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GUIDE D’APPLICATION DU FASCICULE DE DOCUMENTATION AFNOR FDX 60-000 AUX PATRIMOI

GUIDE D’APPLICATION DU FASCICULE DE DOCUMENTATION AFNOR FDX 60-000 AUX PATRIMOINES IMMOBILIERS Avant-propos Le Fascicule de Documentation FD X 60-000 « Maintenance industrielle – Fonction maintenance » fait référence aux différents niveaux de maintenance industrielle et donne quelques exemples pour la maintenance de patrimoines immobiliers. Ce fascicule est principalement dédié à la maintenance industrielle. Chacun s’accorde à constater que ces quelques exemples ne suffisent pas à répondre aux besoins exprimés pour la maintenance d’un patrimoine immobilier : - Les limites de prestations ne sont pas toujours faciles à fixer entre les parties, - La norme ne prend pas en compte la logique d’organisation des acteurs du secteur (propriétaire, locataire, utilisateur, prestataire, ...) - La correspondance entre les niveaux P1, P2 et P3 des marchés d’exploitation et les niveaux de maintenance de la FD X 60-000 n’est pas clairement définie, - La relation entre les niveaux de maintenance et ceux des pièces d’usure, de rechange ou pièces détachées n’existe pas, - Les notions de conduite et d’entretien ne sont pas clarifiées, - La notion d’exploitation recouvrant diverses réalités, notamment juridiques, est impropre, - Etc. Domaine d’application Le présent guide d’application concerne plus particulièrement la maintenance d’un patrimoine immobilier de bureaux, de locaux industriels, d’établissements scolaires, d’hôpitaux, etc. Il ne concerne pas la maintenance d’immeubles à usage de logement. Il ne concerne pas la maintenance des outils de production. Objectifs Conçu sous forme de guide, le présent document a pour objectifs principaux : - de clarifier les relations entre les différents acteurs du marché, - d’expliciter les limites du périmètre des activités de maintenance dans le cadre plus général d’un patrimoine immobilier, - d’illustrer chaque niveau de maintenance dans le cadre d’un patrimoine immobilier, - de répondre aux interrogations de la profession Précision : Les notes sont reprises in extenso des normes. Les commentaires sont des informations complémentaires fournies par le SYPEMI. SYPEMI – 28, rue de la Pépinière – 75008 PARIS Page 1 sur 22 Septembre 2007 1. TERMINOLOGIE CONCERNANT LES « ACTEURS Les acteurs du marché Propriétaire « Asset-manager » Gestionnaire « Administrateur de Biens » « Property-manager » - Gestionnaire - Prestataire Occupant « Locataire » « Donneur d’ordres » « Utilisateur Final » Intervenant(s) de rang 2,.. CLIENTS CLIENTS PRESTATAIRE PRESTATAIRE Facilities Manager Facilities Manager Facilities Manager Raccourci possible Relation éventuelle Propriétaire / Investisseur Personne, physique ou morale, qui possède un patrimoine immobilier en propriété et agit en qualité de Maître d’Ouvrage. Commentaires : 1. Le propriétaire peut être occupant en tout ou partie de son patrimoine immobilier, 2. Le propriétaire peut décider d’assurer en direct la gestion de son bien immobilier, 3. Le propriétaire peut décider de confier son bien immobilier à un gestionnaire de patrimoine qu’il soit ou non occupant. Asset Manager Conseil ou mandataire, qui se charge, pour le compte du propriétaire / investisseur, d’optimiser la valeur d’un portefeuille immobilier en proposant ou en réalisant des investissements, des acquisitions, des réhabilitations, des arbitrages et toutes opérations administratives, fiscales et juridiques correspondantes. SYPEMI – 28, rue de la Pépinière – 75008 PARIS Page 2 sur 22 Septembre 2007 SYPEMI – 28, rue de la Pépinière – 75008 PARIS Page 3 sur 22 Septembre 2007 Property Manager Gestionnaire juridique et administratif de biens immobiliers, qui agit pour le compte d’un propriétaire/investisseur. Selon la définition du glossaire 2003 du Sypemi, cette activité couvre notamment : la mise en location des biens, la gestion des baux, la préservation du patrimoine, le recouvrement et l’optimisation des loyers, la maîtrise des charges de fonctionnement et les propositions de valorisation lors de l’acquisition, de remise à niveau ou de cession de patrimoines. Facilities Manager ou « prestataire des servies de facilities management » (selon la norme EN 15221 Organisation qui fournit au donneur d'ordres une panoplie cohérente de services de facilities management selon les termes et conditions de l'accord correspondant. Note : Un prestataire de services peut être interne ou externe à l'organisation du donneur d'ordres. Locataire Personne, physique ou morale, qui occupe généralement un bien à loyer, en vertu d’un contrat de location. Commentaires : - Le locataire assure le plus souvent l’entretien des locaux qu’il occupe et la maintenance des installations techniques à usage exclusif qui lui sont confiées, - Le propriétaire conserve généralement à sa charge l’entretien du bâtiment, des locaux communs, ainsi que la maintenance des installations techniques