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UNITE DE GESTION DU PROJET MANUEL D’EXECUTION DU PNMP-CI UNITE DE GESTION DU PR

UNITE DE GESTION DU PROJET MANUEL D’EXECUTION DU PNMP-CI UNITE DE GESTION DU PROJET REF MEP PAGE 2 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE SOMMAIRE Version: Provisoire SOMMAIRE PREALABLE.........................................................................................................................8 TABLES DES SIGLES ET DEFINITIONS....................................................................................9 CHAPITRE 1 : PRESENTATION ET ORGANISATION DU MANUEL..........................................16 1.1. OBJECTIFS DU MANUEL.....................................................................................17 1.2. ORGANISATION DU MANUEL...........................................................................17 1.3. MISE A JOUR DU MANUEL.................................................................................17 1.3.1. MODIFICATION DES PROCEDURES..............................................................17 1.3.2. METHODOLOGIE DE MISE A JOUR...............................................................18 1.3.3. RESPONSABILITES DE LA TENUE, DE LA MISE A JOUR DU MANUEL 18 CHAPITRE II : ORGANISATION ET GESTION DE L’UGP.........................................................19 2.1. PRESENTATION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’UGP......20 2.1.1. CADRE INSTITUTIONNEL...............................................................................20 2.1.2. RELATIONS DE L’UGP AVEC L’UNACOOPEC-CI, LE COMITE DIRECTEUR ET LE COMITE TECHNIQUE....................................................................21 CHAPITRE III : DESCRIPTION DES TACHES ET RESPONSABILITES.........................................23 3.1. DESCRIPTION DES FICHES DE POSTE..............................................................24 3.1.1. COORDONNATEUR DU PROJET.....................................................................24 3.1.2. RESPONSABLE DU SUIVI -EVALUATION DES PROJETS ET PROGRAMMES...................................................................................................................25 3.1.3. RESPONSABLE ADMINISTRATIF, FINANCIER ET COMPTABLE............26 3.1.4. RESPONSABLE PASSATION DES MARCHES...............................................27 3.1.5. ASSISTANTE DE DIRECTION..........................................................................29 3.1.6. COMPTABLE......................................................................................................30 CHAPITRE IV : DESCRIPTION DES PROCEDURES.................................................................31 4.1. COURRIER DEPART..............................................................................................32 4.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................32 4.1.2. REGLES DE GESTION.......................................................................................32 4.1.3. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS...........................................................32 4.1.4. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................32 UGP UGP UGP UNITE DE GESTION DU PROJET REF MEP PAGE 3 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE SOMMAIRE Version: Provisoire 4.2. COURRIER ARRIVEE............................................................................................34 4.2.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................34 4.2.2. REGLES DE GESTION.......................................................................................34 4.2.3. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS...........................................................34 4.2.4. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................34 4.3. CIRCULATION DE L’INFORMATION................................................................36 CHAPITRE V : GESTION DE LA TRESORERIE........................................................................37 5.1. GESTION DE LA CAISSE......................................................................................38 5.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................38 5.1.2. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE............................................38 5.1.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................38 5.1.4. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS...........................................................38 5.1.5. PRINCIPALES ETAPES......................................................................................38 5.2. GESTION DU COMPTE SPECIAL........................................................................40 5.2.1. OBJET...................................................................................................................40 5.2.2. CHAMP D’APPLICATION.................................................................................40 5.2.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................40 5.2.4. PRINCIPALES ETAPES......................................................................................42 5.3. GESTION BUDGETAIRE.......................................................................................43 5.3.1. ELABORATION DU BUDGET..........................................................................43 5.3.1.1. OBJET...................................................................................................................43 5.3.1.2. CHAMP D’APPLICATION.................................................................................43 5.3.1.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................43 5.3.2. SUIVI BUDGETAIRE.........................................................................................46 5.3.2.1. OBJET...................................................................................................................46 5.3.2.2. CHAMP D’APPLICATION.................................................................................46 5.3.2.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................46 5.4. MODES DE DECAISSEMENTS.............................................................................48 5.4.1. LE PAIEMENT DIRECT.....................................................................................48 5.4.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................49 5.4.1.2. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................49 UGP UGP UGP UNITE DE GESTION DU PROJET REF MEP PAGE 4 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE SOMMAIRE Version: Provisoire 5.4.1.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................49 5.4.1.4. PRINCIPALES ETAPES......................................................................................49 5.5. LE REMBOURSEMENT.........................................................................................51 5.5.