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TEMGOUA SOBZE STEPHANE http://tssperformance.com TOP 10 des techniques pour réu

TEMGOUA SOBZE STEPHANE http://tssperformance.com TOP 10 des techniques pour réussir son tableau de bord dans Excel Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 1 Copyright @ 2017 by Stephane TEMGOUA Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de Stephane TEMGOUA est illicite. Cette représentation ou reproduction illicite, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles du code de la propriété intellectuelle. Le code de la propriété intellectuelle n’autorise que les reproductions strictement destinées à l’usage privé et non destinées à l’utilisation collective d’une part, et d’autre part, que les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration. Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 2 A propos de l’auteur Stephane Temgoua Spécialiste en tableaux de bord et pilotage de la Performance : • Plus de 10 ans d’expérience en tant que DAF de multinationales ; • Consultant spécialiste en optimisation de la performance • Promoteur du très réputé site internet : www.tssperformance.com • Auteur de plusieurs ebooks: "Booster votre reporting financier", "Tableau de bord commercial" • Promoteur de la plus grande plateforme de formation en ligne sur les tableaux de bord avec Excel : http://tssperformance.com/new_presentation_master • Promoteur de formation en ligne « Coaching DAF » : http://tssperformance.com/coaching_daf_presentation Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 3 Table des matières A propos de l’auteur ........................................................................................................................ 2 1. Savoir organiser les feuilles de son classeur Excel par objectif : .................. 4 2. Réussir sa collecte de données avec la mise sous forme de tableau et la validation de données : ............................................................................................................. 6 Comment et pourquoi mettre sous-forme de tableau : ............................................ 6 Sécuriser la collecter des données avec la validation des données : .................. 7 3. Utilisez les tableaux croisés dynamiques (tcd) au lieu des fonctions Excel: ................................................................................................................................................ 8 Comparés aux fonctions, la possibilité de faire des erreurs est bien moins grande avec les tcd ................................................................................................................. 9 Les tcd peuvent faire plusieurs types de calcul : ......................................................... 9 Les filtres et tris dans les tcd sont très flexibles et pratiques : ........................... 10 4. Faire des graphiques pertinents (en triant toujours les données) et facile (grâce à la mise en forme conditionnelle) ........................................................................ 11 Faire des graphiques pertinents ....................................................................................... 11 Faire des graphiques facilement : ................................................................................... 12 5. N'hésitez pas à utiliser les graphiques croisés dynamiques : ....................... 14 Quelques avantages des graphiques croisés dynamiques : .................................. 14 6. Oubliez les tableaux de bord des voitures faites les tableaux de bord pour votre entreprise avec des bullets graph ................................................................. 16 7. Mieux vaut utiliser les segments pour filtrer son tableau de bord! ............ 20 8. Toujours gérer les erreurs avec les fonctions appropriées, SIERREUR de préférence : .................................................................................................................................. 22 Les types d'erreur dans Excel............................................................................................ 22 Les fonctions qui gèrent les erreurs dans Excel: ....................................................... 24 Mon conseil pour la gestion des erreurs dans votre tableau de bord: .............. 25 9. Partager votre tableau de bord en exportant sous le format pdf ................ 26 Exporter votre tableau de bord en pdf .......................................................................... 26 Définir clairement la zone à exporter : .......................................................................... 27 10. Réussir une bonne protection de son tableau de bord .................................... 27 Protection de la feuille rapport : ...................................................................................... 28 Protection de la feuille des tableaux croisés dynamiques : ................................... 28 Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 4 Introduction : Excel est un outil tellement vaste que lorsqu’il s’agit d’y construire un tableau de bord on peut être perdu. Après avoir construit plus d’une centaine de tableaux de bord, j’ai répertorié le top 10 des différentes techniques nécessaires pour réussir facilement la mise en place de son tableau de bord dans Excel. Certains techniques pourraient vous surprendre, mais je peux vous le dire j’ai eu le temps de les expérimenter encore et encore et elles sont d’une grande efficacité. 