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Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 1 Cours Initiati

Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 1 Cours Initiation à la Conduite de projets Par Joël Nindjissia POLO Economiste, Economètre et Statisticien Consultant en Montage, Gestion, Suivi et Evaluation de Projets Email : polonindjissia@yahoo.fr Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 2 Sommaire OBJECTIFS DU COURS .................................................................................................................................... 3 INTRODUCTION ............................................................................................................................................. 4 CHAPITRE 1 : DÉFINITION DE CONCEPTS ...................................................................................................... 5 CHAPITRE 2 : LA NOTE DE CADRAGE ............................................................................................................. 8 CHAPITRE 3 : PLANIFICATION, LES OUTILS DE MANAGEMENT DE PROJET ................................................ 12 Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 3 OBJECTIFS DU COURS Compétence(s) ciblée(s) Marketing, Vente, Communication commerciale Apprentissages critiques Mettre en de marché dans un environnement simple Evaluer la performance commerciale au moyen d'indicateurs Recourir aux techniques adaptées à la démarche de prospection Elaborer des supports simples (Imprimés Sans Adresse, affiches, dossiers de sponsoring,.) Descriptif détaillé Contribution au développement de la ou des compétences ciblées : - Analyser le cahier des charges commanditaire pour comprendre le projet, son environnement et ses objectifs - Mettre en place un plan à partir problématique identifiée et cahier des charges construit, organiser un travail en groupe Contenu : - Définition des étapes de la conduite de projet : phase de cadrage ou avant-projet avec toutes les analyses préliminaires (définition de la note de cadrage) - Définition de la conception et de la planification : constitution de organisation du travail en groupe, répartition des tâches et planification - Présentation des différents outils du chef de projet : carte mentale, priorisation des tâches, matrice des responsabilités, diagramme de planification, outils de travail collaboratif, organisation de réunions Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 4 INTRODUCTION Toute entité économique (entreprise industrielle, entreprise du bâtiment, administration, sous- traitant, ...) doit assurer la cohérence technique et économique de la réalisation du produit et/ou service avec le contrat qui la lie au client. Cette réalisation doit amener la satisfaction du client (voir concept de qualité) en respectant le cahier des charges, les délais, et les coûts. Pour cela il faut effectuer deux types de gestions : − une gestion technique : spécifications, délais, − une gestion économique : coûts, prix de revient ... Les différentes méthodes utilisées permettent de faire apparaître clairement et rapidement les données liées à la réalisation d'un projet, telles que : − les temps, les délais, − les moyens, ou ressources, − les coûts. De plus, ces méthodes peuvent permettre de prévoir au moment opportun, les contrôles qui s'imposent en cours de réalisation (le suivi). Les méthodes d'ordonnancement des tâches permettent d'avoir un représentation graphique (immuable ou non) d'une réalisation en représentant chaque opération (ou tâche) par un arc, une liaison, ou un rectangle qui peut être proportionnel ou non à la durée. Ce graphique dans tous les cas permet le positionnement relatif des opérations dans le temps Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 5 CHAPITRE 1 : DÉFINITION DE CONCEPTS Projet Un projet est une « Organisation » temporaire ayant pour objectif de créer un produit, un service ou un résultat spécifique (Unique) Expliquons les termes suivants :  Temporaire: Tout projet a un début et une fin définis;  Produit: Produit fini ou composant. Une voiture, une puce électronique ou un programme informatique;  Service: un service administratif, un service informatique, un service commercial ou Marketing;  Résultat: un processus de fabrication, un programme d’étude, un score sportif;  Unique: Chaque instance du projet est unique. Il y a plusieurs milliers de projets, mais chaque projet est une instance particulière. L’objectif d’un projet est atteint par une élaboration progressive (par étapes successives); Les projets sont différents des « opérations continues » Les projets qui ont atteint leurs objectifs se terminent; Les opérations soutiennent l’activité de l’entreprise d’une façon continue. Les projets sont analysés, évalués, sélectionnés, budgétés, planifiés, exécutés et clôturés; Ils peuvent faire parti d’un programme ou d’un portefeuille; Ils peuvent servir à un besoin stratégique de l’entreprise, à un besoin tactique ou pour un besoin temporaire spécifique; Les projets peuvent se