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L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE Code: EOS-002-ISTRAC-001A

L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE Code: EOS-002-ISTRAC-001A Date: 07/2013 Emetteur / Issued by: DGO Quality OTP Annule et remplace / Cancels and supersedes: Management de projet d’implantation d’ISTRAC ISTRAC implementation project management Link to English version L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Gestion de projet – revamping skid Management de projet de revamping de skid avec modification de l’automatisme, de la supervision et ajout d’Istrac. Pour toute question, commentaire ou retour d’expérience relatif à ce document, merci de contacter le groupe Organisation OTP. (voir contact sur site intranet DGO Qualité) L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Supervision + automatisme Présentation de l’architecture générale – Architecture type – applications informatiques MODOPnet Rédaction et validation des modes opératoires de fabrication Logiciel L’Oréal Installation, développement et support par la société ELANZ Gestion des modes opératoires en fabrication FLEXNET Rédaction des SOP Installation, développement et support par une société d’automatisme L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Présentation de l’architecture générale – Architecture type – Skid PC FLEXNET Sur le skid + Supervision (Intouch, …) + ISTRAC viewer PLC / Automate SKID Ecrans Lecteur code barres L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Présentation d’ISTRAC – Une présentation générale d’Istrac, remise à jour régulièrement, et de l’architecture associée est disponible avec l’ensemble des documents Istrac sur un serveur partagé L’Oréal à l’adresse suivante: \\128.40.32.222\istrac_procedures\ISTRAC doc générale - general overview – Un groupe Yammer est créé pour les échanges entre utilisateurs des applications Modopnet / Istrac / Flexnet… https://www.yammer.com/loreal.com/#/threads/inGroup?type=in_group&feedId=10 86276 – Communauté Yammer Modopnet: https://www.yammer.com/loreal.com/#/threads/inGroup?type=in_group&feedId=22 96814 – Communauté Yammer Istrac: https://www.yammer.com/loreal.com/#/threads/inGroup?type=in_group&feedId=22 90797 L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Intervenants dans le projet Les intervenants principaux sur ce type de projets sont: • Usine L’Oréal: maître d’œuvre du projet • Elanz: o installe Modopnet et forme l’équipe de l’usine à son utilisation o Contact: loreal-support@groupe-elanz.com M. Chaouki DAASSI • IS2: o Installe ISTRAC et forme l’équipe de l’usine à son utilisation o Contact: M. Dominique EUBELEN dominique.eubelen@is2.be Tel: +3285240836 • Automaticien: o Programme l’automate du skid et la supervision et forme l’équipe de l’usine à son utilisation • DGO • Sourcing center Achats Investissements Process • Qualité: Groupe organisation OTP et Groupe Process OTP o Support sur le projet à la demande de l’usine o Contacts: Groupe Organisation OTP (Istrac) et référant OTP Process de l’usine (Skid) (voir contacts sur site intranet DGO Qualité) L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Intervenants dans le projet L’équipe projet type du côté Usine L’Oréal est composée au minimum de: • Un chef de projet: en général du côté UP fabrication. • Le responsable de fabrication concerné par le skid • Equipe fabrication: technicien de fabrication, fabricant super-utilisateur • Le ou les experts process concernés • Un membre de l’équipe IT • Un membre de l’équipe Performance éventuellement Leurs missions sont détaillées dans le descriptif des étapes clé du planning du projet. L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Gestion de projet – Planning type Le planning type pour ces projets est disponible sur le serveur partagé ISTRAC. Il est scindé en 3 phases principales : –Phase I - Du premier contact aux commandes de l’usine –Phase II - Conception et tests de simulation –Phase III - Implantation sur site et réception de l’installation Ces phases sont détaillées ci-après dans ce document. Elles comportent chacune plusieurs étapes clé auxquelles correspondent des documents et délivrables principaux. Le respect du planning dépendra de la maîtrise de ces étapes et dans l’engagement de tous les intervenants du projet dans la conception et la fourniture des ces délivrables. Le chef de projet de l’usine a un rôle clé dans le suivi de ce planning et la coordination des personnes impliquées dès la phase initiale du projet. L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Planning type – Phase I Phase I - Du premier contact aux commandes de l’usine Les étapes clé de cette phase: 1. Premier contact et envoi spécifications à IS2 2. Offre, visite IS2, présentation projet, planning 3. Commande à IS2 4. Analyse fonctionnelle, analyse de risques qualité & EHS 5. Envoi cahier des charges, PID, ... aux automaticiens 6. Consultation de l’automaticien, visite sur site et remise d'offre 7. Analyse des offres des automaticiens 8. Mise à