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Scénario « Travailler en équipe » - Centre NTE Université de Fribourg - 2017 Pa

Scénario « Travailler en équipe » - Centre NTE Université de Fribourg - 2017 Page 1 Travailler en équipe Centre NTE – Université de Fribourg – 05.2017 © 2017, Centre NTE – DIT / Université de Fribourg Creative Commons Attribution – Pas d’Utilisation Commerciale – Partage dans les mêmes conditions 3.0 Suisse http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/ch/deed.fr. Le lecteur aura intérêt à utiliser le site myple.ch pour retrouver la version la plus à jour de cette ressource ainsi que tous les liens vers les divers tutoriels pouvant l’aider dans la réalisation de la tâche. Lien vers le scénario « Travailler en équipe » : https://elearning.unifr.ch/myple/2014/05/travailler-en-equipe/ Table des matières Résumé du scénario ................................................................................................................................ 4 Activité : Communiquer dans une équipe de travail ............................................................................... 5 Outils informatiques pour l’activité .................................................................................................... 5 Outils de communication ................................................................................................................ 5 Ressources pour l’activité .................................................................................................................... 5 Finalités de l’activité ............................................................................................................................ 5 Etapes de l’activité .............................................................................................................................. 5 Des principes de communication pour toute équipe de travail ...................................................... 5 Avec quels outils communiquer dans l’équipe ? ............................................................................. 6 Bibliographie ....................................................................................................................................... 7 Activité : Organiser un travail en équipe ................................................................................................. 8 Outils informatiques pour l’activité .................................................................................................... 8 Outils de réunions en ligne .............................................................................................................. 8 Outils de calendriers et agendas ..................................................................................................... 8 Outils de pour le stockage et le partage de documents et d’informations .................................... 8 Scénario « Travailler en équipe » - Centre NTE Université de Fribourg - 2017 Page 2 Ressources pour l’activité .................................................................................................................... 8 Finalités de l’activité ............................................................................................................................ 8 Etapes de l’activité .............................................................................................................................. 9 Q1 : Comment créer l’équipe de travail en l’optimisant ? .............................................................. 9 Q2 : Comment commencer à organiser l’équipe de travail ? ......................................................... 9 Q3 : Quels sont les objectifs du travail de l’équipe ? .................................................................... 10 Q4 : Quel est le calendrier de travail de l’équipe ? ....................................................................... 10 Bibliographie ..................................................................................................................................... 11 Activité : Ecrire un document collectivement ....................................................................................... 12 Outils informatiques pour l’activité .................................................................................................. 12 Outils d’écriture collaborative ....................................................................................................... 12 Ressources pour l’activité .................................................................................................................. 12 Finalités de l’activité .......................................................................................................................... 12 Etapes de l’activité ............................................................................................................................ 12 Comment puis-je créer et partager un document ? ..................................................................... 12 Comment sauver mon document ? ou accéder à une version antérieure ? ................................. 13 Comment voir et savoir le travail des uns et des autres ? ............................................................ 13 Comment faciliter l’avancement du document ? .......................................................................... 14 Comment savoir quand le document est terminé ?...................................................................... 14 Où faire la mise en page finale ? ................................................................................................... 15 Activité : Mener (ou participer à) une réunion de projet ...................................................................... 16 Outils informatiques pour l’activité .................................................................................................. 16 Outils de réunions en ligne ............................................................................................................ 16 Outils de calendriers et agendas ................................................................................................... 16 Outils pour le stockage et le partage de documents et d’informations ....................................... 16 Ressources pour l’activité .................................................................................................................. 16 Finalités de l’activité .......................................................................................................................... 16 Etapes de l’activité ............................................................................................................................ 17 Comment trouver le meilleur moment pour une réunion ? ......................................................... 17 Comment s’organiser avant la réunion ? ...................................................................................... 17 Et si quelqu’un ne peut pas être présent à une réunion ? ............................................................ 18 Comment s’organiser pendant une réunion ? .............................................................................. 18 Que faire à la fin d’une réunion et juste après ? ........................................................................... 19 Bibliographie ..................................................................................................................................... 