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Partie 1 : De la compréhension de SAP à l’utilisation dans le contrôle de gesti

Partie 1 : De la compréhension de SAP à l’utilisation dans le contrôle de gestion A Présentation générale de SAP(Software Application Product) 1 Philosophie d’un ERP Un Erp (enterprise requirement planning) est ce que l’on appelle plus communément un système intégré de gestion. Il permet à une entreprise de canaliser, sécuriser, et unifier les flux financiers des différents services qui la compose. Là où avant il y avait un système pour la gestion des achats, un autre pour la comptabilité, un troisième pour le contrôle de gestion, il n’y a plus qu’un seul progiciel. Dans l’exemple ci-dessus, on voit un mode de fonctionnement où l’entreprise utilise trois systèmes différents. L’information financière est donc à la charge de chacun de ses services, avec ses méthodes et conceptualisation du système. Le risque d’avoir une information peu fiable est élevé. Chaque système transmet à l’autre par le biais d’une interface ou manuellement les informations La signification d’un chiffre pour les achats peut être interprété différemment par la comptabilité. Enfin le fait de transmettre, vérifier et rassembler cette information est générateur perte de temps. Système A ACHATS Système B Comptabilité Système C Contrôle de gestion Transmission d’information par interface ou manuelle Transmission d’information par interface ou manuelle Transmission d’information par interface ou manuelle Ces flux se retrouvent au sein d’un même produit, capable de restituer une information sécurisée en temps réel, utilisable par tous en fonction de sa tâche dans l’entreprise. 2 Présentation globale SAP suit la logique de l’ERP évoquée au chapitre précédent. Il permet de rassembler au sein d’un même produit les différents flux financiers d’une entreprise. Généralement une entreprise lambda est alimentée en flux financier par : - Un service achats - Un service des ventes - Un service de production (au sens création de valeur ajoutée) - Un service comptabilité - Un service contrôle de gestion - Autres services : Ressources humaines ou juridique par exemple Canaliser, sécuriser et unifier Contrôle de gestion ACHATS Comptabilité Logique de flux financier dans une entreprise ACHATS CONTRÔLE DE GESTION COMPTABILITE PRODUCTION VENTES ACHATS CONTRÔLE DE GESTION COMPTABILITE PRODUCTION VENTES Flux entrant Flux sortant Les uns sont plus ou moins reliés aux autres, et s’alimentent par un système de vase communicant. Dans l’exemple précédent, on a : Achats Production Comptabilité Vente Contrôle de gestion Achats Coûts matières premières Entrée et sortie de stock Prix d’achat pour revente avec marge Engagement de dépense Production Valorisation des stocks Prix de revient Calcul du coût de revient Comptabilité Relance fournisseur Etat valorisé des stocks Relance client Coûts analytiquement imputés Vente Etats des stocks Chiffres d’affaires Contrôle de gestion RECOIT LES INFORMATIONS ET LES TRANSFORME Ce traitement de l’information financière s’oriente vers le bilan et le compte de résultat. Il reste une composante de gestion de trésorerie. Dans SAP le schéma précédent se traduit de cette façon : Ressources humaines Module HR ACHATS Module MM CONTRÔLE DE GESTION Module CO COMPTABILITE Module FI PRODUCTION Module PP VENTES Module SD Gestion de trésorerie TR Chaque entité de l’entreprise se décompose en modules définis qui interagissent et dialoguent en temps réel. 3 La logique de flux dans SAP Nous avons brièvement aperçu les interactions des différents modules les uns sur les autres. La logique de flux dans SAP répond à un ensemble d’actions et de réponses liées à un processus. Plutôt que d’essayer de comprendre la circulation des flux dans son ensemble, nous allons nous focaliser sur un exemple : Processus d’achat d’une matière première. Dans notre cas le service achat d’une entreprise commande une quantité de matière première afin de reconstituer son stock. Voici ce qui se passe en terme de flux financier dans l’entreprise et sa correspondance dans SAP : SERVICE TRESORERIE (module TR) [ Mise à jour des stocks \ Constatation de la charge ] Mise à jour données fournisseurs et paiement X État du stock Bas Y Lancement d’une commande Z Réception de la commande SERVICE ACHAT (module MM) SERVICE COMPTABILITE (module FI) Y Avis d’engagement de dépense Z Annulation engagement de dépense \ Constatation de la charge Contrôle de gestion (module MM) Validation INFORMATION ANALYTIQUE Achats MM Contrôle CO Comptabilité FI Trésorerie TR X Le responsable du service constate un niveau de stock faible Y Il génère une commande de matières premières dans le système Le contrôle de gestion valide cette commande. Le système enregistre un engagement de dépense dans CO et lance la commande Z[\ Le responsable des achats reçoit la