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................51 5.5.2. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................51 5.5.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................51 5.5.4. PRINCIPALES ETAPES......................................................................................51 5.6. MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE..........................................54 5.6.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................54 5.6.2. CHAMP D’APPLICATION.................................................................................54 5.6.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................54 5.6.4. PRINCIPALES ETAPES......................................................................................54 CHAPITRE VI : REGLEMENT DES FACTURES........................................................................56 6.1. REGLEMENT DES FACTURES PAR CHEQUE..................................................57 6.1.1. REGLES DE GESTION.......................................................................................57 6.1.2. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS...........................................................57 6.1.3. CHAMP D'APPLICATION DE LA PROCEDURE............................................57 6.2. REGLEMENT DES FACTURES PAR PAIEMENT DIRECT...............................60 6.2.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................60 6.2.2. REGLES DE GESTION.......................................................................................60 6.2.3. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................60 CHAPITRE VII : COMPTABILITE ET REPORTING FINANCIER.................................................62 7.1. GENERALITES.......................................................................................................63 7.2. COMPTABILITE.....................................................................................................65 7.2.1. CADRE COMPTABLE GENERAL....................................................................65 7.2.2. CADRE COMPTABLE ANALYTIQUE.............................................................66 7.2.3. PRINCIPE D’EQUILIBRE ENTRE LES EMPLOIS ET LES RESSOURCES..66 7.2.4. COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS..........................................66 7.2.5. PRINCIPE DE SAISIE DES PIECES COMPTABLES.......................................67 7.3. ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE.................................................68 7.3.1. ORGANISATION COMPTABLE.......................................................................68 UGP UGP UGP UNITE DE GESTION DU PROJET REF MEP PAGE 5 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE SOMMAIRE Version: Provisoire 7.3.2. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES..................................................68 7.4. TRAVAUX DE CLOTURE COMPTABLE (INVENTAIRE)................................71 7.4.1. GENERALITES...................................................................................................71 7.4.2. BALANCE DE CLOTURE..................................................................................71 7.4.3. ÉTABLISSEMENT DES ETATS FINANCIERS................................................71 7.5. PLAN COMPTABLE DU PROJET PNMP.............................................................72 7.6. GUIDE DE COMPTABILISATION........................................................................75 7.6.1. DEMANDE DE FONDS POUR LE FONCTIONNEMENT DE L’UGP............75 7.6.2. DEMANDE DE FONDS POUR LE COMPTE DES INSTITUTIONS..............76 7.6.3. ACQUISITION D’IMMOBILISATION PAR L’UGP........................................78 7.6.4. PRISE EN CHARGE D’UNE DEPENSE............................................................79 CHAPITRE VIII : AUDIT.......................................................................................................80 CHAPITRE IX : PASSATION DE MARCHES............................................................................82 9.1. PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES..............................................83 9.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................83 9.1.2. APPLICATION....................................................................................................83 9.1.3. REGLES DE GESTION.......................................................................................83 CHAPITRE X : MARCHES DES BIENS ET TRAVAUX...............................................................88 10.1. MARCHE DES BIENS ET TRAVAUX..................................................................89 10.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................89 10.1.2. REGLES DE GESTION.......................................................................................89 10.1.3. DOCUMENTS, OUTILS ET SUPPORTS...........................................................89 10.2. CHAMP D'APPLICATION.....................................................................................90 10.2.1. PRINCIPES...........................................................................................................90 10.2.2. ETAPES DE LA PROCEDURE..........................................................................91 10.2.3. MARCHES DE TRAVAUX................................................................................91 CHAPITRE XI : MARCHES DE CONSULTANTS.......................................................................95 11.1. LE MARCHE DE CONSULTANTS.......................................................................96 11.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE.............................................................................96 11.1.2. REGLES DE GESTION.......................................................................................96 11.1.3. DOCUMENTS, OUTILS ET SUPPORTS...........................................................97 UGP UGP UGP UNITE DE GESTION DU PROJET REF MEP PAGE 6 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE SOMMAIRE Version: Provisoire 11.1.4. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................97 11.1.5. CHOIX DE LA METHODE.................................................................................97 11.2. SELECTION BASEE SUR LA QUALITE ET LE COUT......................................98 11.2.1. REGLES DE GESTION.......................................................................................98 11.2.2. DOCUMENTS, OUTILS ET SUPPORTS...........................................................98 11.2.3. CHAMP D'APPLICATION.................................................................................98 11.3. SELECTION FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANTS....104 11.3.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................104 11.3.