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1 MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE, ET COMPTABLE Juin

1 MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE, ET COMPTABLE Juin 2017 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES ................................................................................................................ 2 PARTIE I – GENERALITES ........................................................................................................... 6 CHAPITRE I: CADRE REGLEMENTAIRE ............................................................................. 7 I.1.Règles générales en vigueur ......................................................................................... 7 I.1.1.Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité .............................. 7 I.1.2.Règle générale relative aux paiements ............................................................... 7 PARTIE II – PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE & COMPTABLE ......................... 8 CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ........................................... 8 II.1. Généralités ..................................................................................................................... 8 II.2. Principes généraux ....................................................................................................... 8 II.3. Présentation du budget .............................................................................................. 9 II.4. Elaboration du programme de travail et du budget annuel ................................. 9 II.4.1. Règles de gestion .................................................................................................. 9 II.4.2. La procedure .......................................................................................................... 9 II.5. Exécution budgétaire................................................................................................ 10 II.5.1. Règles de gestion ............................................................................................... 10 II.6. Contrôle budgétaire .................................................................................................. 10 II.6.1. Suivi quotidien .................................................................................................... 10 II.6.2. Suivi mensuel ...................................................................................................... 11 II.6.4. Rédaction des rapports ..................................................................................... 11 CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE ........................................ 12 III.1. Cadre Comptable ..................................................................................................... 12 III.1.1. Cadre général du système d’information comptable ................................ 12 III.1.1.1. Présentation générale .................................................................................. 12 III.1.1.2. Les principes comptables spécifiques ....................................................... 12 III.2. Plan Comptable ........................................................................................................ 12 III.2.1. Cadre comptable analytique et budgétaire ................................................. 13 III.2.2. Spécificité des projets : Principe d’équilibre entre les emplois et les ressources, ...................................................................................................................... 13 III.2.3. Amortisement des immobilisations ............................................................... 14 III.3. Organisation Comptable ......................................................................................... 14 III.3.1. Organisation du système comptable ............................................................ 14 III.3.2. Travaux comptables ......................................................................................... 15 III.3.3. Analyse et Contrôles comptables .................................................................. 17 III.3.4. Travaux de clôture comptable ....................................................................... 18 III.3.5. Travaux d’audit ................................................................................................. 19 III.4. Guide d’imputation comptable .............................................................................. 19 III.4.1. Comptabilisation des dépôts des bailleurs de fonds sur les comptes de l’association .................................................................................................................... 20 III.4.2. Subvention d’équipement et ‘exploitation .................................................. 21 CHAPITRE IV : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE ........................... 24 IV.1. Gestion des comptes bancaires ............................................................................ 24 IV.2. Signataires légaux .................................................................................................... 24 IV.3. Traitement des dépenses par règlement bancaire ............................................ 25 IV.4. Traitement comptable des pièces de banque .................................................... 26 IV.5. Gestion de la Caisse ................................................................................................ 26 IV.6. Gestion de la Caisse –approvisionnement de la Caisse ................................... 26 IV.7. Traitement des règlements des dépenses par Caisse ..................................... 27 IV.8. Gestion de la Caisse recette .................................................................................. 