commande. Il enregistre la réception dans le système. Les stocks sont mis à jours L’engagement de dépense est annulée et une provision du montant réceptionné est enregistrée La provision est comptabilisée en face du fournisseur La prévision de décaissement est constatée ] La comptabilité reçoit la facture et fait le rapprochement avec la commande Le prestataire est réglé. Les états de cash management sont mis à jour. 4 Positionnement du module de contrôle de gestion dans SAP La première tentation serait de croire que le module de contrôle de gestion est le centre du système car réceptacle de tous les coûts. Le centre du système SAP se déplace en fonction de son utilisation et de son utilisateur. Plutôt que de situer le module CO sur une carte SAP, nous pouvons dire que ce dernier possède un lien avec quasiment tout les autres modules, ce qui le différencie des autres. Quoiqu’il en soit, le contrôle de gestion se situe généralement en tant que réceptacle de l’information financière de l’entreprise. C’est une entité à part entière qui est au centre des décisions stratégiques au même niveau que la communication et le marketing par exemple. En rassemblant des données aussi hétéroclites que celles du marketing, de la finance, de la communication, des ressources humaines, nous pouvons produire des indicateurs de performance qui ne sont pas intégralement financiers. Nous entrons dans le domaine de la Business Intelligence. Données Communication SD TR AM HR FI MM PP CO Données Marketing Entrepôt de données SAP ERP Business Intelligence Indicateur de gestion et de performance B Décomposition et finalité du module de contrôle de gestion 1 Fonctionnement simplifié Le module de contrôle de gestion CO, permet d’analyser les flux financiers de l’entreprise, de les comparer à un budget et de les mettre en forme pour communiquer sur ces derniers. Il analyse les charges et produits indépendamment et les réconcilie, et ce de façon plus ou moins détaillée, en fonction des besoins de l’entreprise. L’analyse part d’une phase de budgétisation et met en face de cette dernière les coûts réels ; ce qui permet une analyse des écarts et un réajustement de la politique financière de l’entreprise. Le contrôle de gestion dans SAP peut se décliner en 5 grandes composantes : - L’analyse des produits, voire du compte de résultat - Le contrôle des frais généraux - Le contrôle des coûts par produit - Une composante de liaison entre le contrôle de gestion et le reste des modules - La profitabilité des différentes entités de l’entreprise Comptabilité Composante de transfert : Natures comptables Contrôle des coûts généraux Cette composante permet le contrôle des coûts des fonctions supports : - Finance - Marketing - Communication - Moyens généraux… Contrôle des coûts par produit Cette composante permet le contrôle des coûts de la valeur crée par l’entreprise : - Fabrication d’un objet - Service vendu… Analyse des produits Répartition des ventes, analyse du compte de résultat Analyse de profitabilité Affectation des coûts Transfert d’information financière Ressources humaines Achats Immobilisations Ventes Dans les faits le module de contrôle de gestion est alimenté par la comptabilité. Le premier vecteur commun entre ces deux univers est les comptes comptables, que nous nommons natures comptables. Lors du transfert des comptes comptables vers le contrôle de gestion, ces derniers sont regroupés au sein de comptes analytiques. Ainsi les frais de réception et les transports de personne sont intégrés à une seule rubrique : Note de frais. Nous avons ici des coûts par nature comptable qui vont nous indiquer la définition de ce coût. Ces natures comptables sont organisé, comme le reste des éléments que nous allons étudier par la suite, en hiérarchie. A cette définition du coûts nous allons ajouter une information analytique, c’est la destination : Services marketing par exemple. Le croisement de la destination et de la définition nous permet une analyse des coûts détaillée. Toute la force du module de contrôle de gestion repose sur cette double vision à un niveau plus ou moins détaillé. Le véritable problème n’est donc pas de produire l’information mais de savoir quelle information produire. L’information produite permet d’alimenter les frais généraux, l’analyse du chiffre d‘affaires et le contrôle des coûts par produits. Il existe en plus entre ces trois modules des passerelles permettant de répartir des coûts sur d’autre pour pouvoir analyser économiquement la rentabilité de l’entreprise. Les coûts de marketing seront affectés, en fonction de clés de répartition, à telle ou telle production dans le but d’avoir un coût du produit englobant toutes les composantes de l’entreprise. Exemple de hiérarchie de Natures comptables 64XXXX Salaires et traitement 64YYYY uploads/Management/de-la-comprehension-de-sap-a-l-utilisation-dans-co.pdf