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Créer votre rapport Social Media pour votre boss WWW.DIGIMIND.COM Introduction

Créer votre rapport Social Media pour votre boss WWW.DIGIMIND.COM Introduction I. 6 bonnes pratiques pour créer votre Rapport Social Media II. 6 conseils pour les rubriques Social Media de votre rapport III. Les rubriques détaillées de votre rapport Social Media 1 1. Méthodologie & Synthèses 2. Le Owned Media 3. Le Earned Media 4. Search Engine Réputation 5. Recommandations 6. Et aussi… IV. Les principaux types de rapport Social Media 1. Suivi d’activité Social Media 2. Suivi de campagne 3. Bilan de campagne 4. Rapport de ROI (performance des actions) 5. Audit Marques / Marchés 6. Suivi et Bilan de crises A propos de Digimind Auteur SOMMAIRE. 3 4 14 40 41 43 9 16 47 49 37 20 23 32 35 42 44 45 46 WWW.DIGIMIND.COM INTRODUCTION. 3 Vous devez fournir toutes les semaines ou tous les mois à votre chef, responsable du marketing, de la communication, du marketing digital ou des médias sociaux, un rapport Social Media, un rapport e-réputation présentant l'essentiel ou le détail de ce qu'il faut savoir sur vos marques sur le web pour prendre les bonnes décisions. C'est un rapport récurrent sur votre activité. En outre, votre boss peut vous demander des rapports ponctuels pour des bilans d'événements, de lancement de produits ou de campagnes de communication et influenceurs. Il peut aussi vous solliciter pour des rapports sur les résultats trimestriels. Ce rapport est adressé au N+1, au PDG ainsi qu'aux autres équipes marketing, services commerciaux, business development et relation client. Vous avez la chance de disposer d'outils gratuits ou de plateformes de Social Listening pour gérer l’écoute des conversations au sujet de votre entreprise, de ses dirigeants, de ses marques (earned media), pour mesurer la performance de ses comptes sociaux (owned media) et également la réputation véhiculée par les moteurs de recherche (Search Engines Reputation). Comment faire pour mettre en forme tous les insights qualitatifs et quantitatifs à partir de toutes ces données collectées, de manière synthétique, compréhensible et opérationnelle ? Nous avons synthétisé les différents types de rapports Social Media utilisés par nos clients et nos consultants. A travers cet ebook, nous vous proposons des méthodes, des conseils et des modèles afin de vous inspirer et gagner du temps pour construire votre rapport Social Media idéal. WWW.DIGIMIND.COM 6 bonnes pratiques pour créer votre Rapport Social Media CHAPITRE 01 WWW.DIGIMIND.COM WWW.DIGIMIND.COM Les bonnes pratiques pour la Collecte Définissez vos cibles C'est l'étape n°1 qui est indispensable : de la définition de vos cibles va en effet découler toutes les autres phases de création : définition du fond, de la forme, de la périodicité…. Selon que le destinataire sera PDG, membre du Codir/Comex, responsable marketing ou community manager, la nature des insights et le volume des informations va varier : très synthétiques et orientées ROI pour les dirigeants - en recto verso maxi -, plus détaillées et plus techniques pour le spécialiste du Social Media. Dans l'idéal, il faut recueillir les besoins de vos cibles auprès d'elles-mêmes ou via leurs plus proches collaborateurs. Définissez le type de rapport Déterminez d'abord si le rapport est un document de communication destiné avant tout à être lu et commenté, ou un document de travail dont les données seront partagées et réutilisées. Schématiquement, on peut imaginer un rapport format A4 vertical en PDF pour la communication, des slides avec des références et des liens externes (vers un tableau de bord, un site, des messages) pour le travail. Le type de rapport dépend donc du point #1, de vos cibles mais aussi des objectifs. S'agit-il d'un : • Suivi d’activité Social Media. • Suivi d'opérations : campagnes et événements. • Bilan d'opérations : campagnes et événements. • Suivi et Bilan de crises. • Audit de marché et de marques. • Rapport de ROI. Selon ces critères, le rapport sera un A4 recto très synthétique, élaboré en une heure ou, à l'inverse, 20 slides détaillées avec des commentaires, une mise en contexte et une évolution. 