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AMGE Outil d'évaluation des Capacités : foire à questions Qu'est-ce que, l’Outi

AMGE Outil d'évaluation des Capacités : foire à questions Qu'est-ce que, l’Outil d'évaluation des capacités (l’OEC)? L’OEC est un outil d'auto-évaluation basé sur la facilitation qui a pour objectif d’aider les associations à évaluer et à comprendre leurs propres capacités organisationnelles mesurées par rapport au modèle des capacités organisationnelles de l'AMGE et aux normes minimales d'adhésion définies. L'outil vise également à aider l'équipe mondiale de l'AMGE à déterminer le type de soutien nécessaire afin de développer et accroître efficacement chacune de ses associations. Quelle est la différence entre l'Outil d'évaluation des capacités et l'outil d'évaluation des performances que nous avons utilisé jusqu'à l’année 2012? Si vous avez utilisé l'ancien outil, vous serez probablement en mesure d'identifier les différences. Les principales sont liées à la portée, le processus et les domaines. Portée: L'outil d'évaluation des capacités met l'accent sur les processus qui devraient être mis en place afin de fournir une expérience de haute qualité en matière de guidisme / scoutisme féminin. Il est conçu pour vous donner une idée du domaine où vous êtes en train de devenir une organisation solide parmi les différents domaines évalués. L'outil précédent se concentrait sur les résultats et les actions, et non sur les processus. Processus: La tendance avec l'outil précédent était d'avoir un très petit groupe de personnes (le plus souvent les membres du Conseil national) remplissant l'outil et se mettant d'accord sur l’évaluation. L'outil d'évaluation des capacités propose d’unir toutes les personnes (bénévoles et membres du personnel) impliquées dans le travail mis au point dans chacun des domaines, et de les jumeler avec les membres du conseil national afin de s'assurer que la communication et le passage d'information sont fluides et partagés entre l'exécutif et les équipes de gouvernance (bien sûr, cela ne s'applique pas aux organisations où il n'y a pas de différence entre l'exécutif et les équipes de gouvernance). Domaines: considérant que l'évaluation de la performance s'est concentrée sur les six domaines de travail qui sont respectivement: l'adhésion, la formation des adultes, le programme éducatif, la finance, la relation avec la communauté ainsi que la structure et la gestion, l'outil d'évaluation des capacités est structuré en quatre différents domaines comprenant des éléments organisationnels: identité organisationnelle, structure organisationnelle et stratégie, éléments de mission de base et éléments fonctionnels. Qui peut répondre à l’OEC ? Ceci dépendra de votre structure organisationnelle. Afin d'en faire un moyen actif et efficace de processus d'autoréflexion, les bénévoles et le personnel doivent y participer. Il peut s'agir des membres du conseil national, des hauts fonctionnaires (direction nationale) et de tous les décideurs. Il est recommandé d'assigner une équipe pour chaque différent domaine de l'évaluation. Dans la mesure du possible, chaque équipe doit être dirigée par le membre du Conseil national qui est responsable de ce domaine de travail. L’OEC est un processus participatif qui nécessite un véritable travail d'équipe. Pour des meilleurs résultats, il est suggéré d'inclure tous ceux impliqué dans les principaux rôles de leadership. Page 2 of 6 Pourquoi il ya-t-il deux outils d'évaluation des capacités? Il n'y a pas deux outils; Nous avons divisé l'outil d'évaluation des capacités en deux sections. Dans la première section, nous nous concentrons sur l'expérience des filles, le leadership des adultes, le bénévolat et la gouvernance dans l’association. Dans la deuxième partie, nous nous approfondissons dans les autres éléments tels que l'identité organisationnelle, la structure et la stratégie et les autres composantes fonctionnelles. À quelle fréquence/quand devrions-nous utiliser l'outil? La fréquence d'utilisation de l'outil peut varier d'une organisation à une autre. Vous pouvez l'utiliser aussi souvent que vous le souhaitez, selon les besoins de votre organisation. Pour l'AMGE, ce n'est que tous les 3 ans, mais vous pouvez l'utiliser annuellement si vous le désirez, comme un moyen de suivi et d'évaluation de vos progrès, ou au début de l'élaboration de votre plan stratégique. Notre organisation faisait partie du projet pilote; avons-nous besoin de le refaire? Si votre organisation a déjà fait le pilote, il n'est pas nécessaire de le refaire une deuxième fois. Veuillez partager vos résultats avec votre directeur de relations si vous ne l'avez pas déjà fait à travers l'outil de collecte de données en ligne. Je suis une association composante d’une fédération; dois-je faire l'outil d'évaluation des capacités? Bien sûr. L'outil d'évaluation des capacités est destiné à toutes les organisations quelle que soit leur taille et si elles sont des associations composantes d’une fédération ou des SAGNOs (organisations nationales des scoutes et guides). L'objectif de cet outil est de renforcer la capacité de notre mouvement à devenir robuste dans les différents domaines évalués. L'outil d'évaluation des capacités peut-il être réalisé en ligne? Oui, nous vous recommandons (si c'est possible bien sûr) de répondre à l'outil d'évaluation des capacités en ligne en utilisant l'outil de collecte de données. Que faire si nous ne correspondons à aucun indicateur? Si vous considérez que les indicateurs suggérés ne reflètent pas fidèlement la réalité de votre organisation, choisissez l'option la plus proche de votre situation actuelle et rédigez une note supplémentaire dans l'outil d'évaluation des capacités mentionnant le point désigné. Comment assurer l'objectivité?  