Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

1. Logigramme Service concerné Service Achats Prestataires Titulaire (prestatai

1. Logigramme Service concerné Service Achats Prestataires Titulaire (prestataire) Commission MEF (comptable public) Expression du besoin St Réception Consultation Dépôt des offres Examen Choix du moins disant Etablissement du BC Signature du BC Exécution de la prestation Réception des prestations Etablissement des OP Paiement du prestataire Non Oui 2. Objectifs opérationnels et risques inhérents : Objectifs opérationnels Risques causes Risques conséquences 1/Expression des besoins  Etre sûr que tous les besoins ont été recensés par types et par entités Absence d'une procédure et des règles de gestion précisant comment les besoins doivent être exprimés par entité et par type ; Procédure non respectée ; Procédure non diffusée ; Procédure complexe ou incomplète. Non recensement d'une manière exhaustive de tous les besoins ; Risque d'oubli et de non satisfaction de tous les besoins ; Rupture de stock ; Non satisfaction du citoyen ; Arrêt de l’activité ; Sous-estimation des besoins. Etre sûr que les besoins exprimés sont précis et clairs comportant les spécificités nécessaires Imprécision dans l'expression des besoins par les services demandeurs ; Mauvaise expression des caractéristiques techniques des besoins ; Absence d'une nomenclature technique ; Nomenclature incomplète ou non diffusée. Achats inutiles ; Achat d'articles non conformes ; Augmentation des charges financières ; Surcoût de stockage ; Etre sûr que les besoins sont approuvés par une personne habilitée Absence d’approbation ; Approbation émanent d'une personne non compétente ; Rupture du stock ; Annulation des demandes d'expression des besoins. Etre sûr que les fiches d'expression des besoins sont communiquées dans les délais impartis Communication des fiches hors délais Recevoir tardivement la commande ce qui peut générer une comptabilité fausse (sous-estimation des charges à payer) ; Affaiblie l’économie ; Des litiges avec les entités commanditaires ; Satisfaire des entités à l'encontre des autres (favoritisme); Prolongement dans les délais. 2/Consultation du stock Vérifier si tous les besoins demandés par type ne sont pas disponibles au niveau du stock Absence de nomenclature commune précisant la décomposition des articles par type Risque de non satisfaction des besoins au niveau du stock Etre sûr que les caractéristiques techniques des besoins ne correspondent pas avec les caractéristiques du disponible dans le stock Absence du livre d'inventaire mis à jour précisant les caractéristiques des articles Coûts supplémentaires pour l'achat des besoins déjà existants au niveau du stock (non rationalisation des dépenses) Etre sûr que les besoins demandés ont été vérifiés par le responsable du stock habilité Vérification du stock par une personne habilitée Stock en surnombre non utilisé Etre sûr que la consultation du stock a été effectuée dans les délais fixés Retard de consultation du stock Frais supplémentaires pour la réforme Etre sûr que la consultation du stock est documentée et archivée Non consultation du stock Non vérification du stock 3/Transmettre au service Achat Etre sure que tous les besoins exprimés et validés ont été transmis au service achat Absence d'une procédure précisant les modalités de transmission des besoins au service achat ; Transmission incomplète des besoins validés aux services achat ; Non communication des besoins. Insatisfaction des entités demandeurs ainsi que les usagers de l'administration ; Redondance de commande d'articles; Perturbation du fonctionnement normal. Etre sure que l'envoi transmis au service achat est précis, claire et comporte tous les besoins validés Les besoins initialement définis ont subi des modifications qui n'ont pas été validées avant leur envoi ; Mal compréhension du contenu de l'envoi. l’obsolescence des stocks ; Être sûr que la transmission est effectuée par une personne habilitée l'envoi est effectué par une personne non habilité ; Le destinataire au niveau du service achat est non habilité ; Développement de pratiques frauduleuses au sein de l'organisme Etre sûr que la transmission des besoins au service achat a eu lieu dans les délais prévus Non-respect des délais de transmission des besoins ; insatisfaction des demandeurs/usagers ; Pénurie d'articles prioritaires dans le stock ; Arrêt de l'activité de l'organisme. Etre sûr que tous les besoins transmis au service achat sont bien documentés et bien archivés Destruction de pièces attestant la formulation et la validation des besoins par les entités concernées ; Difficulté de déterminer les responsabilités en cas de problèmes ; Développement de pratiques frauduleuses au sein de l'organisme ; Diminution du rendement du processus achat.  