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TABLEAUX DE BORD MARSA GESTION Guide du contrôleur de gestion Version January 2

TABLEAUX DE BORD MARSA GESTION Guide du contrôleur de gestion Version January 21 SOMMAIRE PRÉSENTATION GÉNÉRALE.................................................................................................................................................3 1. Contexte et objectifs :.................................................................................................................................................................................................... 4 2. Principes directeurs du Tableau de Bord & des Indicateurs de Performance :................................................................................................................5 3. Application de gestion des tableaux de bord « Marsa Gestion » :................................................................................................................................. 7 a. Alimentation des bases de données de « Marsa Gestion » : APPLICATION CTLGEST................................................................................................7 b. Guide d’utilisation de « Marsa Gestion »............................................................................................................................................................... 10 PRÉSENTATION DÉTAILLEÉ DES INDICATEURS DES TABLEAUX DE BORD DE MARSA GESTION......................................18 1. Processus de préparation des tableaux de bord........................................................................................................................................................... 18 2. Présentation des tableaux de bord par domaine.......................................................................................................................................................... 19 a. Tableau de bord commercial.................................................................................................................................................................................. 19 b. Tableau de bord financier....................................................................................................................................................................................... 19 c. Tableau de bord RH................................................................................................................................................................................................ 21 d. Tableau de bord exploitation.................................................................................................................................................................................. 21 e. Tableau de bord technique et maritime.................................................................................................................................................................. 22 3. Indicateurs des tableaux de bord par domaine............................................................................................................................................................ 22 a. Indicateurs du domaine commercial.....................................................................................................................23 b. Indicateurs du domaine financier.........................................................................................................................25 c. Indicateurs de domaine des ressources humaines................................................................................................27 d. Indicateurs du domaine exploitation conteneur...................................................................................................31 e. Indicateurs du domaine exploitation vrac et divers..............................................................................................33 f. Indicateurs du domaine technique et maritime....................................................................................................35 ANNEXES.........................................................................................................................................................................37 1. Explication des variations du chiffre d’affaires............................................................................................................................................................. 37 2. Nomenclature des prestations diverses par port.......................................................................................................................................................... 38 3. Contrôles et tests à effectuer pour la validation des tableaux de bord :....................................................................................................................... 41 a. Contrôles et tests avant la fin du mois M............................................................................................................................................................... 41 b. Extraction des données des tableaux de bord......................................................................................................................................................... 42 c. Vérification du paramétrage des indicateurs du TB commercial............................................................................................................................. 44 d. Contrôle et vérification des données....................................................................................................................................................................... 44 e. Saisie des données manuelles................................................................................................................................................................................. 53 4. Formules de calcul de la productivité des navires mixtes et conteneurs DEPA..............................................................................................................54 a. Temps de travail..................................................................................................................................................................................................... 54 b. Productivité mensuelle........................................................................................................................................................................................... 54 5. Paramétrage des charges de personnel du TBRH......................................................................................................................................................... 55 a. Rubriques fixes....................................................................................................................................................................................................... 55 b. Rubriques variables................................................................................................................................................................................................ 56 c. Charges sociales..................................................................................................................................................................................................... 56 6. Liste des arrêts de travail pour le calcul de la productivité :......................................................................................................................................... 57 7. Nomenclature des familles d’équipements du TB technique........................................................................................................................................ 