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MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS SECONDAIRE, BURKINA FASO SUPERIEUR ET DE LA RECHERC

MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS SECONDAIRE, BURKINA FASO SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Unité - Progrès - Justice *-*-*-*-*-* SECRETARIAT GENERAL *-*-*-*-*-* UNIVERSITE POLYTECHNIQUE DE BOBO-DIOULASSO *-*-*-*-*-* INSTITUT UNIVERSITAIRE DETECHNOLOGIE *-*-*-*-*-*-* DEPARTEMENT SECRETARIAT DE DIRECTION *-*-*.*-*.* ANNEE UNIVERSITAIRE 2007-2008 PORT DE Fil Ile Présenté par Madame DOUGOURI née PODA N. Judith Pour l'obtention du Diplôme Universitaire de Technologie (DUT) THEME: iJ. la COMMENT DEVELOPPER L'EXCELLEN'CE DANS LE ME11ER DE SECRETAIRE ? CASDEL'UPB Stage effectué du 1er juin au 31 août 2008 à l'Ecole Supérieure d'Informatique Maître de stage Directeur de stage Monsieur M'bi KABORE Monsieur Paul KABORE Directeur adjoint à l'ESI Enseignant à l'IUT Comment développer l'excellence dans le métier de secrétaire? Cas de l'UPB TABLE DES MATIERES DEDICACE REMERCIEMENTS PREAMBULE INTRODUCTION GENERALE 3 PREMIERE PARTIE: PRESENTATION DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL CHAPITRE 1: PRESENTATION GENERALE DE L'UPB 5 1. GENESE DE L'UNIVERSITE POLYTECHNIQUE DE BOBO-DIOULASSO (UPB) 5 Il. EVOLUTION INSTITUTIONNELLE DU CUPB 5 III. L'UNIVERSITE POL YTECHNIQUE DE BOBO-DIOULASSO DE NOS JOURS 8 IV. LA VOCATION DE L'UPB 11 CHAPITRE II: PRESENTATION DE L'ESI 13 1. PRESENTATION GENERALE DE L'ECOLE SUPERIEURE D'INFORMATIQUE 13 Il. LA MISSION DE L'ECOLE SUPERIEURE D'INFORMATIQUE (ES!) 13 III. LES FORMATIONS 14 1) Le cycle des Ingénieurs de travaux informatiques (CITI) 14 2) Lecycle des Ingénieurs de conception en informatique (ClCI) 15 3) Le Diplôme d'études approfondies (DEA) 15 IV. LECENTRE DJETUDES ET DE RECHERCHE EN INFORMATIQUE (CERI) 16 DEUXIEME PARTIE: COMMENT DEVELOPPER L'EXCELLENCE DANS LE METIER DE SECRETAIRE? CAS DE L'UPB CHAPITRE 1: APERCU SUR LE METIER DE SECRETAIRE 18 1. DÉFINITION DU MÉTIER 18 Il. LES DIFFÉRENTES CATÉGORIES DE SECRÉTAIRES 18 1/1. LE MÉTIER DESECRÉTAIRE 20 A. LE RüLE DES SECRETAIRES DE DIRECTION 20 B. LES EXIGENCES DU MÉTIER 23 1) Les qualités physiques 23 2) Les qualités humaines 24 3) Les qualités professionnelles 24 C. LES DIFFICULTÉS DU MÉTIER 25 1 Comment développer l'excellence dans Je métier de secrétaire? Cas de J'UPB CHAPITRE II : LES MOYENS D'ACTION POUR EXCELLER DANS LE METIER .......................................................................................................................................... 29 1. AVOIR LA VOCA TlONET UNE BONNE IMAGE DE SA FONCTION 29 Il. DÉVELOPPER DES PERFORMANCES PROFESSIONNELLES 29 A. La perfection dans la rédaction professionnelle, le classement et le rangement 30 B. Communiquer efficacement 31 C. connonre l'entreprise dans laquelle ils travaillent.. 32 D. Avoir pourobjectifl'excellence et la qualité 33 E. Apprendre à asseoir la collaboration 36 F. Devenir le (( bras droit» de leur patron 37 G. Apprendre à mieuxgérer son temps et celui du patron 39 H. Se préparer aux technologies de l'information et de la communication (TIC) 43 1. La formation continue 44 J. Sefixer des buts 44 III. LES RESPONSABILITÉS PATRONS-SECRÉTAIRES 46 IV. LES BESOINS DES SECRETAIRES DEL'UPB 47 CHAPITRE III : LE BILAN DU STAGE 48 1. DEROULEMENT ET TACHES EFFECTUEES 48 Il. CONSTATS ETSUGGESTIONS 49 A. Les