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Sidy CAMARA Institut Universitaire de Technologie de Sceaux Gestion des Entrepr

Sidy CAMARA Institut Universitaire de Technologie de Sceaux Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA 1) Stage de 1ère année Intégration chez Mondial Protection et analyse de mes missions. Mondial Protection Massy, 91300 Juin, 2022 A l’attention de Madame Isabelle Bournaud 1 Remerciements. Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont contribué au succès de mon intégration lors de mon stage et qui m'ont aidé lors de la rédaction de ce rapport. Je voudrais tout d’abord remercier mon professeur Monsieur Serge Pajak qui a pu m’apporter toutes les informations dont j’avais besoin dans la recherche de mon stage et dans la validation de ce dernier. J’aimerais également adresser mes remerciements à ma tutrice Madame Christelle Boudon directrice du service Administration du personnel, pour son accueil et sa confiance envers moi. Je remercie aussi toute l’équipe RH de mondial protection pour leur aide dans la poursuite de ma formation et plus précisément Madame Marie Chipett qui m’a beaucoup aidé à comprendre les différents outils à utiliser durant mon stage et qui a pu répondre à toutes mes questions sur l’entreprise pour la rédaction de ce rapport. Table des matières Remerciements......................................................................................................................................2 I-Introduction.........................................................................................................................................3 II-Description des missions.....................................................................................................................3 Mission 1- Tri des nouveaux salariés entrants....................................................................................3 Mission 2- Authentification des Titres de Séjour................................................................................4 Mission 3- Classement des dossiers des agents de Procédo..............................................................4 Mission 4- Création des agents sur le logiciel Comète.......................................................................4 Mission 5- Rédaction de contrats.......................................................................................................5 Outils Utilisés......................................................................................................................................5 Missions demandés............................................................................................................................6 III-L’Entreprise........................................................................................................................................6 Environnement de Travail..................................................................................................................6 Ambiance de travail............................................................................................................................6 Analyse du poste de gestionnaire.......................................................................................................7 IV-Conclusion.........................................................................................................................................7 ANNEXE..................................................................................................................................................8 2 PS : Toutes les phrases suivis par un astérisque (*) signifie qu’il y a un document en annexe expliquant cette dernière. I-Introduction Du 16 mai 2022 au 14 juin 2022 j’ai effectué mon stage au sein du siège de l’Entreprise Mondial Protection situé à Massy. Au cours de ce stage dans le service Administration du Personnel j’ai pu m’intéresser de plus près au monde des Ressources Humaines et à ce qu’il entoure. Dans ce rapport je vais vous décrire et analyser les missions qui m’ont été confiés puis j’analyserais l’entreprise en termes d’ambiance et d’environnement de travail. II-Description des missions. Mission 1- Tri des nouveaux salariés entrants Je suis arrivé dans l’entreprise au moment d’une reprise de société, reprise d’une des entreprises concurrentes, l’entreprise Procédo, et c’est principalement autour de cette reprise que la première semaine de mon stage s’est déroulé. En effet comme énoncé dans le premier livrable Mondiale Protection est une entreprise qui propose ses services dans le domaine de la sûreté et de la sécurité, elle gère donc des agents de sécurité. En rachetant une entreprise concurrentes il a donc fallu faire un tri dans la liste des agents pour savoir qui nous allions reprendre à Temps Complet, à Temps Partiel en CDI ou CDD ou qui nous allions tout simplement ne pas reprendre, cela a été ma première mission. Pour effectuer cette mission j’ai dû créer un fichier Excel* et y inscrire le nom de chaque agent, leur poste, leur date d’ancienneté, l’agence dans laquelle ils étaient rattachés (Massy, Rosny, Caen, Amiens, Montpellier…) et leur coefficient de rémunération inscrit sur leur dernière fiche de paye. Ce fichier allait être très importants car c’est à partir de ce dernier que tous les gestionnaires RH allait s’appuyer pour faire les avenants de reprise des agents que nous allions reprendre. Après cette première étape et à partir du fichier Excel j’ai dû me rendre sur le site DRACAR, qui est un téléservice mis à disposition des entreprises par le Conseil National des Activités Privées