60 8. Liste des équipements fictifs du TB technique avec les clés de répartition sur les indicateurs.......................................................................................61 2 Agir Prévoir Mesurer PRÉSENTATION GÉNÉRALE « Le Contrôle de Gestion est le processus par lequel les managers influencent les autres membres de la structure en vue de réaliser les objectifs de celle-ci »1. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place un système d’auto contrôle, permettant de s’assurer que l’activité opérationnelle réalise la stratégie à moindre coût, c’est-à-dire de mesurer la performance, qui se définit par la combinaison de l’efficacité (atteindre les objectifs) et de l’efficience (à moindre coût). Ce système d’auto contrôle suit le schéma ci-dessous: Prévoir Agir 1 (*) R. Anthony, The Management Control Function, Harvard Business School Press, Boston, 1988 3 1. Contexte et objectifs : La libéralisation du secteur portuaire, la construction d’une infrastructure portuaire majeure au nord du Royaume introduisent Marsa Maroc dans un environnement concurrentiel et l’obligent à maîtriser ses seuils de rentabilité par activité et ses coûts. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place un système d’auto contrôle, permettant de s’assurer que l’activité opérationnelle réalise la stratégie à moindre coût, c’est-à-dire de mesurer la performance, qui se définit par la combinaison de l’efficacité (atteindre les objectifs) et de l’efficience (à moindre coût). Afin d’accompagner ces mutations, la mise en place de la fonction «Contrôle de Gestion» avec les missions suivantes s’avère une nécessité :  Le pilotage des activités de Marsa Maroc,  L’identification des leviers d’actions permettant d’accroître la performance par activités,  La maîtrise des coûts des prestations rendues. Les principales composantes de la fonction « Contrôle de Gestion » sont :  La comptabilité analytique,  Le processus budgétaire,  L’élaboration et l’exploitation de tableaux de bords de gestion pertinents. Les tableaux de bord constituent un support d’aide à la décision aux responsables opérationnels et fonctionnels de Marsa Maroc permettant de mesurer la performance en :  Restituant des indicateurs opérationnels et financiers, nécessaires au pilotage des activités,  Analysant la performance des processus et des activités opérationnelles à travers la comparaison des réalisations par rapport aux objectifs fixés (eux-mêmes directement issus du processus de planification stratégique puis opérationnelle),  Identifiant les actions adéquates pour l’amélioration des indicateurs recensés afin d’améliorer la performance globale. 4 2. Principes directeurs du Tableau de Bord & des Indicateurs de Performance : Les tableaux de bord, constituent le support d’évaluation des performances et d’aide à la décision. Ils focalisent l’attention sur les points citriques à surveiller pour garder la maitrise de l’action et qui introduisent aux cotés de l’information financière (TBF), des indicateurs physiques (TBC et TBT) permettant de:  Restituer des indicateurs opérationnels et financiers, nécessaires au pilotage des activités,  Analyser la performance des processus et des activités opérationnelles à travers la comparaison des réalisations par rapport aux objectifs fixés (eux-mêmes directement issus du processus de planification stratégique puis opérationnelle),  Identifier les actions adéquates pour l’amélioration des indicateurs recensés afin d’améliorer la performance globale,  Réaliser un Benchmarking entre les différents ports et de transférer les « Best Practices ». Le Tableau de Bord de Marsa Maroc a été mis en place en respectant les principes suivants :  Unicité du Tableau de Bord : Toutes les fonctions et tous les niveaux de détails sont regroupés dans une seule production,  Arborescence des indicateurs : Permet un accès direct et rapide à l’information avec le choix du niveau de détail en fonction du lecteur.  Homogénéité de l’information : Un Check automatique est réalisé entre les différents KPIs reprenant la même information dans différentes fonctions.  Possibilité de Benchmarking : Comparaison entre les différents ports et possibilité de transfert des « Best Practices »,  Référence permanente à l’Objectif : Les KPIs sont en lien direct avec le Plan Stratégique de Marsa Maroc et figurent dans les différents Projets d’entités. 5 Les indicateurs de performance constituant le Tableau de Bord répondent aux critères suivants :  Cohérence avec les objectifs stratégiques : Existe-t-il une cohérence réelle entre les objectifs de la structure et les informations mesurées par le biais de ces indicateurs de mesure de performance ?  Compréhensible : L’indicateur et ce qu’il mesure sont-ils clairs et explicables ?  Mesurable : Peut-on quantifier d’une manière ou d’une autre l’information que l’on souhaite mesurer ?  Contrôlable : Les résultats fournis par l’indicateur peuvent-ils être contrôlés aisément ?  Utilisable : Est-ce que l’information fournie par l’indicateur permet de réaliser une action permettant d’améliorer la performance mesurée ?  Crédible: Est-ce que l’information peut résister à la manipulation, ou à la tentation de piloter l’indicateur plutôt que ce qu’il mesure ? 6 3. Application de gestion des tableaux de bord « Marsa Gestion » : Le tableau de bord « Marsa Gestion » est consultable sous forme d’une page web présentant les différents indicateurs en respectant les principes cités ci-dessus. L’application MARSA GESTION permet :  Suivi de l’état de génération des tableaux de bord  Modification manuelle des données des tableaux de bord par le contrôleur de gestion port  Saisie / Consultation des prévisions  Comparaison réalisations / prévisions  Modification du paramétrage des tableaux de bord  Exportation des données sur Excel  Sauvegarde / téléchargement des rapports d’analyse a. Alimentation des bases de données de « Marsa Gestion » : APPLICATION CTLGEST Les bases de données de MARSA GESTION sont alimentées à partir des sous-systèmes d’information suivants :  PREST  TRAFIC  SYFCOM  HR ACCESS  PRIME DE RENDEMENT  APIPRO  Décisionnel  STAT DTC Toutefois, il existe des données qui continuent à être saisies directement au niveau de MARSA GESTION, à savoir :  Nombre de réclamations  Délai de traitement des réclamations  Suivi de la formation  Vols et sinistralité Avant que les données ne soient intégrées dans MARSA GESTION, l’extraction des données de PREST, TRAFIC, PRIME DE RENDEMENT, STAT DTC et TRAFIC est gérée par les contrôleurs de gestion moyennant l’application CTLGEST. 7 Il s’agit d’une application sous AS/400 permettant l’extraction des données à partir des sous-systèmes d’information. Cette application permet de gérer les fonctionnalités suivantes : o Extraction des données L’extraction des données se fait en saisissant le numéro correspondant au sous- système d’où les données seront puisées :  TRAFIC / PRIME DE RENDEMENT / STAT DTC : 1  PREST : 2 Ensuite, il y a lieu de saisir le mois et l’année correspondant à la période concernée par l’extraction des données à l’exception du tableau de bord financier où la période n’est pas saisie puisque l’extraction concerne les données de tous les mois de l’exercice en cours. 8 o Mise à jour du type navire L’option 7 du menu CTLGEST permet au contrôleur de gestion de modifier le type navire fin de pouvoir corriger la donnée saisie par l’ANP et ce ci dans l’objectif de :  garantir la fiabilité des données servant au calcul des escales des navires ainsi que du délai d’attentes et du nombre de navires en attentes ;  ignorer les escales relatives aux autres opérateurs. 9 b. Guide d’utilisation uploads/Management/ tableau-de-bord-cg.pdf