6 bonnes pratiques pour créer votre rapport 1/4 #1 #2 5 WWW.DIGIMIND.COM Les bonnes pratiques pour la Collecte Définissez la périodicité La périodicité va fortement impacter la forme et le fond de votre rapport. Un rapport mensuel ou bimestriel proposera souvent davantage d’analyses de fond portant sur l'évolution, la stratégie et les actions, qu’un rapport hebdomadaire. En schématisant, on peut imaginer une récurrence forte pour les opérationnels du Social Media, marketing digital et gestion de l'e-réputation. Une récurrence moins forte (hors opérations ponctuelles) pour les cadres. Et du ponctuel “ad hoc" pour certains membres du Codir. Soignez la forme Ce rapport, potentiellement largement diffusé, qui plus est à des cadres de haut niveau, constitue votre carte de visite, un élément essentiel de votre marketing interne. Une fois le fond bien structuré, pensez à valoriser vos commentaires, à aérer votre contenu et à intégrer des graphiques et / ou des images assez grandes. Même pour les rapports plus volumineux, pensez à intégrer une page de synthèse en début de document, certains de vos destinataires voudront se faire une idée, sans tout vouloir lire tout de suite. Pour ce même objectif, soignez le sommaire et la table des matières afin que le lecteur puisse aller directement à l'information qui est importante pour lui. #4 6 bonnes pratiques pour créer votre rapport 2/4 #3 6 WWW.DIGIMIND.COM Les bonnes pratiques pour la Collecte Rédigez un cahier des charges Avant de vous lancer dans la production régulière de rapports, rédigez un cahier des charges à l'issue du recueil des besoins de vos cibles. Voici l'essentiel des questions à se poser pour connaître leurs intérêts et leurs pratiques : ● Quels sont les indicateurs de performances (ou KPIs) principaux que vos destinataires utilisent / souhaitent obtenir pour mesurer leur activité et celle de leur équipe : sont-ils directement liés à la veille Social Media ? Exemple : le taux de croissance du sentiment positif pour un service client donné. ● Quels types de données les intéressent en priorité ? Connaître les différentes sortes de messages des socionautes, ou plutôt afficher des données quantitatives ? Ne sont-ils concernés que par certains produits / régions / canaux Social Media / événements / émetteurs ? ● Quelle est, selon eux, la périodicité idéale ? Combien de temps ont-ils à consacrer à la lecture et à l’utilisation de ce rapport : toutes les semaines / mois / trimestres ? ● Sont-ils familiers avec les données Social Media, de leurs indicateurs (Like, retweets, reach, impressions) et les analyses issues des outils de Social Media Intelligence ? Il s'agit ici d'appréhender la culture du destinataire, afin d'adapter, de vulgariser ou d'enrichir le contenu. ● Ont-ils eux-mêmes des clients internes à qui ils rediffuseront tout ou une partie de ce rapport ? ● Ont-ils des besoins ponctuels potentiels : suivi des retombées d’une campagne, d'un événement, d’une gestion de crise ou d’un lancement produit ? ● Comment son service est-il organisé ? Cela peut impacter la présentation du rapport : un département Marchés peut être ainsi organisé par Produits, par Zones géographiques ou par Type de comptes… Autant de critères et de grilles de lecture qu’il faudra restituer idéalement dans le rapport Social Media. #5 6 bonnes pratiques pour créer votre rapport 3/4 7 WWW.DIGIMIND.COM Les bonnes pratiques pour la Collecte Construisez une maquette et un numéro zéro Pour vos rapports d'activité Social Media récurrents, proposez une maquette "catalogue" avec de nombreuses rubriques – vous ne les garderez pas toutes - afin que vos destinataires sélectionnent le type de contenus et d’analyses qu’ils souhaitent. Ils doivent pouvoir y trouver des rubriques détaillées : visualisation des messages, des conversations et des articles, analyses graphiques, indicateurs de performance quantitatifs, variables qualitatives, Analytics Owned Media (performance des comptes sociaux gérés par la marque), etc. Si vous en avez la possibilité, élaborez un numéro 0, pour un test auprès d'un nombre d'expéditeurs limités mais ciblés avant diffusion à un nombre plus large. Pour les rapports ponctuels d'opérations spéciales (événements, crises ou campagnes), n'attendez pas le 1er jour pour penser à votre rapport : imaginez les maquettes en avance, surtout pour les crises… ▶Voir à ce sujet : Comment optimiser votre veille de crise sur les réseaux sociaux ? #6 6 bonnes pratiques pour créer votre rapport 4/4 Réalisez une maquette pour soumettre les types de rubriques, analyses et KPIs à validation ▲ 8 WWW.DIGIMIND.COM 6 conseils pour les rubriques de votre Rapport Social Media CHAPITRE 02 WWW.DIGIMIND.COM WWW.DIGIMIND.COM Les bonnes pratiques pour la Collecte Pensez principes marketing Pour structurer votre rapport, imaginez ses rubriques et tous les types d'analyses. Pensez également aux règles et principes marketing et de veille. a. Règle des 5 W What : de quoi parle-t-on ? When : quelle est l'évolution dans le temps ? Where : où en parle t-on ? (canaux web ou régions géographiques, villes...) Who : qui en parle ? (médias, internautes, influenceurs) How : comment en parle-t-on ? (analyse des sentiments et des emojis) b. Tunnel marketing Pensez aux différentes phases du tunnel marketing pour présenter vos insights : Notoriété, Engagement, Acquisition, Satisfaction, uploads/Marketing/digimind-ebook-comment-creer-votre-rapport-social-media-pour-votre-boss.pdf