les autres entités du domaine. Elle correspond le plus souvent à un pôle, un service (Ressources humaines, direction financière, éducation...). Un utilisateur peut appartenir à plusieurs entités (une entité primaire et éventuellement une ou plusieurs entités secondaires ) L'entité régit le périmètre documentaire des utilisateurs. Groupes Le groupe est un ensemble d’utilisateurs exerçant les mêmes fonctions au sein de l'organisation indifféremment des entités auxquels ils appartiennent. Glossaire 6 Par exemple : administrateur fonctionnel, Manager, agent... Le groupe régit les fonctionnalités et services accessibles aux utilisateurs. Courriers & documents Élément central d'une GED, le document électronique est la fusion d'un fichier informatique et d'un ensemble de donnée textuelle qui le définit. On parle aussi de courrier dans l'idée qu'un document part d'un émetteur et transite vers un destinataire dont le contenu est le document à indexer. Il existe plusieurs catégories de document dans Maarch Courrier : Les courriers arrivés Ces courriers viennent de l'extérieur vers l'intérieur de l'organisation Les courriers départs Ces courriers vont de l'intérieur vers l'extérieur de l'organisation Les courriers internes Ces courriers transitent à l'intérieur de l'organisation Les documents de sous-dossier Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expéditeur ou de destinataire. Bannette électronique Structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, ...). La bannette électronique est l’équivalent de la corbeille papier ou « bannette » présente dans l'organisation qui réceptionne, expédie et transmet en interne des documents papier. Chaque utilisateur possède une liste de bannettes. Les bannettes dépendent du groupe auquel appartient l'utilisateur. Glossaire 7 Plan de classement Un plan de classement est la représentation sous forme de hiérarchie de l'organisation des documents. Il s’agit du référentiel utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou autres). Dans un usage électronique, le plan de classement constitue donc la représentation de l'organisation des documents dans le système. Dans Maarch Courrier, il convient de modèliser l'existant dans un système de classement prédéfini. On parle alors de dossier et sous-dossier, de chemise et sous-chemise et de document. Ce classement permet d'affecter à chaque type de document des règles de traitement (Délais, SVA, SVR) et des règles d'archivage. (Conservation, sort final) Exemple d'arborescence du plan de classement sur Maarch Courrier : Glossaire 8 Affaire Une affaire est un regroupement de plusieurs courriers ayant un point commun (objet, sujet abordé). L'affaire est caractérisée par un numéro d'affaire un libellé d'affaire et une description. Une affaire possède une fiche détaillée accessible via le menu de recherche. Glossaire 9 Les caractéristiques d'une affaire permettent de faire une recherche sur l'affaire. Le résultat de cette recherche affiche la liste des courriers contenus dans l'affaire. Plusieurs actions sont possibles dans une affaire : Clôture : aucun courrier ne peut plus être enregistré dans l'affaire Suppression : ne supprime pas les courriers contenus dans l'affaire. Modification : seul le libellé et la description peuvent être modifiés. Glossaire 10 Jeu de données de la VM de formation Les entités Le Master représente l’organisation minimaliste d’une préfecture. Le rôle de l’Administrateur fonctionnel sera de l’adapter à chaque instance. Niveau Type d'entité 1 Direction centrale 2 Zone 3 Secrétariat de la zone Les groupes Groupe Numérisation Nom Profil Numérisation Objectif Profiler les utilisateurs chargés de l'injection et de la qualification des documents Utilisateurs concernés Agents du service courrier Utilisateurs tests Jean Courrier (jecourrier) Accès aux documents L'utilisateur a accès aux documents de son entité et de ses sous-entités, sauf les documents confidentiels Services attribués : Jeu de données de la VM de formation 11 Jeu de données de la VM de formation 12 Jeu de données de la VM de formation 13 Jeu de données de la VM de formation 14 Bannettes disponibles : Jeu de données de la VM de formation 15 Groupe Autorité Nom Profil Autorité Objectif Profiler les utilisateurs ayant une fonction d'autorité Utilisateurs concernés Préfet Directeur de cabinet, Directeur de zone, agents chargés de leur secrétariat personnel Utilisateurs tests Jean Prefet (jeprefet) Jean Autorite (jeautorite) Accès aux documents L'utilisateur a accès à tous les documents de la Préfecture Services attribués : Jeu de données de la VM de formation 16 Jeu de données de la VM de formation 17 Jeu de données de la VM de formation 18 Jeu de données de la VM de formation 19 Bannettes disponibles : Jeu de données de la VM de formation 20 Groupe Encadrement Nom Profil Encadrement Objectif Profiler les utilisateurs ayant une fonction d'encadrement Utilisateurs concernés Directeurs de la Préfecture ou de zone Utilisateurs tests Jean Directeur (jedirecteur) Jean Directeur1 (dir1) Jean Directeur 2 (dir2) Accès aux documents L'utilisateur a accès à tous les documents de son service et des ses sous-services, uploads/Management/ sgamimaarchcourrier-pdf.pdf