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1 Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agrico

1 Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles/ West and Central African Council for Agricultural Research and Development CORAF/WECARD MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION DES FONDS COMPETITIFS Version provisoire Décembre 2008 1 SOMMAIRE PREMIERE PARTIE : L’ORGANISATION DE LA RECHERCHE DU CORAF/WECARD 3 I L’ORGANISATION SCIENTIFIQUE DU CORAF/WECARD ..................................... 5 1.1 Introduction .................................................................................................................... 5 1.2 Bref rappel de l’organisation Scientifique antérieure du CORAF/WECARD ............... 5 1.3 L’organisation du CORAF/WECARD dans le cadre du nouveau plan opérationnel .... 7 1.4 Relations entre les programmes et les structures existantes ......................................... 11 II – LES ORGANES DE GESTION ET DE MISE EN ŒUVRE ..................................... 16 2.1 Le Comité Scientifique et Technique .......................................................................... 16 2.2 Le Conseil de Direction ............................................................................................... 16 2.3 Le Comité de Pilotage des programmes ...................................................................... 18 2.4 Les partenaires scientifiques et les partenaires au développement .............................. 20 2.5 L’Institution Hôte ......................................................................................................... 20 DEUXIEME PARTIE : DESCRIPTIFS DES PROCEDURES ............................................... 21 II- LES PROCEDURES ..................................................................................................... 22 2.0. PRINCIPES GENERAUX DE SELECTION DES PROJETS FINANCES PAR LE CORAF/WECARD ...................................................................................................... 22 2.1. PROCEDURE POUR L’ELABORATION ET LE LANCEMENT DES APPELS A PROPOSITIONS .......................................................................................................... 24 2.2. PROCEDURE POUR LA SELECTION DES PROJETS COMPETITIFS................ 26 2.3 PROCEDURE POUR LA SELECTION DES PROJETS SPECIAUX OU DE SUBSIDIARITE ........................................................................................................... 30 2.4. PROCEDURE POUR LA SELECTION ET L’AGREMENT DES INSTITUTIONS DEVANT ABRITER ET/OU COORDONNER LES PROJETS COMPETITIFS ET LES PROJETS SPECIAUX OU DE SUBSIDIARITE ............................................... 34 2.5. PROCEDURE POUR LA SELECTION ET L’AGREEMENT DES PROPOSITIONS DE SERVICES DES INSTITUTIONS AGREES ....................................................... 40 2.6. PROCEDURE DE PASSATION DES CONTRATS AVEC LES INSTITUTIONS ABTITANT ET/OU COORDONNANT LES PROJETS COMPETITIFS ET SPECIAUX .................................................................................................................. 43 2.7. PROCEDURE DE CONTRACTUALISATION ........................................................ 45 2.8. PROCEDURES POUR LA MISE EN RESEAUX DES INSTITUTIONS ET DES INITIATIVES. ............................................................................................................. 47 TROISIEME PARTIE : DESCRIPTION DES ANNEXES .................................................... 52 3.1 ANNEXE 1 : GUIDE POUR L’ELABORATION DES PROPOSITIONS. ............... 53 3.2 ANNEXE 2 : MODELE TYPE DE CONVENTION OU CONTRAT DE RECHERCHE .............................................................................................................. 67 3.3. ANNEXE 3 : INSTRUCTIONS RELATIVES A L’ELABORATION DES CONTRATS DE RECHERCHE .................................................................................. 68 2 AVANT PROPOS La volonté affichée du CORAF/WECARD de mettre en œuvre le mécanisme de fonds compétitifs régionaux répond à trois motivations essentielles : celle de l’ouverture et de la diversification du partenariat scientifique et financier, celle de plus orienter la recherche vers la demande et les priorités régionales et celle de l’amélioration de la qualité (pertinence et qualité scientifique) des activités de recherche. Jusqu’à la fin des années 90 et pour des raisons surtout historiques, le CORAF/WECARD avait eu pour principaux partenaires financiers, la Commission Européenne et la Coopération Française aussi bien pour son fonctionnement que pour le financement de programmes de recherche. Durant cette période la thématique relevait essentiellement des bailleurs de fonds et le partenariat était essentiellement Nord Sud. Les reformes institutionnelles et la définition des priorités engagées de façon participative par le CORAF/WECARD constituent une base solide pour un rééquilibrage du partenariat en faveur de la région, pour la prise en compte de thématique prioritaire de la région et pour un élargissement du partenariat scientifique et financier . Le mécanisme de fonds compétitif contribuera à ce processus, car d’une part il permet de favoriser la coopération régionale, de traiter des priorités régionales et d’élargir le partenariat et d’autre part de simplifier les procédures de financement puisqu’il n’ y aura plus qu’un seul fonds auquel participeront tous les partenaires financiers quel que soit le montant de leur contribution. Par ailleurs, la définition claire des organes et des procédures de gestion, du rôle de chaque intervenant et l’institutionnalisation des principes de contractualisation, d’évaluation et d’audit constituent un gage de transparence propice à l’adhésion des nouveaux bailleurs potentiels. Le mécanisme de financement des unités opérationnelles du CORAF/WECARD (réseaux, base-centres, pôles de recherche) en vigueur avant la planification stratégique