28 IV.9. Avance de fonds ...................................................................................................... 28 IV.10. Traitement comptable des pièces de Caisse .................................................. 29 IV.11. Classement et archivage ...................................................................................... 31 IV.12. Types de rapports ................................................................................................. 32 CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS/APPROVISIONNEMENTS ................................................................................. 34 V.1. Mode réglementaire ................................................................................................. 34 V.2. Les Principes .............................................................................................................. 34 V.3. Procédure simplifiée ou entente directe ............................................................. 36 V.4. Procédure restreinte ................................................................................................ 37 V.5. Appel d’offres ouvert (National ou International) ............................................. 38 V.6. Procédure des formations ....................................................................................... 38 V.7. La Commande ........................................................................................................... 39 V.8. Réception des commandes de fournitures, de services ou des travaux ........ 40 V.9. Traitement des factures d’achats .......................................................................... 41 CHAPITRE VI : PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS ........................................ 42 VI.1. Règles et principes essentiels ................................................................................ 42 VI.2. La gestion quotidienne des stocks ................................................................... 42 VI.5. Gestion administrative des fournitures de bureau et des produits d’entretien .......................................................................................................................... 43 VI.6. Distribution des fournitures .............................................................................. 43 VI.7. Inventaires Physiques ............................................................................................. 44 VI.8.1.Etapes à suivre ................................................................................................... 45 VI.8. 2. La préparation de l’inventaire ....................................................................... 46 VI.9. L’inventaire physique .......................................................................................... 47 VI.9. 4. Transmission des inventaires à la Direction Executive ........................... 49 CHAPITRE VII : PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE .............................. 51 VII.1. Gestion des Immobilisations ................................................................................ 51 VII.1. 1. Réception des équipements immobiliers. ................................................. 51 VII.1.2. Prise en compte d’une immobilisation. ....................................................... 51 VII.1.3. Affectation et detention: ............................................................................... 52 VII.1.4. Sortie d’une immobilisation: ......................................................................... 52 VII.2. Gestion des véhicules et motos ........................................................................... 53 VII.2.1. Règles de gestion ............................................................................................ 53 VII.3. Gestion du carburant ............................................................................................. 56 VII.3.1. Règles de gestion ............................................................................................ 57 VII.3.2. Approvisionnement en Carburant par le système de Bons de carburant ........................................................................................................................ 58 CHAPITRE VIII : PROCEDURES DE GESTION DES VOYAGES ET ............................ 59 MISSIONS ............................................................................................................................... 57 VIII.1. Missions locales ..................................................................................................... 59 VIII.1.1. Règles de gestion ........................................................................................... 59 VIII.1.2. Description de la procédure ........................................................................ 60 VIII.1.3. Elaboration et soumission des termes de référence de la mission ..... 60 VIII.1.4. Préparation de l’ordre de mission ............................................................... 61 VIII.1.5. Etablissement de la fiche per diem ............................................................ 61 VIII.1.6. Paiement des frais de mission ..................................................................... 61 VIII.1.7. Rédaction du rapport de mission ................................................................ 61 VIII.1.8. Enregistrement du rapport de mission ...................................................... 62 VIII.1.9. Lecture du rapport de mission .................................................................... 62 VIII.1.10. Frais des formateurs ................................................................................... 62 VIII.1.11. Frais de participants .................................................................................... 62 VIII.1.12. Frais des consultants .................................................................................. 