4/Consultation des fournisseurs Etre sûr que tous les fournisseurs connus ont été consultés et que cette consultation a été faite aux mêmes termes et précisant tous les besoins approuvés pour l'achat Inexistence d'un manuel de procédures définissant les règles de gestion de la consultation ; Atteinte au principe de libre concurrence ; Absence ou non actualisation d'une base de données exhaustive des fournisseurs concernés ; Sélectivité relative aux fournisseurs ; Risque de connivence. Défaillance des offres aux termes de qualité, de coûts, services après-vente Etre sûr que tous les fournisseurs ont été informés aux mêmes termes de tous les détails de la commande Lettres de consultation non uniformes et partiellement précises Défaillance des offres aux termes de qualité, de coûts, services après-vente. Etre sûr que les lettres de consultation ont été approuvées et envoyées par la personne habilitée Approbation par une personne non compétente Annulation de la consultation Etre sûr de la consultation des fournisseurs a été faite dans les délais opportuns Ecoulement de l'année budgétaire de référence Rupture de stock ; Insatisfaction des demandeurs / usagers ; Pénurie d'articles prioritaires dans le stock ; Arrêt de l'activité . Etre sûr que toutes les lettres de consultation sont bien conservées et archivées Non conservation des lettres de consultation; Absence d'un système performant d'archivage. Perte de traçabilité des lettres de consultation; Défaillance du suivi et de contrôle. 5/ Réception des offres  Etre sûr que toutes les offres ont bien été réceptionnées Destruction des pièces attestant la réception des offres ; Défaut de précision de l'adresse de l’organisation ; Défaut au niveau de la phase d'envoi des lettres de consultation. Difficulté de déterminer les responsabilités en cas de problème ; Atteinte au principe de libre concurrence Etre sûr que les offres réceptionnées comportent les spécifications nécessaires qui répondent au besoin exprimé et envoyées à l'adresse exacte Manque de clarification au niveau de la lettre de consultation Bon de commande erroné ou incomplet (référence au BC erronés ; erreur sur les prix, les quantités, la TVA, etc); BC infructueux; Arrêt d'activité; Rupture de stock. Etre sûr que la réception des offres a été approuvée par la personne habilitée Approbation par une personne non compétente Annulation de la consultation; Développement des pratiques frauduleuses au sein de l'organisme. Etre sûr que les offres ont été réceptionnées dans les délais Ecoulement de l'année budgétaire de référence Rupture de stock ; Insatisfaction des demandeurs / usagers ; Pénurie d'articles prioritaires dans le stock ; Arrêt de l'activité . Etre sûr que toutes les offres réceptionnées sont bien conservées et archivées Non conservation des offres; Absence d'un système performant d'archivage. Perte de traçabilité des offres; Défaillance du suivi et de contrôle . 6/Réunion de la commission d'ouverture des plis  Etre sûr que les membres de la commission ont été désignés parmi les personnes qualifiées et habilitées (y compris le président) Absence de procédure de désignation des membres de la commission ; absence de stipulations écrites concernant les qualités requises chez les personnes à nommer dans les commissions d'ouverture des plis. Commission incomplète ; membres incompétents ; choix aléatoire de la meilleure offre ; dépense gaspillée ; besoin d'allouer d'autres ressources financières; encombrement du stock ; perte de temps dans la recherche d'une solution pour gérer cette marchandise supplémentaire; Non rédaction du PV de la réunion. Etre sûr que les membres de la commission auront les offres des soumissionnaires telles qu'elles étaient déposées. Règles de gestion non formalisée. Atteinte au principe de libre concurrence ; risque de connivence. Etre sûr que la commission est désignée par l'autorité compétente Règles de gestion non formalisée. Atteinte à l'environnement sain et au mode de gouvernance sain de l'organisme. Etre sûr que les membres de la commission sont notifiés dans les bons délais (préciser la date de notification et la qualité) Absences d'un mode de notification simple, généralisé et diffusé Absence d'un membre déterminant de par ses qualifications ; impossibilité de prévoir des membres remplaçants ; choix non judicieux de la meilleure offre. 7/Adjudication Etre sûr que tous les membres convoqués sont présents, ou leurs remplaçants Procédure verbale de vérification, sans trace écrite non formalisée Absence d'un membre sans information préalable ; Etre sûr du non changement du lieu, de la date d'ouverture des offres et de la fidélité des dossiers d'offres Absence de procédure alternative ; non prévision des imprévus pouvant survenir. Commission non conforme à ce qui a été prévu ; écartement non justifié d’un concurrent ; choix non pertinent de la meilleure offre. Etre sûr que les membres de la commission sont les mêmes convoqués Absence de formulaire de liste de présence. Substitution d'un membre à la place d'un autre ; 8/Adjudication Etre sûr de l'octroi du volume horaire nécessaire à la discussion et la prise de décision Non exploitation des données des anciennes réunions ; Estimation uploads/Sante/ correction-du-cas-pratique.pdf