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Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? Alliativ est une sociét

Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? Alliativ est une société du groupe Visiativ G E D LA DE LECTRONIQUE ESTION OCUMENTS Quels gains pour les entreprises Avril 2013 Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? POURQUOI CE LIVRE BLANC ? Le présent livre blanc a été pensé dans le but de présenter d’une manière simple et concise le concept de la Gestion Electronique des documents (GED). Ainsi, ce document vise à expliquer qu’est ce qu’une GED, ses objectifs, ses avantages, ses étapes, les problématiques auxquelles les entreprises font face et surtout pourquoi devraient-elles opter pour une solution de GED. Ce livre blanc a pour objectif :  De clarifier le concept de la GED  De démontrer l’intérêt de la mise en place d’une solution de GED En effet, les solutions de GED répondent à un grand nombre de besoins exprimés par les entreprises. Cet outil devient de plus en plus indispensable pour une meilleure gestion au quotidien d’informations et de données qui deviennent de plus en plus importantes tant en volume qu’en valeur. 2 Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? SOMMAIRE QUI SOMMES-NOUS ? ............................................................................................................. 4 INTRODUCTION ...................................................................................................................... 6 1. La GED, Qu’est-ce que c’est ? ........................................................................................... 7 A. Définition du Concept ............................................................................................................ 7 B. Historique ........................................................................................................................... 8 2. La GED, Pour quoi faire ? .................................................................................................. 9 A. Les Objectifs ....................................................................................................................... 9 B. Les principaux Avantages........................................................................................................10 C. Les Problématiques des entreprises ....................................................................................... 11 D. Les Réponses de la GED ..................................................................................................... 12 3. La GED, Comment ça marche ? ...................................................................................... 13 ETAPE 1 : ACQUISITION DES DOCUMENTS ............................................................................... 13 ETAPE 2 : GESTION DES DOCUMENTS .................................................................................... 14 ETAPE 3 : CONSERVATION DES DOCUMENTS............................................................................. 15 ETAPE 4 : DIFFUSION DES DOCUMENTS .................................................................................. 15 LA GED, EN RESUME : ........................................................................................................... 16 4. LA GED, Offres Alliativ : ................................................................................................... 17 A. VDoc GED Qualité : ............................................................................................................. 18 B. Démat’Express ................................................................................................................... 19 C. L’armoire Electronique NOVAXEL ........................................................................................... 20 Glossaire .............................................................................................................................. 21 3 Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? QUI SOMMES-NOUS ? Filiale du groupe Visiativ, Alliativ apporte sur la zone Afrique - Moyen-Orient de nouvelles approches et solutions logicielles reconnues sur le marché européen et au-delà. Alliativ propose des logiciels efficaces et novateurs soutenus par une gamme de services adaptée aux besoins des organisations quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Les offres Alliativ se déclinent au travers de 5 domaines stratégiques : » Solutions de Management du SI » Logiciels Collaboratifs » Gestion de Contenu de l’Entreprise » Solutions Logicielles QSE » Accompagnement » Formation » Consulting » Logiciels de CAO et simulation » Solutions FAO » Accompagnement R&D » Studio Graphique » Charte et identité » Créations Print » Interfaces Web » Outsourcing » Développement d’applications » WebDesign » Données Techniques COLLABORATION INNOV ATION Qualite Design Offshore Intégration Au cœur de la réussite des projets clients, l’accompagnement d’Alliativ s’exprime à travers une gamme de services étendue en matière de conseil, assistance à maîtrise d’ouvrage, accompagnement méthodologique et qualité, développements spécifiques … Externalisation Fort de plus de 15 ans d’investissements en R&D autour de l’activité VDoc le groupe Visiativ, à travers Alliativ, a mis en place un pôle NearShore qui lui permet aujourd’hui de proposer au marché une alternative dans l’externalisation de développement. Distribution Alliativ distribue sur le Marché Afrique Moyen-Orient les solutions collaboratives du Groupe Visiativ, ainsi que les solutions logicielles CAO SolidWorks (Dassault Système) sur le territoire marocain. Nos Métiers 4 Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? Ton savoir n’est rien