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Direction Interrégionale des services pénitentiaires de Toulouse ERIC LESTREHAN

Direction Interrégionale des services pénitentiaires de Toulouse ERIC LESTREHAN responsable S.A.I COURS D’INITIATION CONTRÔLE DE GESTION ET AUDIT INTERNE INTRODUCTION la Performance : Efficacité et Efficience DEFINITIONS • Performance = capacité à atteindre des objectifs préalablement fixés en termes d’efficacité socioéconomique, de qualité de service ou d’efficience de gestion • Efficacité = capacité à obtenir les résultats attendus • Efficience = réalisation des objectifs en utilisant au mieux les ressources disponibles (budgétaires et humains) LE CONTROLE DE GESTION HISTORIQUE DU CG EN ADMINISTRATION • Il consistait au début en une simple analyse des coûts et à un contrôle budgétaire • La mise en place de la LOLF a profondément modifié son contenu et sa finalité • La philosophie de la LOLF étant de passer d’une logique de moyens à une logique de résultats PRINCIPES DE LA LOLF • autonomie et responsabilité des gestionnaires • sur la base d’objectifs et de moyens clairement définis • assortis d’engagements sur des résultats LE DEVELOPPEMENT DU CG • Le comité interministériel à la réforme de l’État du 12 octobre 2000 a décidé de la généralisation du contrôle de gestion dans les administrations de l’État • La circulaire interministérielle du 21 juin 2001 définit les missions et les objectifs du contrôle de gestion. Mise en place du CG de 2001 à 2003 avec 3 axes prédéfinis • la partition des activités en domaines homogènes du point de vue des buts poursuivis • la description des systèmes de mesure des activités, des coûts et des résultats • la description des procédures de dialogue de gestion et de pilotage. LA REFORME BUDGETAIRE AU PARLEMENT • Projet annuel de performance précise les actions, coûts associés, objectifs poursuivis, résultats obtenus et attendus pour les années à venir au moyen d’indicateurs • Rapport annuel de performance précise les objectifs, les résultats attendus et obtenus, les indicateurs et coûts associés des programmes LE BOP est composé • d’un volet performance (déclinaison des objectifs et des indicateurs du programme) associé à une programmation des activités • d’ un budget prévisionnel en autorisation d’engagement (AE) et de crédits de paiement (CP) et un nombre d’emploi en équivalents temps plein travaillé (ETPT) LES INSTANCES INTERMINISTERIEL DU CG • Le comite de coordination du contrôle de gestion (C3G) réunit tous les représentants du contrôle de gestion des ministères et de la direction du budget (travaux et diffusion) • Les réunions plénières des responsables du contrôle de gestion des programmes (instance d’échanges d’expériences) Au sein des Ministères (administration centrale ou déconcentré) • Mission d’appui au pilotage • Service du contrôle de gestion DEFINITION • Le CG est un système de pilotage mis en œuvre par un responsable en vue d’améliorer le rapport entre les moyens engagés et soit l’activité développée, soit les résultats obtenus • Il permet d’assurer le pilotage de l’entité sur la base d’objectifs par la connaissance des coûts, des activités et des résultats • Le CG aide à la décision en produisant des informations et des analyses de gestion • Ce n’est ni du contrôle, ni limité à la gestion LE RATTACHEMENT HIERARCHIQUE DU CG • Le + pertinent et le + rencontré : le rattachement direct au responsable de la structure • Mais peut être parfois rattaché aux opérationnels (direction financière) ce qui pose le problème de l’indépendance de celui ci Les activités d’un contrôleur de gestion • Conception et mise en place d’ outils de pilotage / exploitation de ces informations • Production de tableaux de bord et analyses • Rapports d’activité annuel et trimestriel • Participation au dialogue de gestion avec la centrale et avec les structures locales • Réalisation d’ études de coût et d’impact • Contrôle de l’exécution de la dépense • Mission de Conseil auprès de la direction Le sens du dialogue de gestion • Améliorer la qualité de la décision - par une clarification des priorités - par une information de qualité • Faciliter sa mise en œuvre - par une meilleure convergence et une compréhension des actions à mener - par la contractualisation des engagements réciproques Le dialogue de gestion centrale- services déconcentrés • Conférence d’objectif : Déclinaison des objectifs en services déconcentrés • Conférence budgétaire : répartition des moyens financiers et humains (projet BOP) • Conférence d’évaluation : restitution des résultats obtenus • Conférences à mi parcours, bilan intermédiaire et réajustement Le dialogue entre l’échelon régional et local • Recensement des besoins et des projets du niveau local • Conférence budgétaire en début d’année pour présentation de la répartition du budget par structure • Suivi de la dépense au cours de l’année • Dotations