de Sécurité (CNAPS) afin de permettre de vérifier l’authenticité d’un titre CNAPS (en l’occurrence ici la carte pro). J’ai donc dû authentifier les cartes pro (carte que chaque agent de sécurité doit posséder pour exercer le métier) de l’ensemble des agents en rentrant leurs noms et la fin du numéro de leurs cartes pro. Après ces 2 3 tâches que j’englobe dans une seule et même mission, on avait un total de 179 agents à reprendre. Cette première mission n’était pas très compliquée je n’ai donc eu aucune difficulté à la réaliser. Mission 2- Authentification des Titres de Séjour Après ce tri j’ai dû effectuer une nouvelle mission, en effet dans cette liste figuraient des personnes étrangères (hors UE) il a donc fallu authentifier tous leurs Titres de Séjour. Pour ce faire je devais donc retrouver dans la liste tous ceux qui étaient étrangers, ensuite j’ai dû regarder à quelle agence ils étaient rattachés pour savoir auprès de quelle préfecture je devais faire l’authentification. Dès lors que je possédais ces deux informations j’avais tout simplement à remplir un formulaire en renseignant nom, prénom, date de naissance, numéro de titre de séjour et date de fin de la carte de séjour. Il fallait faire très attention car les formulaire se ressemblaient énormément mais n’étaient pas les mêmes. Enfin pour authentifier les Titres je devais tout simplement envoyer un mail à la préfecture qui correspondait au département où l’agent travaillait (ou envoyer à la préfecture correspondant à où l’agent habitait s’il était étudiant). Dans ce mail je devais joindre le Titre de Séjour et le formulaire que j’avais rempli. Cette mission servait tout simplement à ne pas embaucher des personnes qui n’étaient pas en règles. Mission 3- Classement des dossiers des agents de Procédo À la suite de ce tri et à ce recensement des agents de sécurité j’ai pu débuter ma troisième mission qui consistait à créer 2 dossier pour chaque agent un qui allait être sur le serveur RH disponible dans tous les ordinateurs de la société et un autre qui allait être rangés dans l’armoire à dossier. Pour réaliser cette mission j’ai bien sûr été aidé par l’ensemble des gestionnaires RH du service, car sinon cela aurait été beaucoup trop long, chacun d’entre nous avait donc un paquet d’à peu près 25 agents à classer. Pour chaque agent il fallait créer 4 pochettes (dossier pour le fichier dématérialisés) différentes une pour l’administratif (carte d’identité, carte vitale, RIB fiche de renseignement), une pour les diplômes, une où on va mettre les contrats et avenants et enfin une autre où on va venir mettre tous les accidents de travail et les arrêts maladies. Toutes ces pochettes devaient figurer dans une grande pochette verte où figurait les informations importantes de l’agent*. Après cette mission la première semaine était désormais terminée et la partie que je juge comme étant la plus enrichissante débuta. Mission 4- Création des agents sur le logiciel Comète 4 Le lundi de la semaine suivante on m’a formé pour pouvoir utiliser pleinement le logiciel comète*, logiciel ou figure toutes les informations des agents de sécurité de la société pour pouvoir par la suite créer des candidats (pour les embauches) ou faire des contrats et avenants de prolongation. On m’a également appris à déclarer un accident de travail sur le site Net Entreprise. Après cette mini formation je possédais donc toutes les clés pour réaliser la suite de mon stage. L’une des premières missions que j’ai réalisé après cette formation a été de créer des agents à la suite d’une embauche pour que mes collègues puissent par la suite rédiger les contrats. Pour créer les agents sur Comète j’avais tout simplement à rentrer toutes les informations personnelles de l’agent (nom, prénom, date de naissance, diplômes, fiche d’aptitude médicale) et insérer les documents lui correspondant. Mission 5- Rédaction de contrats La cinquième mission est celle que je considère comme étant la plus enrichissante. En effet cette dernière a été de faire les contrats des agents que l’on prolongeait. Cette mission est découpée en plusieurs étapes, tout d’abord il faut vérifier que les informations enregistrés sur Comète soit bonne, par exemple un jour je devais effectuer un avenant de prolongation pour un agent mais cette personne avait changé de sexe et les informations qui étaient sur le logiciel n’étaient plus à jour il a donc fallu mettre à jour les informations sinon l’avenant n’aurait pu être valable. L’étape qui suit est de simplement rentrer la durée du contrat, la date de début et de fin, le poste et le coefficient de rémunération selon la grille des salaires de la société*. Lorsque cette étape est terminée, il faut effectuer la demande de DPAE auprès de l’URSSAF (la demande est à effectuer en ligne et le document nous est transmis directement), qui est un document obligatoire sans lui l’agent ne pourra pas travailler. Enfin la dernière étape consiste à cliquer sur le profil de l’agent, rechercher la Matrice correspondant aux contrats que l’on veut effectuer (il en existe plus de 100 dans le logiciel, par exemple CDD Temps Partiel Agent de Sécurité Agence de Caen), rentrer les informations correspondants à l’agence de l’agent (SIRET, Capital Social, Adresse de l’agence…) et enfin enregistrer le contrat sur le serveur et l’envoyer à l’agence pour signature. Cette mission est celle que j’ai le plus réalisé durant ce stage et j’ai même eu la chance de réaliser l’embauche de 23 agents de sécurité pour le Port de Saint Malo (agence de Caen) du uploads/Management/ stage-de-1-annee-integration-chez-mondial-protection-et-analyse-de-mes-missions 1 .pdf