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ÉVALUATION DÉCENTRALISÉE POUR LA PRISE DE DÉCISION FONDÉE SUR DES DONNÉES PROBA

ÉVALUATION DÉCENTRALISÉE POUR LA PRISE DE DÉCISION FONDÉE SUR DES DONNÉES PROBANTES ÉVALUATION DÉCENTRALISÉE Guide de procédures et contenu Système d’assurance qualité des évaluations décentralisées Avril 2021 Avant-propos Le Système d’assurance qualité des évaluations décentralisées (DEQAS) est l’un des éléments essentiels à la mise en œuvre de la politique d’évaluation du PAM. Il s’agit du moyen principal dont dispose la fonction d’évaluation pour garantir le respect des principes internationaux d’évaluation suivants : • Indépendance: en définissant des normes qui renforcent l’impartialité du processus d’évaluation et de l’élaboration de rapports sur les constatations. • Crédibilité: en définissant des normes qui garantissent que les évaluations sont fondées sur des données probantes et suivent des procédures transparentes et systématiques. • Utilité: en établissant des étapes clés dans les processus d’évaluation pour leur réalisation dans des délais opportuns et en veillant au respect des normes en matière d’élaboration des rapports pour en assurer l’accessibilité. Le système DEQAS guide l’ensemble des évaluations décentralisées commandées par le PAM et menées par des équipes d’évaluation indépendantes. Le système DEQAS est un système complet visant à soutenir et à guider les bureaux de pays, les bureaux régionaux et les divisions du siège (autres que le Bureau de l’évaluation) lors de la planification, de la demande et de la gestion desdites évaluations décentralisées. Le système DEQAS est un outil de travail destiné aux équipes d’évaluation du PAM, couvrant toutes les étapes du cycle d’évaluation. Le présent guide ne constitue pas un manuel complet sur l’évaluation et ne remplace aucunement la documentation disponible en la matière. Le système DEQAS s’inspire des normes et règles du Groupe des Nations Unies pour l’évaluation (GNUE), du réseau de l’OCDE-CAD sur l’évaluation, des outils connexes du Réseau d’apprentissage actif pour la redevabilité et la performance (ALNAP), ainsi que de la documentation plus vaste sur l’évaluation et de la communauté de pratique. Le système DEQAS se compose des éléments suivants: I. Guide de procédures II. Listes de contrôle de la qualité III. Modèles IV. Notes techniques V. Mini-guide à l’intention des directeurs de pays/directeurs de pays adjoints VI. Outil de prise de décision pour guider l’arbitrage entre une évaluation décentralisée et un examen VII. Autres documents de référence. La première version du système DEQAS a été mise à l’essai en 2016. Depuis, il a été régulièrement et systématiquement mis à jour afin de répondre à l’évolution des besoins de la fonction d’évaluation du PAM, de se conformer aux bonnes pratiques internationales et de faire suite aux retours des unités régionales d’évaluation et des gestionnaires d’évaluation pour s’assurer que le document définitif remplisse ses objectifs. En 2020, le Bureau de l’évaluation a révisé l’intégralité du Système d’assurance qualité des évaluations (EQAS) pour tous les types d’évaluations afin d’assurer un meilleur alignement, le cas échéant, et de refléter les directives récentes du GNUE, telles que les directives éthiques en matière d’évaluation de 2020. Des mises à jour supplémentaires et de nouveaux documents seront constamment ajoutés, selon les besoins, afin de s’assurer que le system DEQAS continue de refléter les bonnes pratiques et exigences en matière de gestion nouvelles. Andrea Cook Directrice de l’évaluation Mars 2021 1. Introduction ............................................................................................................................................... 7 1.1. Informations générales ................................................................................................................................... 7 1.2. Aperçu des orientations et mécanismes de soutien aux évaluations décentralisées ............................ 9 1.3. Qu’est-ce qu’une évaluation décentralisée au sein du PAM ? .................................................................. 10 1.4. Rôles et responsabilités ................................................................................................................................ 11 1.5. Assurance qualité .......................................................................................................................................... 17 Étape 1: Planification ................................................................................................................................... 18 Étape 1.1. Déterminer l’utilisation prévue, le type et la portée de l’évaluation ............................................. 20 Étape 1.2 Estimer le budget et le calendrier initial ........................................................................................... 22 Étape 1.3 Établir un lien avec le plan et les processus de suivi ....................................................................... 23 Étape 1.4 Préciser les dispositions visant à garantir l’impartialité et l’indépendance .................................. 24 Étape 1.5 Convenir des rôles et responsabilités ............................................................................................... 25 Étape 2: Préparation .................................................................................................................................... 