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Méthodologie – Gestion de l’envergure Guide Plan de management NOM DU PROJET :

Méthodologie – Gestion de l’envergure Guide Plan de management NOM DU PROJET : (se clarifie davantage au cours des étapes d’appropriation et d’approbation de la définition du projet) NO. DE PROJET : No. de projet *CLIENT DU PROJET Celui qui acceptera votre facture, surveille les intérêts de l’entreprise, évalue la prestation du projet et du PM REPRÉSENTANT DU CLIENT DU PROJET Celui qui représente le client du projet, si ce dernier est un comité LOCALISATION DU PROJET Lieu où se déroulera le projet *UTILISATEUR (S) FINAL (AUX) Celui qui utilisera le produit/résultat du projet (soit à l’externe ou à l’interne) *COMMANDITAIRE DU PROJET Celui qui défend le projet, qui a convaincu le client, qui comprend le contexte global de l’organisation où se déroule le projet PHASE DU PROJET (STATUT) Identification de la phase actuelle du projet soit : définition, planification, réalisation, contrôle ou clôture du projet *GESTIONNAIRE DE PROJET Votre nom SUPPORT DU GESTIONNAIRE DE PROJET Celui qui va aider le PM dans quelques volets MEMBRES DE L’ÉQUIPE DE L’ENVERGURE DU PROJET Les gens qui ont participés à la réunion d’appropriation Nom Expertise Nom Expertise Nom Expertise Nom Expertise Nom Expertise DATE D’ASSIGNATION DU PROJET Date de la commande par le client du projet Note : Il se peut que des gens occupent plus d’un rôle. Vous pouvez aussi identifier des rôles additionnels selon le projet. Page 1 Méthodologie – Gestion de l’envergure Guide Plan de management Mais vous devez absolument identifier les personnes pour les rôles clés (marqués d’une astérisque *). 1.0 Mise en situation : La mise en situation présente globalement l’entreprise par rapport au projet à réaliser. Par conséquent, on y expose, entre autres, la mission de l’entreprise, ses objectifs à long terme et sa structure. La mise en situation présente aussi l’environnement interne et externe dans lequel l’entreprise évolue : le marché, les compétiteurs. Mais attention, ne vous égarez pas dans une mise en situation qui ne relie pas l’entreprise au projet. Vous pouvez vous inspirer de l’aide mémoire ci-dessous pour compléter. Liste de sujets sur lesquels orienter les questions interne externe Nature générale de l’entreprise Produits/services offerts par l’entreprise Installations de l’entreprise Image que l’entreprise désire projeter Processus de l’entreprise (production) Concurrence Actionnariat Prospects futurs/demande/ marchés/expansion Identification des parties prenantes Marché Sensibilité à l’interruption de la production Nouvelles technologies Opérations Réglementation à laquelle se conformer Relations fonctionnelles Supervision Employés Caractéristiques Besoins de formation Organigramme Rôles et responsabilités Descriptions de postes Syndicat Certification ISO9000, ISO 14000 Structure corporative Structure organisationnelle Objectifs à long terme Style de gestion Disponibilité des ressources humaines affectées au projet Nombre d’employés Caractéristiques particulières de l'entreprise Proportions Priorités Standards de performance Standards de design Séquence des opérations Changement de culture Page 2 Méthodologie – Gestion de l’envergure Guide Plan de management Amélioration des compétences Amélioration/modification des processus. 2.0 Positionnement du projet : Cette section explique l’alignement du projet par rapport à la stratégie de l’entreprise. Elle définit l’importance du projet pour l’entreprise et son niveau de priorité par rapport aux autres projets entrepris par l’organisation. .1 Utiliser les questions suivantes : • Comment ce projet s’inscrit dans la stratégie de l’organisation? • Comment ce projet contribue à l’atteinte des objectifs à long terme de l’organisation? • Quels sont les autres projets en cours ou à venir risquant d’influencer votre projet? • Comment sont réparties les ressources (humaines, financières et matérielles) entre ces projets? • Quels sont les critères/méthodes de sélection utilisés par l’entreprise pour sélectionner et mettre en priorité les projets? • Où se positionne le projet par rapport aux autres projets en ce qui concerne son importance pour l’organisation (mise en priorité) et l’investissement effectué par l’organisation en terme de ressources (humaines, financières et matérielles)? 3.0 Problématique : Cette section du scope sert à définir globalement la/les problématique(s) vécue(s) par l’entreprise et ayant engendré le lancement du projet. La problématique présente la situation actuelle de l’entreprise et les événements ayant mené au projet. Utilisez les questions suivantes : • Quelle est la problématique à résoudre? • Quelles sont les causes de cette problématique? • Que désire-t-on modifier, corriger ou améliorer par ce projet? • Pourquoi voulons-nous résoudre cette problématique? Page 3 Méthodologie – Gestion de l’envergure Guide Plan de management 4.0 Objectifs généraux du projet: Définir les objectifs généraux relatifs au projet peut se dire comme suit : « Ce pourquoi on veut réaliser ce projet ». Les objectifs généraux doivent être en lien avec la problématique et le