Assurez-vous que vos réponses sont basées sur les données statistiques de votre organisation et de ses documents (politiques et procédures).  Choisissez la réponse qui décrit votre situation actuelle  Rassemblez les bonnes personnes et assurez-vous que toute personne impliquée fait partie du processus.  Soyez honnête et transparent.  Évitez de surestimer ou de sous-estimer les capacités de votre organisation. Page 3 of 6  Faites un pas en arrière et réfléchissez à ce qu'un observateur externe choisirait comme réponse.  Gardez à l'esprit que cet outil est développé pour vous aider à identifier les lacunes dans votre organisation et les domaines d'amélioration. Que faire si nous ne comprenons pas quelque chose pendant le processus? Si quelque chose n'est pas claire au cours du processus, référez-vous aux directives et au glossaire de termes. Si votre question reste sans réponse, n'hésitez pas à contacter le mentor(*) de l'outil d'évaluation des capacités attribué à votre organisation ou à votre directeur de relations, ils seront en mesure de vous aider et de vous fournir le soutien nécessaire. Qui sont les mentors de l'outil d'évaluation des capacités? (*) Les mentors de l'outil d'évaluation des capacités sont une équipe de bénévoles régionaux disponibles pour soutenir et faciliter le processus des associations passant par l'outil d'évaluation des capacités. Ils ont reçu une formation adéquate et les connaissances nécessaires pour vous aider surtout si c'est la première fois que vous faites ce genre d'évaluation. Lorsque vous progressez dans le processus, gardez à l'esprit que vous pouvez contacter le mentor de l'OEC assigné à votre organisation à tout moment. (*) le nom de cette équipe peut changer de région à région. Que se passe-t-il après l'outil d'évaluation des capacités? Un processus de prestation de soutien personnalisé est déjà en place. Une fois vos résultats et réponses sont envoyés à l'AMGE, votre directeur de relations vous aidera (si nécessaire) à compiler les priorités de votre association et à discuter de ces résultats avec le chef de la région, qui à son tour partagera les analyses et votre progrès avec le comité régional. Ensemble, ils veilleront à ce que la réponse à vos besoins se reflète dans leur plan d'affaires. L'équipe régionale déterminera d'où viendra le soutien. Différentes options sont possibles en fonction de votre structure, de vos résultats et de vos besoins. Cela variera entre un événement ou un soutien régional, des événements de groupes pour les organisations de différentes régions, des webinaires d'experts organisés par l'AMGE et / ou les associations, etc. Si un soutien personnalisé ou intense est nécessaire, notre équipe d'experts en renforcement des capacités interviendra. Le support association-à- association sera également une option. Notre organisation est déjà bien établie (stratégies, mesure du performance, politiques, personnel, infrastructure), pourquoi avons-nous besoin de l'outil d'évaluation des capacités? L'outil d'évaluation des capacités n'est pas principalement fait pour les organisations éprouvant des difficultés ou pour vous conduire nécessairement à des mauvais résultats. Il est conçu pour vous aider à collecter des données sur votre organisation, à montrer ce que vous faites bien et à vous aider à suivre vos progrès accomplis en matière de capacité organisationnelle. En réfléchissant à votre niveau dans un domaine où vous identifiez déjà que vous réussissez bien, vous pouvez explorer des nouveaux moyens d'amélioration et observer les changements ou les tendances susceptibles d’affecter votre travail à l’avenir. Un autre avantage dont vous pouvez tirer parti est le réseautage; vous pourriez être jumelé à des associations qui cherchent à améliorer leurs capacités dans certains domaines. Ceci offre une excellente occasion à vos experts pour partager leurs connaissances et leur expertise, de vivre une nouvelle expérience au niveau international et d'être actifs dans le monde entier. Page 4 of 6 Mon organisation dispose de ressources limitées (pas de personnel ou d'infrastructure), comment pouvons-nous faire l'outil d'évaluation des capacités? Votre mentor d’outil d'évaluation des capacités est prêt à vous offrir le soutien dont vous avez besoin pour rendre le processus plus efficace selon uploads/Management/amge-outil-d-x27-evaluation-des-capacites-faqs.pdf