constats 49 B. Les suggestions 50 CONCLUSION GENERALE 53 BIBLIOGRAPHIE , 55 WEBOGRAPHIE 55 LISTE DES ANNEXE 2 EDICAC Je dédie ce travail : • à mon cher époux Moustapha pour son soutien et ses encouragements tout le long de ces deux (02) années d'études; • à nos enfants Djamel Ezzédine Léandre et Rafik Hicham Arnold; • à feu mon père pour ses bénédictions et ses vœux de me voir réussir; • à ma mère pour ses nombreux conseils; • à mes frères et sœurs que j'associe à ce travail. REMERCIEMENTS Ce rapport est le fruit de recherches menées avec le concours sincère des personnes à qui nous témoignons nos sincères remerciements. Aux termes des deux (02) mois de stage effectué au Centre d'études et de recherches en informatique (CERI) de l'Ecole supérieure d'informatique (ESI), nous ne saurions aborder le présent rapport sans témoigner notre profonde reconnaissance à : ~ Monsieur le Président de l'Université polytechnique de Bobo-Dioulasso pour sa compréhension; ~ Monsieur le Pr Zoumbiesse TAMINI, pour avoir accepté nous accorder notre inscription à l'Institut universitaire de technologie; ~ Monsieur le Directeur de l'Ecole supérieure d'informatique (ESI), pour sa confiance et son esprit de générosité; ~ Monsieur le Directeur de l'Institut universitaire de technologie (IUT) ; ~ Monsieur le Directeur adjoint de l'Institut universitaire de technologie; ~ Tous les directeurs d'établissements; ~ Monsieur Paul KABORE, notre directeur de stage pour sa contribution à la réalisation de cette œuvre ; ~ Monsieur M'bi KABORE, notre maître de stage pour sa disponibilité, sa patience et son soutien ; ~ A tout le personnel de l'ESI pour son encouragement; ~ Tout le personnel de l'UPB pour sa collaboration; ~ Tout le corps professoral sans la compétence duquel, nous n'aurions eu les capacités pour produire ce document; ~ Tous mes collègues pour leur soutien multiforme et leurs encouragements. Nous espérons que vous tous serez fiers de ce travail. PREAMBULE L'Université polytechnique de Bobo-Dioulasso a vu le jour en 1995 et avait pour appellation CUPB (Centre universitaire polytechnique de Bobo-Dioulasso). Le CUPB était composé de trois (03) établissements à savoir: l'Ecole supérieure d'informatique (ESI), l'Institut du développement rural (lDR) et l'Institut universitaire de technologie (IUT). L'appellation "Université polytechnique de Bobo-Dioulasso" a été possible dès son érection en université autonome par décret n097-254/PRES/PM/MESSRS du 23 mai 1997. L'Institut universitaire de technologie (IUT) a été créé en 1972 au sein de l'université de Ouagadougou. L'Université polytechnique de Bobo-Dioulasso (UPB) regroupe cinq (05) instituts et une (01) école qui constituent les Etablissements d'enseignement et de recherches. Il s'agit de : • l'Institut du développement rural (IDR) a été ouvert en septembre 1973. Ses départements sont les suivants: - LIn département Ingénieurs Eaux et Forêts, - un département Ingénieurs en Elevage, - un département Ingénieurs en Agronomie, - un département Sociologie et Economie rurale, - un troisième cycle de DEA en Biologie Appliquée. • l'Institut des Sciences exactes et appliquées (ISEA) avec une (01) filière en Mathématiques, Physique et Informatique. • l'Institut des Sciences de la nature et de la vie (lSNV) avec deux (02) filières: une (01) filière Biologique avec au départ un DEUG-Agro, - une (01) filière Génie Biologie avec la licence professionnelle, • l'Institut