30 Introduction ........................................................................................................................................................... 30 Étape 2.1 Rédiger les termes de référence ........................................................................................................ 31 Étape 2.2 Préciser les dispositions visant à garantir l’impartialité et l’indépendance .................................. 37 Étape 2.3 Contrôler la qualité, mener des consultations et établir la version finale des termes de référence ................................................................................................................................................................ 38 Étape 2.4 Sélectionner et contractualiser l’équipe d’évaluation et établir la version finale du budget ..... 39 Étape 2.5 Constituer et partager un fonds documentaire ............................................................................... 42 Étape 2.6 Élaborer le plan de communication et de gestion des connaissances ......................................... 43 Étape 3: Mise en route ................................................................................................................................. 44 Introduction ........................................................................................................................................................... 44 Étape 3.1 Assurer l’orientation de l’équipe d’évaluation .................................................................................. 46 Étape 3.2 Réaliser l’examen documentaire........................................................................................................ 47 Étape 3.3 Mener des réunions de mise en route .............................................................................................. 47 Étape 3.4 Préparer le rapport de démarrage provisoire .................................................................................. 48 Étape 3.5 Assurer la qualité du rapport de démarrage provisoire ................................................................. 49 Étape 3.6 Finaliser et approuver le rapport de démarrage ............................................................................. 51 Étape 4: Collecte de données ...................................................................................................................... 52 Introduction ........................................................................................................................................................... 52 Étape 4.1 Préparer les activités d’évaluation sur le terrain............................................................................. 53 Étape 4.2 Effectuer les activités sur le terrain et l’analyse préliminaire ......................................................... 54 Étape 4.3 Présenter les bilans de fin des activités sur le terrain ..................................................................... 55 Étape 5: Élaboration de rapports ............................................................................................................... 57 Introduction ........................................................................................................................................................... 57 Étape 5.1 Préparer le rapport d’évaluation provisoire ..................................................................................... 58 Table des matières Étape 5.2 Assurer la qualité du rapport d’évaluation provisoire..................................................................... 59 Étape 5.3 Transmettre le rapport d’évaluation provisoire aux parties prenantes (pour recueillir des commentaires) ...................................................................................................................................................... 60 Étape 5.4 Finaliser et approuver le rapport d’évaluation ................................................................................. 61 Étape 6: Diffusion et suivi ........................................................................................................................... 63 Introduction ........................................................................................................................................................... 63 Étape 6.1 Préparer la réponse de la direction et l’ajouter au système R2 ..................................................... 64 Étape 6.2 Publier le rapport d’évaluation et la réponse de la direction du PAM .......................................... 65 Étape 6.3 Organiser un bilan de fin d’évaluation sur les enseignements tirés ............................................. 65 Étape 6.4 Soumettre le rapport d’évaluation à une évaluation qualitative post hoc ................................... 65 Étape 6.5 Diffuser et utiliser les résultats de l’évaluation ................................................................................ 66 Étape 6.6 Suivre la mise en œuvre des suites données aux recommandations de l’évaluation dans le système R2 ..................................................................................................................... 68 Liste des abréviations ................................................................................................................................. 70 Liste des figures Figure 1: Documents cadres — la fonction d’évaluation du PAM ..................................................................... 