décomposer en Sous-Projets et/ou en Phases; Définition d’une tâche Une tâche est une action à mener pour aboutir à un résultat. A chaque tâche définie, il faut associer  Un objectif précis et mesurable  Des ressources humaines, matérielles et financières adaptées  Une charge de travail exprimée en nombre de journées-homme  Une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin Une tâche doit être assez courte (< ou = à 15 jours) Dans le cadre du planning, les tâches sont reliées entre elles par des relations de dépendance Définition des Jalons d’un projet Les jalons d’un projet se définissent comme Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 6  Des événements clé d’un projet, montrant une certaine progression du projet  Des dates importantes de réalisation d’un projet  Une réalisation concrète (production de livrables) En anglais, les jalons sont les "milestones". Dans le cadre du planning, les jalons limitent le début et la fin de chaque phase et servent de point de synchronisation. Sur les diagrammes de GANTT, les jalons sont représentés par des losanges. Définition d’un livrable Un livrable est tout résultat, document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de l’achèvement d’une partie de projet ou du projet. Exemples : Un cahier des charges et une étude de faisabilité sont des livrables. Définition de la planification de projet C’est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation. L’outil requis est le planning. Les objectifs du planning sont les suivants :  déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés  suivre et communiquer l’avancement du projet  affecter les ressources aux tâches La notion de WBS La WBS (Work Breakdown structure) est la structure hiérarchique des tâches du projet. La conception de la WBS passe par  L’établissement d’une liste des résultats de travail (livrables) les + importants du projet  La division (si nécessaire) de ces livrables en sous-ensembles  Pour chaque livrable et sous-livrable, le listage des activités qui sont nécessaires à sa réalisation  La possibilité de diviser ces activités en sous-activités Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 7 L’ordonnancement des tâches L’ordonnancement est l’élaboration d’un plan d’action permettant de déterminer les séquencements ou au contraire les parallélismes possibles entre l’exécution des tâches précédemment identifiées. Dans certains projets, une marge de flexibilité peut être aménagée par le chef de projet pour l’ordonnancement des tâches, c’est à dire que le chef de projet peut prévoir plusieurs scénarios possibles concernant l’ordonnancement des tâches. En fonction de l’évolution du projet, un scénario d’ordonnancement des tâches peut être privilégié par rapport à un autre scénario. Pour procéder à l’ordonnancement des tâches, il faut, pour chaque tâche élémentaire, lister les tâches antérieures, au vu des informations collectées sur le terrain et sélectionner les seules tâches immédiatement antérieures. Le planning doit permettre l’identification de l’ordonnancement des tâches du projet. Management ou Gestion de Projet Gérer un projet c’est: Appliquer aux activités du projet des connaissances, des compétences, des outils et des techniques qui permettront d’atteindre l’objectif du projet tout en respectant les contraintes; L’objectif du projet, c’est: Livrer le produit, le service ou le résultat demandé selon les exigences du commanditaire et selon la qualité requise; Cours Initiation à la conduite de Projets, ESIG GLOBAL SUCCESS 8 CHAPITRE 2 : LA NOTE DE CADRAGE Qu'est-ce qu'une note de cadrage ? Il s'agit du document de référence présentant un projet dans ses grandes lignes. Il reprend les points importants à connaitre d'un projet. Il répond aux questions QPQOQC :  Q - Quoi : définition du projet, périmètre  P - Pourquoi : finalité du projet, contexte de la demande  Q - Qui : parties impactées, parties prenantes, chef de projet, équipe projet, utilisateurs clés  O - Où : lieu (à préciser si nécessaire)  Q - Quand : planning, dates clés  C - Comment : méthodes, ressources, budget... La note de cadrage est aussi nommée lettre de mission, note de synthèse ou encore note de lancement. A quoi sert ce document ? Dans le cycle de vie d'un projet, la note de cadrage se situe entre l'étude d'opportunité et la conception du cahier des charges. Ce document est utile à plusieurs égards :  un contrat entre le donneur d'ordre (ou le commanditaire) et le chef de projet en charge de l'ouvrage. Il définit clairement les attentes et les réponses.  un document de travail pour valider les enjeux, le contenu, l’organisation et les livrables du projet . À ce titre, c'est un document qui évolue au gré des échanges et des nouveaux paramètres.  un référentiel auquel les parties prenantes peuvent se référer à chaque étape du projet. Différence entre la note de cadrage et le cahier des charges La note de cadrage est un document synthétique reprenant l'ensemble des points essentiels portant uploads/Management/cours-initiation-a-la-conduite-de-projets.pdf