positionnement du projet . .1 Types d’objectifs :  Physiques  Client  Financiers  Sociaux  Culturels  Ressources humaines  Techniques  Management  Marketing  Vente  Part de marché  Technologie  Profitabilité .2 Exemples d’objectifs généraux : • Améliorer la profitabilité de _____________ • Améliorer les performances de ______________ • Promouvoir l’utilisation de la technologie _________ • Développer une expertise technique en ______________ • Maintenir la croissance à _______________ • Minimiser les conflits de type __________________ • Accroître les capacités de gestion dans les aspects de ________________ • Éliminer les déficiences de type _____________ • Améliorer la facilité d’entretien de ___________ • Améliorer la fiabilité de ___________ • Simplifier l’opération et la formation de __________ • Accroître la flexibilité de __________ • Optimiser ____________ • Maintenir les conditions environnementales relatives à _____________ • Augmenter le moral de ______________ • Déterminer les besoins de ________________ • Produire des recommandations en rapport à ____________ • Réduire les coûts relatifs à ________________ • Développer un plan de formation de _________________ .3 Exemples d’objectifs généraux selon les types de projets : Page 4 Méthodologie – Gestion de l’envergure Guide Plan de management Projet d’immobilisation : • Produire en sol américain, toutes les pièces en matériaux composites qui entreront dans la fabrication des autobus ; • Rencontrer les règles de contenu américain auxquelles l’entreprise est soumise pour certains contrats; • Poursuivre la stratégie de développement des affaires de l’entreprise en s’implantant aux États Unis. Projet de formation : • Sensibiliser et conscientiser les entreprises manufacturières québécoises à l’importance stratégique du développement de produit, de ses principes et de ses méthodes; • Accélérer la pénétration des techniques de développement de produit et les capacités d’innovation chez les entreprises manufacturières québécoises. Projet de changement : • Doter le département peinture des ressources humaines qualifiées requises pour réaliser tous les apprêts et peinturer tous les autocars; • Établir, entre les employés et la direction, une vision commune de ce qu’est la valeur de la fonction peinture; • Obtenir l’engagement des partis dans l’atteinte des objectifs du département; • Faire en sorte que tous les effectifs du département s’approprient la connaissance de ce qu’est un véhicule répondant aux attentes du client. 5.0 Objectifs spécifiques : Ces objectifs visent à préciser les objectifs généraux en fixant des objectifs quantifiables/qualifiables. L’atteinte des objectifs spécifiques devrait mener à l’atteinte des objectifs généraux, mais jamais le contraire. Validez cette affirmation lors de l’établissement de vos objectifs spécifiques et généraux. Attention, les objectifs spécifiques que vous écrirez ne doivent pas venir en conflit avec les options considérées en section 6.0. .1 Attributs d’un objectif : Un objectif spécifique doit être quantifiable ($, %, temps), réaliste , réalisable et livrable. Page 5 Méthodologie – Gestion de l’envergure Guide Plan de management .2 Types d’objectifs quantifiables :  Volume produit  Quantité produite  Fréquence d’occurrence  Temps de réponse  Catégories produites  Précision ou qualité attendue  Réduction du coût de production  Budget  Niveau de compétence  ETC. .3 Exemple d’objectifs spécifiques : Projet d’immobilisation : • Implanter pour le 01/08/10, une usine fonctionnelle de 24 000 m2 répondant aux besoins du client; • Assurer une capacité de production de 2 véhicules/jour à raison de 1 véhicule par quart de travail. Projet de formation : • Produire un séminaire répondant aux besoins des entreprises manufacturières québécoises; • Propager les meilleures pratiques existantes; • Stimuler la motivation des entreprises à passer à l’action; • Promouvoir le concept de développement de produits auprès des entreprises manufacturières québécoises; • Faire connaître les ressources disponibles en la matière pour supporter les entreprises. Projet de changement : • Diminuer de 5% les accidents de travail et les maladies industrielles; • Réduire de 5% le roulement de personnel du département peinture vers les autres départements. 6.0 Options considérées : Ce sont les divers scénarios déjà identifiés à ce jour par l’équipe en place pour atteindre les objectifs spécifiques. Au moment de l’étape de la planification du projet, elles seront soumises à une évaluation en vue de déterminer les moyens retenus. Page 6 Méthodologie – Gestion de l’envergure Guide Plan de management Prenez connaissance de ces scénarios potentiels qui pourraient permettre l’atteinte des objectifs généraux. Il doit y avoir une certaine cohérence avec les objectifs spécifiques mentionnés précédemment. Sinon, justifiez pourquoi. Cela clarifiera les choses et diminuera les chances de froisser des gens. 7.0 Description du projet : Cette section définit brièvement le projet retenu et ses bénéfices. L’objectif est de circonscrire le projet et ses limites, c’est-à-dire là où il s’arrête. Vous pouvez vous inspirer uploads/Management/ t11-guide-plan-de-management 1 .pdf