19 Scénario « Travailler en équipe » - Centre NTE Université de Fribourg - 2017 Page 3 Activité : Prendre une décision en équipe ............................................................................................ 20 Outils informatiques pour l’activité .................................................................................................. 20 Outils de vote en ligne ................................................................................................................... 20 Tutoriels sur les outils de vote en ligne ......................................................................................... 20 Ressources pour l’activité .................................................................................................................. 20 Finalités de l’activité .......................................................................................................................... 20 Etapes de l’activité ............................................................................................................................ 21 Q1 : Le point sur lequel l’équipe doit prendre une décision est-il clair ? ...................................... 21 Q2 : Comment faire naître les arguments à prendre en compte dans une décision ? ................. 21 Q3 : Comment prendre une décision ? ......................................................................................... 22 Bibliographie ..................................................................................................................................... 23 Activité : Partager des ressources avec les membres d’une équipe ..................................................... 24 Outils informatiques pour l’activité .................................................................................................. 24 Outils pour le stockage et le partage de documents et d’informations ....................................... 24 Ressources pour l’activité .................................................................................................................. 24 Finalités de l’activité .......................................................................................................................... 24 Etapes de l’activité ............................................................................................................................ 24 Q1 : Comment partager des listes d’informations ? ..................................................................... 24 Q2 : Comment partager des documents ? .................................................................................... 25 Scénario « Travailler en équipe » - Centre NTE Université de Fribourg - 2017 Page 4 Résumé du scénario Le travail en équipe a beaucoup d’utilités pour les membres d’une équipe : • profiter, au bon sens du terme, des forces (connaissances et compétences) des autres • faire profiter les autres, toujours dans le bon sens du terme, de ses propres forces • aller plus loin, même si parfois le rythme est plus lent • faciliter l’épanouissement personnel • diminuer un éventuel sentiment d’isolement • augmenter la motivation Faciliter le travail en équipe n’est pas qu’une question d’utilisation d’outils. Une équipe mettant en œuvre beaucoup de TIC pourrait être très peu efficace si : • elle est très peu organisée (objectifs, calendrier, etc.) • si elle choisit et utilise des outils au hasard, sans avoir réellement pensé à ses besoins • si elle ne définit pas de règles communes d’usage de ses outils On observe un impact positif certain avec l’usage des TIC dans les activités de travail en équipe. On peut résumer ces valeurs ajoutées avec les TIC à l’aide des points suivants : • les TIC facilitent incroyablement le partage des informations dans le groupe et/ou l’équipe • les TIC en réseau permettent de maintenir un rythme commun tout en autorisant les individus à garder leur propre rythme • les TIC rendent possibles des tâches synchrones à distance dans des espaces virtuels (en particulier des réunions) • les TIC rendent possibles des tâches asynchrones à distance sur des objets communs (en particulier des documents) Il peut sembler artificiel de se servir d’outils en ligne pour dynamiser le travail d’une équipe d’étudiants qui sont tous inscrits dans la même université et se voient tous les jours ou presque. A contrario, on peut mesurer le grand avantage de tels outils quand il faut, par exemple, tenir compte d’un membre d’une équipe qui préfèrera travailler tard le soir et d’un autre qui devra se rendre chez ses parents durant un week end où le travail devra néanmoins avancer. Les outils en ligne facilitent alors tellement la gestion d’un travail fait à plusieurs que, dès qu’on y a goûté, on ne peut plus s’en passer. Scénario « Travailler en équipe » - Centre NTE Université de Fribourg - 2017 Page 5 Activité : Communiquer dans une équipe de travail Outils informatiques pour l’activité Outils de communication Skype SWITCHinteract Nous ne donnons pas ici de recommandations sur les outils de courriers électroniques tant ceux-ci sont devenus communs. Ressources pour l’activité • Scenario Travail en équipe • Plus d’informations sur les outils de communication Finalités de l’activité La progression d’un travail d’équipe crée toute une série de situations de communication. Par exemple, un membre partage un document dans lequel il pense avoir trouvé des arguments intéressants pour la thématique explorée. Ce membre indique aux autres ces arguments et tout le monde communique sur leur pertinence et leur validité. Un autre exemple est celui d’une réunion de l’équipe durant laquelle un membre intervient pour proposer que l’on passe à l’étape suivante du travail à effectuer. Cette personne explique pourquoi elle pense que l’étape précédente est aboutie et tout le monde exprime son accord ou désaccord. Dans toutes ces situations, l’application de certains principes peut rendre la communication plus efficace. De plus, certains outils et méthodes peuvent améliorer cette communication. Etapes de l’activité Des principes de communication pour toute équipe de travail Alaoui, Laferrière et Meloche (1996) expliquent plusieurs principes fondamentaux de la communication à prendre en compte dans toute équipe de travail. Scénario « Travailler en équipe » - Centre NTE Université de Fribourg - 2017 Page 6 • Le travail peut se développer s’il y a circulation des informations. o Cette circulation nécessite que chacun puisse s’exprimer librement. La compréhension de ces informations, repose sur la condition que chacun veille à écouter et comprendre les autres. Aussi bien l’expression que l’écoute de tous les membres doivent se faire dans le respect et la confiance. o En particulier: “Les membres d’une équipe doivent adopter une attitude positive à l’égard d’un membre qui prend l’initiative de clarifier un problème ou de débattre d’une question.” (Ibid.) • Il y a deux types d’informations qui circulent dans une équipe : o les informations propres au travail à faire ; o les sentiments des membres de l’équipe tels qu’ils les expriment à propos de ce travail et des arguments apportés par les autres membres. • La participation de chaque membre est requise. o “Dans la formule du travail en équipe, la participation de chaque membre est requise avant tout en regard de la réalisation de la tâche commune et de l’atteinte de la cible commune. La cible et la tâche communes doivent constituer la priorité de chaque individu.” (Ibid.) • “Le désaccord fait partie du quotidien d’une équipe.” (Ibid.) o Si chaque membre de l’équipe ne peut pas toujours être d’accord avec tous les autres, uploads/Management/ travailler-en-equipe.pdf