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................104 11.3.3. DOCUMENTS, OUTILS ET SUPPORTS.........................................................104 11.3.4. CHAMP D'APPLICATION...............................................................................104 11.4. SELECTION DE CONSULTANTS INDIVIDUELS (CI)....................................107 11.4.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................107 11.4.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................107 11.4.3. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE.............................................................107 CHAPITRE XII : MARCHES DE FOURNITURES....................................................................108 12.1. TRAITEMENT DES DEMANDES D’ENGAGEMENT......................................109 12.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................109 12.1.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................109 12.1.3. CHAMP D’APPLICATION DE LA PROCEDURE.........................................109 12.2. APPEL D’OFFRE INTERNATIONAL.................................................................109 12.2.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................109 12.2.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................109 12.3. APPEL D’OFFRE NATIONAL.............................................................................111 12.3.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................111 12.3.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................111 12.4. CONSULTATION DE FOURNISSEURS A L’ECHELON NATIONAL............113 12.4.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................113 12.4.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................113 12.4.3. CHAMP D’APPLICATION DE LA PROCEDURE.........................................113 CHAPITRE XIII : RECEPTION DES TRAVAUX DE CONSULTANTS ET FOURNITURES..............115 UGP UGP UGP UNITE DE GESTION DU PROJET REF MEP PAGE 7 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE SOMMAIRE Version: Provisoire 13.1. RECEPTION DES SERVICES DE CONSULTANTS..........................................116 13.1.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................116 13.1.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................116 13.1.3. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS.........................................................116 13.1.4. CHAMP D’APPLICATION DE LA PROCEDURE.........................................116 13.2. RECEPTION DES FOURNITURES.....................................................................118 13.2.1. OBJET DE LA PROCEDURE...........................................................................118 13.2.2. REGLES DE GESTION.....................................................................................118 13.2.3. DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS.........................................................118 13.2.4. CHAMP D’APPLICATION DE LA PROCEDURE.........................................118 UGP UGP UGP UNITE DE GESTION DU PROJET REF MEP PAGE 8 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE PREALABLE Version: Provisoire PREALABLE Le manuel contient les procédures qui définissent les modes d’acquisitions de Biens, Travaux et de services connexes dans le cadre du Programme Nationale de Microfinance Participative de Côte d’Ivoire (PNMP-CI). La mise en place de procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :  Fournir un cadre formel d’exécution des opérations qui soit conforme : aux principes et règles de bonne gestion généralement admis ; aux codes des marchés publics ; à toute autre législation ivoirienne.  Responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des attributions afférentes ;  Rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l’optimisation des circuits d’information (circulation des documents) ; Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace et évolutif. Le présent manuel a été conçu selon les dispositions de l’accord de Financement référencé CIV-0029 et les directives pour l’acquisition de biens, travaux et services connexes dans le cadre des projets financés par la banque islamique de développement (BID). Le manuel a pour objectif de doter les animateurs de l’Unité de Gestion du Projet (UGP) d’un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations du Programme National de Microfinance Participative en Côte d’Ivoire (PNMP-CI). Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du système de gestion qui doit se traduire pour l’UGP par des contrôles réguliers afin de pallier les différents risques pouvant résulter de fraudes (domaine de l'exceptionnel), mais surtout de négligences, d'erreurs d'exécution, de jugement ou de compréhension (domaine du quotidien). Il revient au Coordonnateur du Projet de veiller au respect des dispositions du manuel. Toute difficulté d’application rencontrée par les agents, devra être remontée au niveau Supérieur par les voies appropriées afin de faire l’objet d’une révision le cas échéant. C’est à la seule condition de l’application stricte des procédures que l’UGP peut s’assurer d’une gestion efficace et efficiente du Projet. UGP UGP UGP UGP UNITE DE GESTION DU PROJETS REF MFPM PAGE 9 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE TABLES DES SIGLES ET DEFINITIONS Version: Provisoire TABLES DES SIGLES ET DEFINITIONS Sigles/Termes Définitions AC Avis de crédit AD Assistante de Direction ANO Avis de Non-Objection AOI Appels d'Offres International AON Appels d'Offres National BC Bon de Commande BID Banque islamique de développement BL Bon de livraison CD Comité Directeur CP Coordonnateur du Projet CP Coordonnateur du Projet CSE Cellule de Suivi Evaluation CT Comité Technique DAO Dossier d'Appel d'Offres DMP Direction des marchés publics DP Dette Publique DP Demande de Proposition DPD Demande de Paiements Directs DRF Demande de reconstitution de fonds ou Demande de retrait d fonds FDC Fonds de Contrepartie IMF Institution de microfinance IMF Institutions de microfinance MEP Manuel d’exécution du projet UGP UGP UGP UGP UNITE DE GESTION DU PROJETS REF MFPM PAGE 10 PRESENTATION ET ORGANISATION REDIGE Avril 2020 REVISE TABLES DES SIGLES ET DEFINITIONS Version: Provisoire MI Manifestation d’Intérêts OD Opérations diverses PCD Président du Comité Directeur PNMP Programme national de microfinance participative PPM Plan de passation de marchés PPM PTBA Programme de travail et budget annuel PV Procès-Verbal RAF Responsable Administratif et Financier RPM Responsable Passations des Marchés RSE Responsable Suivi Evaluation SYSCO HADA Le Système Comptable retenu ou préconisé par l'acte uniform n°7 portants Organisation et Harmonisation des comptabilité sises dans les Etats membres qui ont signés le traité d l'OHADA. TDR Termes De Références TER Tableau des uploads/Management/ version-provisoire-manuel-de-procedures-financieres-et-de-passation-de-marche.pdf