collectives, les opérations de gros entretien, les rénovations et les renouvellements d’installations. - Le contrat de location ou bail doit préciser les limites d’interventions et de responsabilités des parties et les charges récupérables ou non. Client (selon la norme EN 15221) Unité organisationnelle qui spécifie et commande la livraison de services dans le cadre des conditions fixées par un accord de Facilities Management. Note : Le client agit à un niveau tactique. Donneur d’ordres (entreprise Cliente) (selon la norme EN 15221) Organisme qui contractualise l'achat de services dans le cadre d’un accord de Facilities Management. Note : Le donneur d’ordres agit à un niveau stratégique et occupe une fonction générale et / ou fonction clé à tous les stades de la relation avec le prestataire de services. Le client spécifie les services de facilities management. SYPEMI – 28, rue de la Pépinière – 75008 PARIS Page 4 sur 22 Septembre 2007 Utilisateur final :(selon la norme EN 15-221) Personne bénéficiant des services. Note : Un visiteur peut également être utilisateur. Commentaires : 1. L’utilisateur final bénéficie des services à titre permanent ou provisoire. 2. L’utilisateur final (ou plus simplement l’utilisateur) des patrimoines immobiliers, correspond à l’utilisateur des locaux, qu’il en soit occupant permanent ou occasionnel. 3. L’utilisateur peut être le révélateur d’un défaut de service ou de fourniture d’unités d’usage. Il peut également se révéler être à l’origine de demandes d’interventions en conduite et maintenance en fonction de sa perception alors même que le service est assuré conformément aux exigences de l’exploitant du patrimoine. 4. L’utilisateur peut dans certains cas être appelé « le locataire, l’occupant, l’usager ou encore le résident » Prestataire Entité ou service, interne ou externe (entreprise intervenante si externe), qui a en charge la « Maintenance » et / ou la « Conduite » des installations techniques qui lui sont confiées avec comme objectifs multiples, de satisfaire aux attentes des utilisateurs à un coût global optimum décidé avec le donneur d’ordres et dans le respect de la réglementation. Commentaires : 1. La conduite vise à optimiser l’usage des installations techniques. 2. La Maintenance vise à maintenir ou à rétablir l’installation technique dans un état apte à accomplir la fonction requise, en référence à la norme NF EN 13306. 3. Ces services concernés font l’objet du présent « Guide d’application des normes génériques sur la maintenance (FDX 60-000) pour le secteur immobilier » 4. Le terme de « performance » peut désigner : la qualité du produit fourni par l’installation, la performance énergétique, environnementale ou économique des installations. La conduite et la maintenance contribuent à atteindre le niveau de performance convenu. Il est aussi parfois appelé « prestataire de rang 1 ». Entreprise intervenante de rang 2 ou plus Entité ou service externe qui réalise, pour le compte du prestataire de rang 1, une opération de maintenance et/ou de conduite qui nécessite une qualification ou un agrément particulier et /ou un savoir faire ou un outillage particulier et /ou l’application de procédures spécifiques, ..., pour garantir le maintien ou le rétablissement du bien dans un état apte à accomplir la fonction requise et/ou pour optimiser son usage. Charges Dans le domaine de l’immobilier privé du secteur tertiaire, aucun texte précis ne détermine qui du propriétaire ou du locataire doit supporter tout ou partie des charges liées aux opérations de maintenance. C’est le contrat de location ou bail entre les parties qui devra le préciser. SYPEMI – 28, rue de la Pépinière – 75008 PARIS Page 5 sur 22 Septembre 2007 On pourra se référer utilement pour apprécier la répartition des charges liées aux opérations de maintenance : 1. Au fascicule de documentation FD X 60-000 (article 4.2.1) « Ce peut être en fonction des critères suivants : Définir qui fait quoi au regard de chacun des niveaux de maintenance : - le personnel de production (maintenance industrielle) ou l’occupant (maintenance immobilière) ; - le personnel de maintenance en tenant compte de la qualification de l’intervenant ; - le personnel de l’entreprise ou un sous-traitant ; - une combinaison des trois. Quand il s’agit de la maintenance de patrimoines immobiliers, il est important de définir avec précision à qui sont imputées les charges de maintenance : occupant ou locataire d’autre part ; on distingue : - les opérations récurrentes de maintenance à reconduire pour chaque exercice : ces charges sont généralement imputées à l’occupant ou au locataire ; - les opérations prévisibles de maintenance dont les échéances sont à des intervalles de temps supérieurs à la durée légale d’un exercice comptable ; NOTE 1 : Ces charges sont généralement imputées au propriétaire du bien. NOTE 2 : Ces charges correspondent en général au niveau 4 défini ci-après. uploads/Management/guide-sypemi-niveaux-de-maintenance.pdf