62 VIII.2. Missions internationales ...................................................................................... 62 VIII.2.1. Règles de gestion ........................................................................................... 62 CHAPITRE IX : PROCEDURES GESTION DES FRAIS GENERAUX ............................ 63 IX.1. La gestion des moyens de communication ......................................................... 63 CHAPITRE X : PROCEDURES DE REPORTING ............................................................. 64 X.1. Obligation de reporting de la Direction Executive ............................................. 64 X.1.1. Principes généraux ............................................................................................ 64 X.1.2. Rapports et périodicités ................................................................................... 64 X.2. Obligation de reporting des antennes et sous-bénéficiaires ........................... 66 X.2.1. Synthèse des rapports et leur périodicité. ................................................... 66 SIGLES ET ABREVIATIONS BC Bon de Commande BE Bordereau de d’Expédition CDF Franc Congolais BR Bon de Réception CA Conseil d’Administration CHQ Chèque DAO Dossier d’Appel d'Offres FEI France Expertise Internationale G/L Grand Livre OP Ordre de Paiement OV Ordre de Virement PABA Plan d’Action et Budget Annuel PV Procès Verbal PARTIE I – GENERALITES Introduction et Contexte Ce manuel de procédures de gestion administrative, comptable et financière a été mise en place dans le souci de doter le Centre de Recherche sur l’Anti-Corruption (CERC) un outil de référence et de renforcement de ses capacités, répondant aux normes de gestion reconnues afin de mieux gérer les projets sous financement propre ou sous financement des autres donateurs. Vie de ce manuel Ce manuel est bien entendu destiné à être mis à jour au fur et à mesure de l'évolution du cadre structurel et des changements intervenant dans le processus de traitement des opérations au sein de l’Association. La mise à jour du manuel de procédures incombe en premier lieu à la Direction Exécutive du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC), qui est le témoin privilégié de l'impact de l'évolution de l'environnement sur les méthodes de travail de l’association. CHAPITRE I: CADRE REGLEMENTAIRE I.1.Règles générales en vigueur I.1.1.Règles générales relatives aux niveaux de responsabilité Par définition, trois niveaux de responsabilité sont appliqués pour toutes les opérations administratives, financières et comptables comme indique l’organigramme ci-dessous, dans le cadre du principe général de la séparation des fonctions : - Le Directeur Exécutif : qui assume la responsabilité de coordonner toutes les actions menées dans le cadre de la poursuite des objectifs de l’association et assure une bonne gestion administrative et les ressources humaines. - Le Chargé de l’Administration et Ressources Humaines : est garant du suivi des procédures administratives à tous les niveaux de l’Association. - Le Chargé de finance: assume la responsabilité de la conformité de toutes les transactions financières et la gestion comptable. I.1.2.Règle générale relative aux paiements Par application des bonnes pratiques permettant le renforcement de la gouvernance, de la transparence et de la sécurisation des flux financiers, tous les paiements effectués par le Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC) nécessitent au moins deux signataires légaux. Les signataires légaux sont désignés par application de la réglementation des pouvoirs fixée par le Conseil d’Administration du Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC). Ce dernier conférant la responsabilité de gestion à la Direction Exécutive tout en gardant son œil de Superviseur et son pouvoir de contrôle. PARTIE II – PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE & COMPTABLE CHAPITRE II : PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE II.1. Généralités La rareté des ressources ainsi que la nécessité de mise en place d’une gestion rigoureuse et transparente impose des règles et procédures adaptées permettant une saine maîtrise des coûts. Par conséquent, le Centre de Recherche sur l'Anti-Corruption (CERC) doit se doter d’outils budgétaires. Ces outils de gestion budgétaire renferment notamment :  des procédures budgétaires ;  des dispositions d’exécution budgétaire. La première étape du cycle de préparation du budget consiste à définir au niveau de chaque rubrique budgétaire les orientations stratégiques qui doivent s’inscrire dans le cadre de la mission de l’association, ceci en vue de tester et assurer la cohésion entre les activités et la mission. C’est une étape importante d’où il est nécessaire que chaque Responsable s’implique dans l’identification des besoins, le choix des indicateurs de coûts, l’élaboration du budget, l’exécution du budget, son suivi ainsi que sa revue périodique. L’exécution du budget doit se dérouler dans le cadre des conventions signées avec les différents bailleurs et au présent manuel. L’objectif primordial est d’évoluer vers une utilisation efficace et rationnelle des ressources disponibles, et de faire en sorte que les ressources servent à la mise en œuvre des orientations stratégiques définies par l’association. II.2. Principes généraux . La gestion budgétaire comprend donc trois phases à savoir la prévision, l’exécution et le contrôle.  La prévision budgétaire consiste en l’établissement d’un programme précis en vue d’atteindre de façon quantitative et dans un délai déterminé, un résultat prévu d’avance (prévision dans le temps avec des données physiques et financières) ;  L’exécution budgétaire correspond à la mise à disposition des ressources financières afin de réaliser uploads/Management/cerc-administrative-and-accounting-management-policies-and-procedures-french.pdf