privilégiait la pertinence des thèmes de recherche jugés fédérateurs et d’intérêt régional par la communauté scientifique de la sous-région. Il ne tenait pas suffisamment compte de la demande des utilisateurs. Le mécanisme de fonds compétitif permettra d’améliorer la pertinence des activités en introduisant des critères d’évaluation des propositions qui garantiront une prise en compte de la demande et une plus grande participation au processus des utilisateurs des résultats de recherche. Enfin, l’approche d’appel à proposition sur une base compétitive, exigera des postulants plus de la rigueur dans la formulation des projets et plus d’efforts sur la qualité scientifique. Le présent manuel vise à : i) Garantir les meilleures conditions de gestion du Fonds en fournissant le maximum d’éléments relatifs à cette gestion, et en définissant la responsabilité des organes en charge et des parties contractantes ; ii) Faciliter l’accès aux bénéficiaires du fonds en mettant à leur disposition les informations relatives aux procédures de réponse aux appels d’offre, aux critères d’éligibilité et d’évaluation et aux modalités de mobilisation des fonds alloués ; iii) Assurer les conditions de transparence de la gestion et faciliter l’évaluation et l’audit externes des fonds. 3 PREMIERE PARTIE : L’ORGANISATION DE LA RECHERCHE DU CORAF/WECARD 4 CARTE DES ZONES ET UNITES OPERATIONNELLES DU CORAF/WECARD 5 I L’ORGANISATION SCIENTIFIQUE DU CORAF/WECARD 1.1 Introduction Le CORAF/WECARD est une Organisation sous régionale créée le 15 mars 1987. Il regroupe actuellement les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 21 pays de l'Afrique de l'Ouest et du Centre repartis dans 3 zones agro écologiques, à savoir : la zone Sahélienne de l’Afrique de l’Ouest, avec six pays (Burkina Faso, Mali, Mauritanie, Niger, Sénégal, et Tchad), la zone Côtière de l’’Afrique de l’Ouest avec dix pays (Bénin, Cap Vert, Côte d’Ivoire, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée Bissau, Nigeria, Sierra Léone et Togo et la zone de l’Afrique Centrale, avec cinq pays (Cameroun, Congo, Gabon, République Centrafricaine et République Démocratique du Congo (cf. carte). Il a été conçu comme un instrument sous régional de coopération, d’échange et de renforcement de capacités en matière de recherche et de développement agricole dont le mandat est de mettre en oeuvre la politique de recherche agricole régionale définie par les autorités politiques de l'Afrique de l'Ouest et du Centre. Les objectifs du CORAF/WECARD sont de : (1) promouvoir la coopération, la concertation, l'échange d'informations entre les institutions membres d'une part et les partenaires d'autre part ; (2) définir les objectifs et les priorités de recherche d’intérêt commun à l'échelle Sous-régionale et régionale ; (3) servir d'instance de consultation de toute recherche menée par les Organisations sous régionales, régionales, ou internationales intervenant dans la sous région ; (4) élaborer des programmes communs de recherche pour renforcer la complémentarité de ses activités et celles de ses partenaires ; (5) harmoniser les activités des réseaux associatifs de recherche et faciliter la création de nouveaux réseaux ou de toute autre unité opérationnelle de recherche sous régionale. (6) Contribuer a la mobilisation des ressources financières et humaines pour la mise en œuvre des programmes de recherche e développement à caractère régional. En mai 2007, a la suite d’une évaluation du potentiel économique des différentes filières et leurs effets sur la croissance économique et la réduction de la pauvreté aux niveaux national, sous-régional, et régionale et d’une concertation participative qui a impliqué tous les acteurs, le CORAF/WECARD a adopté un nouveau Plan Stratégique assorti d’un plan opérationnel 2007-2011 avec 8 nouveaux programmes dont la mise en œuvre requiert de nouvelles approches. Dès lors, des mécanismes doivent être mis en place pour assurer la bonne mise en œuvre de ces programmes tout en tenant compte des activités en cours et qui étaient conçues dans le cadre de l’ancien dispositif. 1.2 Bref rappel de l’organisation Scientifique antérieure du CORAF/WECARD Jusqu’à l’adoption du nouveau plan stratégique par l’AG extraordinaire tenue à Abidjan en mai 2007, le CORAF/WECARD était régi par les statuts adoptés par l’Assemblée Générale de juillet 2001 et modifiés en 2005. L’organisation de la structure comprenait alors quatre (4) niveaux : 6 • L’Assemblée Générale (AG) était l’organe de gouvernance, et se réunissait une fois tous les deux ans. Elle était composée de tous les membres, comprenant les responsables de structure de recherche, des représentants d’ONG ou d’OP, du secteur privé. Participaient également aux Assemblées Générales les représentants des partenaires scientifiques et financiers du CORAF/WECARD ; • Le Conseil d’Administration composé de neuf (9) membres (6 SNRA, 1 ONG, 1 OP et 1 privé). Il pilotait les activités entre deux AG et validait les programmes d’activité et le budget des structures opérationnelles. Le CA disposait d’un organe consultatif, le Comité Scientifique et Technique (CST). Celui-ci avait pour fonction de donner des avis et conseils sur la qualité scientifique des activités et sur les orientations stratégiques. Il était chargé du suivi et de l’évaluation des projets et programmes du CORAF/WECARD ; • Le Secrétariat Exécutif (SE), basé à Dakar, était dirigé par un secrétaire exécutif nommé par l’AG. Le secrétaire exécutif était appuyé par une équipe composée d’un coordinateur scientifique, d’un gestionnaire financier et d’un responsable de l’information et de la communication. • Les unités opérationnelles avaient en charge des activités scientifiques et techniques du CORAF/WECARD. Il s’agissait : des Réseaux, Bases centres, Pôles de recherche, Fonds Compétitifs, Projets de recherche. uploads/Science et Technologie/ manuel-gestion-fonds-competitifs.pdf