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Département de Génie de la Construction Cours MGP 825-01 Hiver 2019 INGÉNIERIE

Département de Génie de la Construction Cours MGP 825-01 Hiver 2019 INGÉNIERIE DES COÛTS DES PROJETS DE CONSTRUCTION TRAVAIL INDIVIDUEL Présenté à : M. Paul V. Gervais M. Marc Handfield Par: Nom Code permanent Elias Valle VALE03019103 Montréal, 25 Février 2019 L’article « Process Model for Administrating Construction Claims » présente un modèle du processus de gestion de réclamations pour des projets de construction. Ce modèle est proposé par les auteurs dans l’objectif de faciliter le traitement des réclamations par toutes les parties prenantes d’un projet de construction et pour réduire la probabilité que des réclamations devient des disputes entre ces parties. Les auteurs définissent une réclamation comme étant une demande de la part du contracteur d’une extension de temps et/ou d’une compensation des coûts supplémentaires. Afin de débuter la modélisation du processus de gestion des réclamations, les auteurs proposent de faire la réflexion sur cinq points lors de la réception d’une réclamation : le respect d’exigences contractuelles, l’indication dans la réclamation des causes contractuelles concernées, l’assignation des responsabilités, la qualité du devis et cahier de charges, et la mal interprétation du contrat. Ainsi, le modèle débute avec l’occurrence de l’évènement qui donne cause à la réclamation. Par la suite, l’entrepreneur général peut décider de faire une réclamation ou non. Toute réclamation doit être demandée par écrit et doit suivre les exigences pertinentes aux avis de réclamation, notamment, l’avis doit être réalisé après ou peu après l’occurrence de l’évènement et l’avis doit faire référence aux clauses contractuelles qui sont concernées par la réclamation. L’avis d’intention de réclamation doit être envoyé, même si le délai ou les sommes réclamés n’ont pas été évalués. La suivante étape consiste dans la présentation de la réclamation qui doit être accompagnée de toute preuve justificative que la supporte. Afin de justifier les sommes et délais réclamés, le contracteur utilise des méthodes d’analyse pour calculer le temps perdu, les coûts supplémentaires encourus ou encore la perte de productivité subie lors de l’occurrence de l’évènement qui a déclenché la réclamation. Plusieurs méthodes et techniques sont expliquées par les auteurs. Pour les extensions de temps, la méthode de précédence (CPM) est utilisée afin d’identifier comment l’évènement en cause a retardé le projet et pour identifier les responsables du retard. Pour la perte de productivité, le contracteur peut utiliser la différence entre le coût estimé et le coût réel de tous ou d’une partie des travaux, des facteurs de perte d’efficience, ou des techniques de simulation des activités. Le calcul des coûts supplémentaires encourus est réalisé autant pour des coûts directs que pour des coûts indirects, étant les derniers plus difficiles à estimé à cause de la difficulté à connaître l’impact réel de l’évènement sur ces coûts. Ensuite, la prochaine étape du modèle consiste à évaluer, lors de la réception d’une réclamation, si les conséquences en termes monétaires et/ou du temps peuvent être déterminées ou non. Si des conséquences ne peuvent pas être déterminées toute suite, la réclamation restera ouverte jusqu’au moment qu’on soit capables de définir la valeur finale des conséquences. Ces valeurs devront être actualisée et présentée par l’entrepreneur. Dès qu’il est possible de déterminer les montants finaux réclamés, l’entrepreneur a l’obligation de les présenter, et ceci, dans le délai prescrit aux causes contractuelles. Après cette étape, on détermine qui est responsable du règlement de la réclamation et de déterminer si les professionnels ont une parte de responsabilité sur la réclamation. Ensuite, la partie responsable de régler la réclamation procède à son analyse en suivant des procédures préétablies en fonction du type de réclamation et en utilisant des méthodes quantitatives pour évaluer les sommes réclamées. Le node final du modèle corresponde au règlement de la réclamation ou au recours au litige si la réclamation n’est pas réglée. Une fois l’analyse réalisé le contracteur est informé de la décision qui a été prise envers sa réclamation. Le contracteur