7 Figure 2: Mécanismes de soutien du PAM consacrés aux évaluations décentralisées ................................. 9 Figure 3: Types d’évaluation ............................................................................................................................... 10 Figure 4: Dispositions garantissant l’impartialité des évaluations décentralisées ........................................ 21 Liste des tableaux Tableau 1: Principes d’évaluation internationaux ............................................................................................... 8 Tableau 2: Résumé des responsabilités — étape de planification ............................................................... 16 Tableau 3: Durée recommandée d’une évaluation décentralisée .................................................................. 20 Tableau 4: Résumé des responsabilités — étape de préparation .................................................................. 26 Tableau 5: cartographie du processus d’assurance qualité et d’examen des termes de référence .......... 32 Tableau 6: Résumé des responsabilités — étape de mise en route ............................................................... 37 Tableau 7: cartographie du processus d’assurance qualité du rapport de démarrage ............................. 41 Tableau 8: cartographie du processus de finalisation du rapport de démarrage ...................................... 43 Tableau 9: Résumé des responsabilités — étape de collecte de données .................................................... 44 Tableau 10: Résumé des responsabilités — étape d’élaboration de rapports .............................................. 48 Tableau 11: cartographie du processus d’assurance qualité du rapport d’évaluation ................................ 50 Tableau 12: cartographie du processus de finalisation du rapport d’évaluation ........................................ 52 Tableau 13: Résumé des responsabilités — étape de diffusion et de suivi ................................................... 53 Tableau 14: cartographie du processus de préparation de la réponse de la direction ............................... 54 Tableau 15: cartographie du processus d’évaluation qualitative post hoc ................................................... 56 Liste des encadrés Encadré 1: Présentation du paquet d’orientation DEQAS .................................................................................. 9 Encadré 2: Caractéristiques des évaluations du PAM ..................................................................................... 11 Encadré 3: Normes minimales de couverture des évaluations décentralisées ............................................ 17 Encadré 4: Résumé des compétences et aptitudes requises d’un gestionnaire de l’évaluation ................. 22 Encadré 5: Rôle et composition du comité d’évaluation .................................................................................. 24 Encadré 6: Collaboration avec les donateurs sur les évaluations ................................................................... 25 Encadré 7: Principes d’indépendance, d’impartialité, de crédibilité et d’utilité ............................................. 27 Encadré 8: Principaux documents et sources de données .............................................................................. 29 Encadré 9: Considérations relatives à l’intégration de la problématique de l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes dans les évaluations ......................................................................................... 30 Encadré 10: Comment contenir les coûts de l’évaluation ................................................................................ 31 Encadré 11: Définition du conflit d’intérêts (extrait des directives éthiques du GNUE) ............................... 34 Encadré 12: Compétences requises des évaluateurs (adapté du cadre de compétences pour l’évaluation du GNUE) ................................................................................................................................................................ 34 Encadré 13: Questions à prendre en compte lors de la sélection d’une équipe d’évaluation .................... 35 Encadré 14: Principes d’indépendance, d’impartialité, de crédibilité et d’utilité ........................................... 38 Encadré 15: But et contenu des réunions de mise en route ........................................................................... 40 Encadré 16: Suggestions visant à faciliter le processus d’examen du rapport de démarrage .................... 42 Encadré 17: Principes d’indépendance, d’impartialité, de crédibilité et d’utilité ........................................... 45 Encadré 18: Dispositions en matière de sécurité pour les équipes d’évaluation ....................................... 46 Encadré 19: Contenu recommandé de la présentation du bilan .................................................................. 47 Encadré 20: Principes d’indépendance, d’impartialité, de crédibilité et d’utilité ......................................... 49 Encadré 21: Processus de formulation des recommandations et de renforcement de l’appropriation de celles-ci ................................................................................................................................................................... 49 Encadré 22: Suggestions visant à faciliter uploads/Management/ wfp-0000015576.pdf