1. Savoir organiser les feuilles de son classeur Excel par objectif : Vous le savez un classeur Excel est constitué de plusieurs feuilles qui elles sont constituées de plusieurs cellules. Lorsque vous décidez de créer un tableau de bord (ou un outil) dans Excel, il faut savoir organiser ses données. L'idéal est de mettre chaque type de données dans une feuille. Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 5 Je vous propose de garder un minimum de 3 feuilles :  La 1ère feuille devrait être celle qui contiendra les données brutes, les données analysées : Il peut s'agir des dépenses au jour le jour, des mouvements de stocks au jour le jour, des ventes au jour le jour... Cette feuille devrait avoir le minimum de calcul. Si possible pas de calcul du tout. Elle a pour objectif de collecter les données qui serviront de base pour monter le tableau de bord.  La 2nde feuille devrait être celle dans laquelle on fait tous les calculs et analyses : C'est dans cette feuille que vous devrez "extraire" et surtout calculer vos indicateurs de performance venant des données brutes présentes dans la 1ère feuille. Ne vous inquiétez pas du format de cette feuille, elle n'est même pas censée être vue par l'utilisateur final.  La 3ème feuille devrait être celle qui contient le tableau de bord Cette feuille doit être directement reliée à la feuille de calcul. Contrairement à la feuille de calcul cette feuille d'un point de vue format doit être soignée. Elle sera partagée, imprimée et présentée. Elle aussi sera constituée pratiquement que de formule et graphiques. Il est tout de même important de noter que selon les cas on peut être amené à avoir plusieurs feuilles pour la collecte des données, plusieurs feuilles pour les calculs et plusieurs feuilles pour les tableaux de bord (si vous avez besoin de plusieurs tableaux de bord) . Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 6 2.Réussir sa collecte de données avec la mise sous forme de tableau et la validation de données : Nous l'avons vu il vous faut au moins une feuille qui servira à collecter ces données. Comment et pourquoi mettre sous-forme de tableau : La procédure : Dans cette feuille il est impératif de mettre son tableau de collecte sous forme de tableau. Pour y arriver il faut déjà que le tableau à mettre sous- forme de tableau ne contienne ni de ligne ni de colonne vide. Les étapes à suivre pour mettre sous-forme de tableau : Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 7  Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez inclure dans le tableau. Les cellules peuvent être vides ou contenir des données  Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, cliquez sur Mettre sous forme de tableau, puis sur le style de tableau souhaité. Groupe Styles dans l’onglet Accueil  Si la plage sélectionnée contient des données que vous voulez afficher en en-tête, activez la case à cocher Mon tableau comporte des en-têtes dans la boîte de dialogue Mettre sous forme de tableau. Les noms des en-têtes de tableau sont affectés par défaut si vous n’activez pas la case à cocher Mon tableau comporte des en-têtes. Pour modifier les noms par défaut, sélectionnez l’en-tête par défaut à remplacer, puis tapez le texte de votre choix. Les avantages : Le 1er avantage est certainement de mettre rapidement en forme le tableau avec les couleurs de votre choix. De plus lorsque vos données sont sous- forme de tableau, Excel travaille bien plus vite: la différence se fait sentir lorsqu'on a une grosse base de données. Pour finir les tableaux facilitent le filtrage des données et sont composés de colonnes calculées et de lignes de totaux, ce qui facilite également les calculs. Sécuriser la collecter des données avec la validation des données : Lorsque vous devez créer un modèle que d'autres vont remplir, il est bien de limiter la saisie des erreurs. Pour cela, la fonctionnalité de validation de données devient très utile. En effet la validation des données permet de limiter le type de données ou les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans une cellule. Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 8 Par exemple :  Dans un classeur contenant un budget, vous pouvez configurer une plage de cellules pour autoriser uniquement des numéros de compte longs de trois chiffres précisément (aucune lettre).  Vous pouvez utiliser la validation des données pour calculer la valeur maximale autorisée dans une cellule basée sur une valeur ailleurs dans le classeur  Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour entrer uniquement des dates, ou des textes, ou des valeurs numériques Vous pouvez télécharger l'ebook gratuit "Excel et les listes déroulantes" dans le lien qui suit: ebook gratuit 3.Utilisez les tableaux croisés dynamiques (tcd) au lieu des fonctions Excel: Top 10 des techniques pour réussir son tableau de bord stephane.temgoua@tssperformance.com – http://tssperformance.com 9 Les tableaux croisés dynamiques sont certainement l'un uploads/Management/ top-10-techniques-tableaux-de-bord-dans-excel.pdf