si les autres ignorent ce que tu sais Aphorisme persan 5 Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? INTRODUCTION Dans une ère de mondialisation avancée et face à une compétitivité de plus en plus rude, les entreprises sont confrontées à une concurrence accrue. Il s’agit en effet de survivre dans un environnement de plus en plus incertain. C’est dans ce sens où les notions de veille technologique et d’intelligence économique (IE) ont vu le jour dans les années 80. Les pratiques managériales relatives à la veille et à l’IE impliquent une bonne maîtrise du Knowledge Management (Management des Connaissances). Effectivement, les entreprises disposent d’un très grand nombre d’informations qu’elles doivent utiliser à bon escient afin de créer de l’innovation et donc des connaissances destinées à être gérées. Ainsi, « la gestion des connaissances est un ensemble de modes d’organisation et de technologies visant à créer, collecter, organiser, stocker, diffuser, utiliser et transférer les connaissances dans l’entreprise. Connaissances matérialisées par des documents internes et externes, mais aussi sous forme de capital intellectuel et d’expériences, détenus par les collaborateurs ou les experts d’un domaine. » En ce qui concerne les documents, les entreprises sont confrontées à la problématique de leur gestion que ce soit à des fins juridico-légales ou à des fins patrimoniales (constitution d’une mémoire d’entreprise). C’est pour cette raison que le Knowledge Management s’appuie sur des outils informatiques notamment la Gestion Electronique de Documents (GED). Son rôle est avant tout de pouvoir organiser et contrôler son évolution, son classement, sa transmission ou sa diffusion, son archivage et à tout moment sa recherche pour consultation ou action. Elle permet donc de remplacer tout document papier de l’entreprise par un document électronique et de gérer son cycle de vie en fonction des besoins spécifiques des entreprises. 6 Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? 1. LA GED, Qu’est-ce que c’est ? A. Définition du Concept Toute entreprise a besoin de conserver ses documents dans le temps et d’avoir la possibilité de les consulter à tout moment. C’est pourquoi il devient de plus en plus indispensable d’utiliser un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) dans le but de rendre les documents disponibles aux collaborateurs concernés. Il est important de faire une distinction entre la GED et l’archivage électronique. Ce dernier n’autorise pas la modification des documents électroniques et il a beaucoup plus une finalité réglementaire. La GED quant à elle a un but opérationnel. Il faut dire qu’elle devient un élément essentiel du système d’information de l’entreprise qui facilite la gestion au quotidien. La Gestion Electronique des Documents (GED), apparue dans le milieu des années 80, est définie comme étant la gestion par des moyens informatiques du cycle de vie complet d’un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l’accès à ce document, à l’information qu’il contient et à l’information qui le concerne. Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise. La GED Bureautique Elle dispose d’un ensemble de progiciels de travail collaboratif permettant de lire, échanger et modifier des documents dans leur format d’origine. Ces documents peuvent être consultés par l’ensemble du personnel de l’entreprise à travers intranet ou extranet. La GED Administrative Elle permet la numérisation et le classement des différents documents administratifs (factures, devis, bons de commande, formulaires…) pouvant être diffusés à travers le réseau interne de l’entreprise. On distingue plusieurs types de GED : La GED Documentaire Elle permet d’indexer un grand nombre de documents aux formats divers (son, image, texte…) selon les critères voulus par l’entreprise. Ce type de GED propose de puissants moteurs de recherche et souvent un thésaurus qui se doit d’être assez générique mais en même temps pertinent et précis. La GED Technique Elle permet de gérer les documents techniques propres à un métier tels que les plans d’architectes, des bureaux d’études, etc. La GED COLD (Computer Output Laser Desk) Il s’agit d’une application de GED qui porte sur l’archivage électronique des données informatiques. 7 Livre Blanc. La GED, Quels gains pour les entreprises ? B. Historique La « documentarisation » désigne l’importance primordiale de la documentation. Celle-ci a vu le jour en même temps que la révolution industrielle où l’ensemble des informations qu’elles soient scientifiques, techniques, juridiques, etc. sont consignées dans un document. Il en découle une dépendance documentaire qui conduit à un entassement de plus en plus ingérable de documents. C’est pour cette raison que la réflexion s’est dirigée vers une organisation de la documentation, d’où la naissance de la gestion documentaire dans un premier temps et son informatisation dans un deuxième temps. C’est ainsi qu’est apparue la Gestion électronique des Documents (GED) dans les années 80. Mais le terme GED ne traduisait pas l’ensemble des possibilités qu’elle pouvait offrir : il se limite à décrire la gestion des documents alors que la GED remplie d’autres fonctionnalités. C’est ce qui a poussé l’Association des Professionnels de la GED (APROGED) à créer le terme Gestion Electronique d’Informations et de Documents Existants (GEIDE) en 1994. Le concept fondateur de la GEIDE est le stockage et l’accès aux documents. Elle permet également de protéger leur accès de telle sorte à ce que seuls les collaborateurs autorisés puissent y accéder. De plus, la gestion électronique des documents assure la sauvegarde des anciennes archives afin de uploads/Management/la-de-lectronique-estion-ocuments 1 .pdf