complémentaires et dégel Objectifs : définition et exemples • L’objectif est un résultat à obtenir, un but à atteindre dans une démarche de progrès • Les différents types d’objectif : - stratégique - intermédiaire - complémentaire - opérationnel La déclinaison des objectifs C’est le processus consistant au sein d’un programme à définir pour chaque niveau subordonné des objectifs opérationnels afin que leur réalisation permette d’atteindre les objectifs stratégiques du programme Objectif Stratégique • Ils expriment de manière concrète et mesurable les priorités stratégiques des programmes. • Ils sont retranscrit dans les PAP et sont définis par les autorités politiques. Ils portent - sur les effets attendus des politiques publiques (efficacité socio-économique), - la qualité des services publics (qualité de service au regard de l’usager), - l’optimisation des moyens mis en œuvre par les administrations (efficience de gestion au regard du contribuable) Objectif intermédiaire • Ils représentent des jalons dans l’obtention des résultats : objectif de moyens, d’activité, • Les objectifs intermédiaires sont relatifs aux leviers d’action mis en œuvre • Ils peuvent porter sur la répartition de certains moyens, la mise en œuvre de certaines actions… Objectif complémentaire • les objectifs stratégiques ne couvrent pas tous les champs de programme. • L’introduction d’objectifs complémentaires au delà de la déclinaison des objectifs stratégiques du projet annuel de performance est possible Objectif opérationnel • Ils sont la traduction, pour chaque service déconcentré, des objectifs stratégiques du programme • Ils sont soit la déclinaison territoriale ou sectorielle d’objectifs stratégique, soit des objectifs d’activité ou de moyens (objectifs intermédiaires) soit des objectifs locaux cohérents et non contradictoires avec les objectifs stratégiques mais tenant compte de la situation particulière du service Utilité des objectifs • Donner du sens à l’action publique • Favoriser l’adhésion des acteurs • Permettre la convergence des efforts • Responsabiliser les acteurs Les qualités d’un objectif • Pertinent • Cohérent • Réaliste • Précis • Mesurable Indicateurs : définition • C’est une représentation chiffrée d’un phénomène que l’on souhaite mettre sous contrôle • L’indicateur est toujours lié à un objectif • Il est exprimé sous forme quantitative (chiffre brut; %) • En vue de connaître un état, mesurer une progression ou un écart par rapport une prévision Les Types d’indicateurs • Indicateur de performance (mesure des résultats ) • Indicateur de pilotage (mesure des actions) • Indicateur de contexte (mesure des facteurs d’environnements ) CIBLE DE RESULTAT • A un indicateur d’un objectif est associé une cible de résultat dans un horizon de temps pouvant aller de un à cinq ans. • La fixation des cibles repose sur : - l’analyse des résultats constatés par le passé - l’évaluation de l’impact des leviers d’action que l’on prévoit de mettre en œuvre - les évolutions prévisibles du contexte et éventuellement des moyens. LEVIER D’ACTION • un facteur d’amélioration de la performance • une modification des modalités d’emploi des ressources permettant d’accroître l’efficience des services • Les leviers d’action portent donc sur l’organisation, les processus, les systèmes d’informations, les méthodes et outils, les compétences, la formation SUITE • L’appropriation des marges de manœuvre, c'est-à- dire des leviers d’action mobilisables est donc au coeur de la démarche d’amélioration des performances • Les leviers d’action sont présentés dans le BOP sous forme d’un plan d’action précisant les opérations à conduire, leur calendrier et leurs responsables EXEMPLES • La déclinaison du programme Administration Pénitentiaire pour l’année 2010 • Une fiche d’objectif 2010 (avec les indicateurs et les cibles) Le pilotage des services • Observer la situation d’une entité en activité pour ajuster son déroulement à des objectifs préalablement établis • Par la connaissance des résultats, des activités et des coûts • Cela suppose l’utilisation de tableau de bord Tableau de bord de pilotage • Outil de pilotage opérationnel conçu pour un responsable ou plus généralement pour une équipe de direction, en vue de s’assurer de la réalisation des objectifs de performance • Mesure les résultats et les compare à ceux attendus et met en évidence les écarts • C’est une aide à la décision et à la prévision (mise en place de mesures correctrices) LE PILOTAGE INFRAREGIONNAL l’exemple de la DISP de TOULOUSE • Élaboration d’un rapport mensuel d’activité et de performance pour chaque structure • Comprenant les commentaires des responsables et les données statistiques avec des ratios de performance • une synthèse est produite de ces rapports • Vu en comité de direction pour mesures correctives si nécessaire LES ENQUETES DE COÛT • C’est la uploads/Management/cours-cg-et-audit-interne 1 .pdf