niveau des offres automaticiens et envoi de l’offre finalisée 9. Commande à l’automaticien L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Planning type – Phase I Phase I => Etape ‘Premier contact et envoi spécifications à IS2’ • Objectif: • Prise de connaissance entre acteurs du projet. • Envoi des informations préliminaires à IS2 leur permettant de préparer leur offre. • Contacter le groupe Organisation OTP DGO pour présentation de ce document, des autres documents et contacts utiles et des retours d’expérience des chantiers récents. • Documents et délivrables: • Ce document, avec le planning type de projet (IS2 ou DGO OTP) • ISTRAC offer information (IS2) • Fourni par IS2 et rempli par l’usine. Ce document permet à IS2 d’effectuer son chiffrage. • Présentation générale de la solution ISTRAC (IS2). • Document IS2 - ISTRAC présentation générale, sur serveur partagé. • Point clé: • Cette étape doit être anticipée au maximum car la durée globale d’un tel projet est souvent sous-estimée par les usines n’ayant pas eu d’expérience dans le domaine. Cette anticipation permet de lancer le projet dans les meilleures conditions dans des délais satisfaisants pour l’ensemble des acteurs du projet. L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Planning type – Phase I Phase I => Etape ‘Offre, visite IS2, présentation projet, planning’ • Objectif: • Prise de connaissance par l’usine de la solution technique si celle-ci n’est pas encore connue • Visite d’IS2 permettant d’affiner l’offre en analysant les spécificités du projet par rapport aux autres de ce type • Cette phase est d’autant plus importante si le projet est le premier du type dans l’usine. • Documents et délivrables: • Feuille de calcul estimation coût Istrac (price calculator) puis Offre IS2 (IS2) • Présentation projet (IS2) • Planning du projet (IS2) • Point clé: • à cette étape la participation des membres de l’équipe projet complète de l’usine est nécessaire (prise de connaissance du projet, définition des ressources en interne, mise en évidence des spécificités…) • L’organisation de la phase d’implantation sur site et de démarrage doit être organisée à cette étape: ressources disponibles, travail le week-end et/ou la nuit… • La revue, lors de cette étape, avec IS2 et l’automaticien de quelques modes opératoires existants représentatifs permet d’anticiper le repérage de situations particulières au skid ou à l’usine. Lors de projets récents, cette revue aurait pu permettre d’accélérer les phases d’implantation et de montées en performances. L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Planning type – Phase I Phase I => Etape ‘Commande à IS2’ • Objectif: • Passage de la commande auprès d’IS2 • Documents et délivrables: • Envoi de la DED à IS2 (Usine). Au minimum transmettre : numéro DED, montant, informations de facturation. • Points clé: • commandes auprès d’IS2, d’Elanz ou de l’automaticien: attention, des retards sur ces commandes lors de projets récents a pu causer une augmentation du temps d’immobilisation du skid et un décalage dans le démarrage du skid concerné. • Le choix de l’automaticien a un impact sur le projet et sur l’offre IS2. (expertise de l’intégration ISTRAC…) L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Planning type – Phase I Phase I => Etape ‘Analyse fonctionnelle, analyse de risques qualité & EHS’ • Objectif: • Amender les analyses de risques Qualité et EHS existantes pour le skid en analysant l’impact du projet en terme de Qualité et EHS. • Anticiper les moyens de contrôle QEHS nécessaires afin de les intégrer dès le départ du projet. • Documents et délivrables: • Analyse de risques qualité et EHS (usine) Elle sera à compléter par la suite dans le projet. • Analyse fonctionnelle détaillée du skid avant revamping (usine) Si cette analyse fonctionnelle n’est pas disponible ou pas à jour, il est recommandé de l’inclure dans la prestation de l’automaticien. • Point clé: • Ressources: voir analyses standards OTP disponibles sur le site intranet DGO Qualité • Intégrer et impliquer l’ensemble de l’équipe projet dans cette étape. • L’étude de l’analyse fonctionnelle du skid avant revamping permet de mettre en avant les particularités du skid par rapport aux autres projets déjà réalisés par l’automaticien et IS2. Elle permet un cadrage précis de l’existant et du besoin donc une meilleure maitrise des coûts et délais du projet. Elle est nécessaire pour la réalisation de l’analyse de risques. • Il est recommandé d’inclure la commande et la réalisation de l’analyse de risque dans le périmètre de l’automaticien afin de garantir la prise en compte de celle-ci dans la conception détaillée. • La réalisation des analyses fonctionnelles et QEHS peut donner lieu à des modifications du skid hors programmation. L'OREAL - DIRECTION GENERALE DES OPERATIONS -QUALITE EOS-002-ISTRAC-001A Planning type – Phase I Phase I => Etape ‘Envoi cahier des charges, PID, uploads/Management/eos-002-istrac-001a-management-de-projet-d-implantation-istrac-istrac-implementation-project-manag.pdf