Supérieur des sciences de la santé (IN.S.S.A) avec une (01) filière en Médecine générale. • l'Institut universitaire de technologie (IUT) qui comprend une (01) section tertiaire et une (01) section industrielle. la section industrielle fut créée en 1992 et comprend quatre (04) départements qui sont le département génie mécanique et productique, celui du génie électrique options électrotechnique et électronique, le département génie industriel et Maintenance et le département génie civil. la section tertiaire est composée d'un (01) département de Secrétariat de direction, d'un (01) département de Gestion subdivisé en deux (02) options: option Finance comptabilité et option Gestion commerciale. • l'Ecole supérieure d'informatique (ESI) est composée des filières suivantes: ingéniorat de travaux informatiques, option Réseaux et maintenance, ingéniorat de travaux informatiques, option Analyse et programmation, ingéniorat de conception en informatique, 3e cycle en DEA d'informatique. Dans le souci d'adapter l'enseignement théorique à la vie professionnelle, les étudiants en fin de cycle de l'Institut universitaire de technologie sont soumis à un stage obligatoire de deux (02) mois en entreprise afin de compléter leur formation théorique initiale. A l'issue de ce stage, un rapport doit être rédigé et fera l'objet d'une évaluation en vue de l'obtention du Diplôme Universitaire de Technologie (DUT). C'est dans ce cadre que nous avons effectué deux (02) mois de stage, du 1er juin au 31 août 2008, à l'Ecole supérieure d'informatique (ESI) sise à 15 kilomètres de Bobo Dioulasso, avec pour thème: «Comment développer l'excellence dans le métier de secrétaire? Cas de l'UPB », Comment développer l'excellence dans le métier de secrétaire? Cas de l'UPB INTRODUCTION GENERALE Au 21e siècle où la concurrence est particulièrement vive et où il faut relever le défi de la compétitivité, les entreprises recherchent la qualité dans tous les domaines, notamment la qualité des hommes et des femmes au travail. Les secrétaires étant la vitrine de l'entreprise, contribuent à la recherche de cette qualité. Ils occupent un poste de confiance qui entraîne des responsabilités et des obligations certaines. En effet, défini par certains comme un métier d'exécution, le métier de secrétaire est également contraignant et fait l'objet de divers préjugés. Face à toutes ces difficultés, comment développer l'excellence dans le métier de secrétaire à l'Université polytechnique de Bobo-Dioulasso (UPB) ? Le choix du thème se justifie par notre détermination dans la recherche des approches de solutions à un certain nombre de problèmes relatifs au métier de secrétaire tels que: - le manque de formation continue, - le manque de matériels performants, - la méconnaissance de la déontologie du métier, - le manque d'ouverture d'esprit dans le domaine du secrétariat, - le manque de responsabilité de soi. L'étude de ce thème vise à : - amener les secrétaires à prendre conscience du fait que leur réussite leur appartient, 3 Comment développer l'excellence dans le métier de secrétaire? Cas de l'UPB - proposer des moyens d'action en vue de favoriser leur plein épanouissement professionnel, - amener les patrons à manager bien davantage leurs secrétaires. Dans le souci de mieux cerner les difficultés que rencontrent les secrétaires dans l'exécution de leurs tâches uploads/Science et Technologie/ iut-2008-pod-com 1 .pdf