peut accepter cette décision ou peut la contester en utilisant l’une des méthodes stipulées au contrat. Additionnellement, les parties en désaccord peuvent ressortir à l’utilisation des méthodes alternatives de résolution des différends, tels que la négociation, la médiation, la mise en place des comités de résolution ou l’arbitrage non contraignant. Les auteurs ont également développé à l’aide du modèle du processus, un outil automatisé de guide et prise de décision pour la gestion de réclamations. Je considère que la modélisation du processus de gestion de réclamations facilite la collaboration et la communication entre les parties prenantes du projet. L’établissement d’un modèle avec des étapes, des responsables, des éléments intrants et sortants bien définis permet la rapide compréhension par tous du complexe processus gestion des réclamations. Il permet au contracteur de visualiser les jalons à franchir et les documents à fournir afin de supporter et justifier sa réclamation. Il permet au propriétaire et aux professionnels d’appliquer une méthode de suivie et contrôle, autrement dit une méthode de gestion diligente, pour le traitement des réclamations et ainsi réduire la probabilité que des réclamations devient des litiges. Chaque projet pourrait utiliser le modèle proposé par (Asem et al., 2002) et l’adapter à ses propres particularités contractuelles et administratives. Cependant, tout modèle utilisé, devra définir clairement qui peut demander ou proposé un changement, de quelle façon qu’on le demande ou on le propose, qui peut recommander le changement et qui peut l’approuver. Tout modèle devrait également être capable de vérifier les dommages subis ainsi que les éléments de faute et de lien de causalité de la réclamation (Gervais & Handfield, 2019). Le processus devrait être présenté et socialisé avec toutes les parties concernées à la réunion de démarrage du projet, ainsi que les mécanismes d’accélération des processus d’approbation autres que ceux indiqués au modèle. Au-delà de la modélisation du processus de gestion de réclamations, (Fadwa, 2016) présente des autres éléments à considérer pour améliorer la probabilité de réussite de traitement d’une réclamation, tels que la mise en place d’un système formel de gestion de la documentation et la mise en place d’un système de partage d’expérience. En effet, toute réclamation doit être supporter par une documentation appropriée afin de valider la cause et les montants réclamés. Une bonne gestion documentaire permet d’obtenir, présenter et partager rapidement les documents requis pour supporter une réclamation. Comme tout autre processus, le processus de gestion de réclamations devrait être revue et améliorer avec chaque expérience vécue par l’équipe de projet. Le partage d’expérience ne sert seulement à l’amélioration du processus mais également à l’apprentissage et compréhension du processus par les nouveaux membres de l’équipe, pour ceux qui sont moins expérimentés et pour ceux qui sont peu connaissant du domaine. Un autre facteur majeur de réussite de traitement de réclamations c’est l’analyse et approbation des délais et sommes réclamés. C’est de mon avis, qu’une partie des coûts qui pourraient être reliés à des réclamations futures, pourraient être fixés depuis l’étape d’appel d’offres. Les soumissionnaires devront fournir des taux ou prix unitaires lors du dépôt de leur soumission, et ainsi on s’évite de les négocier lorsqu’un évènement déclenchant une réclamation arrive. En autre, les mécanismes et techniques d’estimation des délais et coûts devront être établit au préalable du début des travaux, lors de la réunion de démarrage du projet. BIBLIOGRAPHIE Abdul-Malak, A., El-Saadi, M., & Abou-Zeid, M. (2002). Process Model for Administrating Construction Claims. Journal of Management in Engineering 18(2), 84-94. Chtita, F. (2016). Processus proactif de gestion des reclamations base sur l’approche de retour expérience. (Mémoire de maîtrise, École Polytechnique de Montréal, Montréal, Canada). Gervais, P. & Handfield M. (2019, Février). MGP 825 Ingénierie des coûts de construction : Gestion de réclamations. Communication présentée aux présentations du cours MGP 825 session hiver 2019 à L’École de Technologie Supérieure, Montréal, Québec. uploads/Management/ travail-individuel-mgp825-eliasvalle-pdf.pdf