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7 étapes pour mettre en place un système de suivi et d'évaluation La conception

7 étapes pour mettre en place un système de suivi et d'évaluation La conception d'un système de suivi et d'évaluation, ou système de S&E, est une tâche complexe qui implique généralement le personnel de différentes unités. Cet article décrit le développement d'un tel système en 7 étapes (1). Chaque étape est liée à des questions clés, qui visent à stimuler une discussion sur l'état actuel du système de S&E dans un projet ou dans une organisation. Par conséquent, les 7 étapes ne représentent pas une séquence chronologique stricte pour le développement d'un système de S&E. Toutes les étapes doivent être considérées dès le début :  Étape 1 : Définir l'objectif et la portée du système de S&E  Étape 2 : S'accorder sur les résultats et les objectifs - Théorie du changement (y compris les indicateurs)  Étape 3 : Planifier la collecte et l'analyse des données (y compris le développement d'outils)  Étape 4 : Planifier l'organisation des données  Étape 5 : Planifier le flux d'informations et les exigences en matière de rapports (comment et pour qui ?)  Étape 6 : Planifier des processus de réflexion et des événements  Étape 7 : Planifiez les ressources et les compétences nécessaires Étape 1 : Définir l'objectif et la portée du système de S&E Il est crucial de définir la portée du système de S&E dès le début. Une question à laquelle il faudra probablement répondre est de savoir si le système doit être axé sur l'impact et si nous voulons même surveiller les impacts de plus haut niveau, ou si l'équipe du projet se contente d'enregistrer simplement la bonne mise en œuvre des activités et leurs résultats. Les deux peuvent avoir du sens et être corrects, selon les circonstances et ce qui est nécessaire pour pouvoir améliorer le projet de la meilleure façon possible. Bien sûr, un suivi de haut niveau axé sur les résultats est généralement préférable, mais il peut également échouer en raison des capacités disponibles. De plus, il devrait être clair dès le début qui continuera à travailler avec les résultats du S&E plus tard. Un défi dans cette première étape consiste à engager le personnel et à le convaincre que le temps et les efforts supplémentaires nécessaires pour mettre en place un système de S&E en valent la peine afin d'améliorer le pilotage du projet et donc la qualité des résultats du projet ou du programme. Il existe des activités nombreuses et variées qui peuvent être menées à cette fin. Pour certaines équipes de projet/programme, un atelier ou une présentation peut être utile pour convaincre de l'utilité du suivi ; dans d'autres cas, diverses discussions en face à face peuvent être plus appropriées. L'approche doit finalement être décidée par la personne responsable du S&E et dépend des ressources disponibles et des personnes clés impliquées. Une consultation préalable à ce sujet peut être utile. Étape 2 : S'accorder sur les résultats et les objectifs - Théorie du changement (y compris les indicateurs) Une théorie du changement (TdC) est une description de comment et pourquoi les activités devraient conduire à des résultats à court, moyen et long terme sur une période de temps. Il ne s'agit pas seulement d'identifier les résultats et les objectifs. En fait, une table des matières est un ensemble d'hypothèses ou d'hypothèses d'impact qui peuvent être décrites comme un diagramme visuel, un récit ou les deux. Une fois qu'il y a une TdC ou quelque chose de similaire, le personnel saura mieux quelles données de S&E collecter. Les TdC ne sont pas nécessairement complexes, mais elles fournissent un moyen de résumer la complexité d'une situation et de la clarifier. Au mieux, cela permet à un large éventail de parties prenantes de parvenir à une compréhension commune du pourquoi et du comment les activités conduiront aux résultats souhaités. De plus amples informations et des exemples de ToC sont fournis par Culligan & Sherriff dans "A Guide to the MEAL DPro". Il est utile d'impliquer une variété de parties prenantes lors de l'élaboration de la ToC - cela pourrait inclure le personnel, les bénéficiaires, les partenaires, les bailleurs de fonds et même d'autres experts qui connaissent le thème technique. Le processus de développement et la réflexion impliquée sont souvent aussi importants que le diagramme ou le récit produit. Cependant, si cela semble prendre trop de temps, une bonne pratique courante consiste à produire un premier projet, qui peut ensuite être discuté avec d'autres parties prenantes clés. Le résultat de ce travail devrait être une description complète mais pas trop compliquée des activités et de ses résultats, avec des résultats prioritaires pour la mesure et des indicateurs SMART (2) pour collecter des données les concernant. Bien entendu, les TdC doivent être régulièrement révisées, car le contexte et les besoins changent également. Mais les résultats et les impacts de haut niveau sont généralement valables pendant quelques années. Il convient de noter qu'une critique importante de la théorie du changement est qu'elle néglige les réalités sociales et les éventuels effets négatifs du projet et qu'elle pourrait réduire la vision des objectifs du projet/programme planifié. Étape 3 : Planifier la collecte et l'analyse des données (y compris le développement d'outils) Pour cette étape, il est recommandé de créer un plan de travail de S&E, une matrice de S&E ou une combinaison des deux. Selon les besoins d'un programme ou d'un projet, la conception d'un tel document peut varier considérablement. Cependant, pour s'assurer que les activités de S&E sont mises en œuvre, il est conseillé de déterminer dans une telle matrice des responsabilités claires avec des délais ou des fréquences de collecte de données. Evaluation Toolbox fournit un modèle qui peut être personnalisé en fonction de ces besoins. Les méthodes de collecte des données dépendent des informations nécessaires. Par exemple, si des informations quantitatives sur les emplois créés sont nécessaires, une enquête avec un questionnaire standardisé peut être utile alors que si des informations sur les raisons des changements de comportement des groupes soutenus sont nécessaires, des entretiens qualitatifs ou une combinaison d'entretiens et d'une enquête standardisée peuvent être utiles. plus utile. Les outils de collecte de données (par exemple, les directives d'entretien et les questionnaires) doivent être pré-testés avant d'être effectivement utilisés. Des conseils importants sur la façon de développer de tels outils peuvent également être trouvés dans la boîte à outils d'évaluation susmentionnée et sur les sites Web d'INTRAC. Certains membres du personnel impliqués doivent probablement avoir des compétences analytiques (par exemple, des compétences statistiques dans le cas de l'analyse de questionnaires). Si de telles compétences font défaut ou si le temps manque pour développer les outils requis ou pour analyser les données collectées, l'embauche d'un expert externe en S&E pourrait être envisagée. Pour certains programmes ou projets, il peut y avoir un agent de S&E qui coordonne ces activités de S&E. Si ce n'est pas le cas, alors il faudra que le personnel coordonne les activités entre eux. Il sera alors encore plus important d'attribuer des responsabilités claires au sein de l'équipe. Étape 4 : planifier l'organisation des données Pour utiliser les données collectées, les informations doivent être stockées et partagées avec les personnes concernées, quel que soit leur emplacement. On peut stocker des données physiquement ou numériquement à l'aide d'un système d'information. Cela signifie que les systèmes de S&E et la gestion des données vont de pair. Le système de gestion des données doit être conçu en fonction des besoins, de la taille et de la complexité du projet ou du programme. Le personnel engagé dans les activités de S&E peut avoir besoin d'assurer la liaison avec le support informatique de son organisation. Dans tous les cas, il est important d'étiqueter et d'organiser clairement les éléments stockés (chronologique, par lieu, par contenu ou toute autre catégorie jugée utile). Une bonne gestion des données comprend le stockage sécurisé des données pour éviter tout accès non autorisé, vol ou destruction involontaire de données et pour se conformer à toutes les exigences légales, telles que la législation sur la protection des données. Cela implique souvent des méthodes de protection informatique, telles que des mots de passe, des pare-feu et des contrôles antivirus. Mais cela peut aussi signifier simplement avoir une serrure sur un classeur. L'organisation de collaboration mondiale BetterEvaluation synthétisant les conseils du UK Data Archive (3) recommande : de ne pas stocker de données numériques sur des serveurs ou des ordinateurs en réseau externe ; l'installation de pare-feu et de systèmes de sécurité pour se protéger contre les logiciels malveillants et les virus ; l'existence de systèmes informatiques protégés par mot de passe ; le cryptage des matériaux sensibles (même lors du transfert de données par e-mail) ; la signature d'accords de non-divulgation. S'il est important qu'une enquête inclue des données personnelles, telles que l'adresse ou le nom, il est essentiel d'obtenir au préalable l'autorisation du répondant. Lors de l'utilisation d'un logiciel externe pour les besoins de gestion des données, les conditions d'utilisation, la protection et la confidentialité des données, ainsi que l'emplacement des serveurs doivent uploads/Management/7-etapes-pour-mettre-en-place-un-systeme-de-suivi-et-d.pdf