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N° Chapitre Exigences qualité OUI EN COURS de mise en place NON N/A Outils port

N° Chapitre Exigences qualité OUI EN COURS de mise en place NON N/A Outils portail qualité 1 Le(s) responsable(s) qualité de l'officine est (sont) désigné(s) Fiche de fonction 2 Avez-vous réalisé l'évaluation du contexte de votre pharmacie (Grille SWOT Forces-Faiblesses…, analyse des risques…) pour élaborer vos objectifs stratégiques ? Grille SWOT, Grille des Risques Officine… 3 1 Le plan stratégique de l'officine est actualisé pour l'année en cours et connu de l'équipe Plan stratégique Officine 4 Piloter l'entreprise officinale Des réunions d'équipe sont réalisées 4 fois par an, avec ordre du jour et compte-rendu ODJ – CR de réunion d’équipe 5 Le Manuel Pharma Système Qualité V10 est connu du(es) titulaire(s) et présenté aux collaborateurs Manuel Pharma Système Qualité V8 6 La démarche qualité est intégrée aux éléments d’affichage pour l’équipe (ex : tableau de bord, compte-rendu de réunion d’équipe, planning qualité...) 7 Les procédures qualité internes de la pharmacies sont centralisées, datées et listées Liste des procédures - exemple 8 L'accès à la documentation qualité via la portail qualité en ligne est maîtrisé Portail qualité Groupement 9 Les tâches et responsabilités sont clairement définies et formalisées (fiches de fonction, matrice des tâches à jour…) Fiches de fonction, matrice des tâches, liste des tâches périodiques, planning hebdomadaire des tâches principales… 10 2 Les dossiers du personnel sont complets (contrats de travail, copie des diplômes et inscriptions à l'Ordre, qualifications, CR d'entretiens annuels…) 11 Ressources humaines Le plan de formation est renseigné, à jour et suivi (dont suivi des obligations DPC) Plan de formation 12 Les actions de formation font l'objet d'un enregistrement accessible (attestation…) et d'un retour à chaud Evaluation à chaud de formation 13 Les entretiens individuels annuels ont été réalisés/sont planifiés avec chaque collaborateur, avec un compte-rendu signé Guide Entretiens annuels (titulaires), support de préparation collaborateurs 14 Le document unique (DU) d'évaluation des risques professionnels est tenu à jour et accessible à l'équipe Document unique des risques - exemple 15 L'affichage social obligatoire est en place dans le back-office (dont planning, congés annuels…) Affichage social obligatoire - exemple 16 L'information sur la collecte et le traitement des données informatisées des patients fait l'objet d'un affichage dans l'espace de vente Affichette CNIL 17 3 La pharmacie tient compte de la réglementation sur les traitements de données personnelles (RGPD) : registre traitements, attestation RGPD des prestataires... Guide PHSQ RGPD, registre traitements… 18 Infrastructures et matériels Une messagerie sécurisée est disponible pour les échanges contenant des données de santé avec les autres professionnels concernés Fiche Info Séurité des données de santé 19 Des sauvegardes informatiques complètes (dossiers clients et officine) sont régulièrement réalisées et protégées (externalisées ou au coffre) 20 Les contrôles périodiques obligatoires sont réalisés (porte automatique, circuits électriques, exctincteurs…) 21 4 Les coordonnées des prestataires et fournisseurs significatifs (moyens généraux et santé) sont facilement accessibles Exemple liste des prestataires et fournisseurs 22 Fournisseurs et prestataires Les contrats de tous les prestataires et fournisseurs significatifs (moyens généraux et santé) sont accessibles 23 Les prestataires et fournisseurs significatifs font l'objet d'une évaluation annuelle formalisée Exemple liste des prestataires et fournisseurs 24 Les défaillances majeures des partenaires référencés sont enregistrées et font l'objet d'un suivi démontrable (fiches de progrès…) Format Fiche de progrès, Tableau des dysfonctionnements 25 Les éléments suivants sont mentionnés sur la vitrine ou la devanture: nom du(es) titulaire(s), les heures d'ouvertures, les n° d’urgence et l’orientation pour les gardes… 26 Les prix de tous les produits présentés en vitrine et dans l’espace de vente sont affichés de manière complète et lisible ainsi que l'affichage réglementaire Fiche Info Affichage des prix 27 5.1 L'officine fait en sorte d'assurer une présence continue au comptoir pour l'accueil des clients (contact visuel dès l'entrée) Planning hebdomadaire des tâches principales 28 Accueillir les Patients-Clients Des brochures d'information santé sont disponibles pour les patients-clients 29 L'officine s'associe plusieurs fois par an aux campagnes nationales de santé publique http://www.cespharm.fr/fr/Prevention-sante/Agir-au-quotidien/Agenda- des-manifestations 30 La disposition de l'espace de vente garantit la confidentialité et le confort des patients (échanges au comptoir, chaise, espace enfants…) Pharma Système Qualité ® / Autoévaluation qualité 2019 (Version 10) Attention : ce support papier vous est transmis à titre d’information complémentaire. Il intègre dans la colonne de droite une mention des principaux outils qualité associés aux exigences ISO9001- QMS Pharma ® et disponibles sur votre portail qualité. Cette version peut être utilisée à tout moment pour réaliser une « micro-évaluation » des pratiques de l’officine, ou en partage avec l'équipe avant le renseignement de l'autoévaluation en ligne. Elle ne remplace pas l’administration annuelle obligatoire de l’enquête en ligne qui sera adressée à toutes les pharmacies engagées à partir du 1er novembre 2019, pour renseignement jusqu'au 15 décembre 2019 1/5 N° Chapitre Exigences qualité OUI EN COURS de mise en place NON N/A Outils portail qualité Pharma Système Qualité ® / Autoévaluation qualité 2019 (Version 10) Attention : ce support papier vous est transmis à titre d’information complémentaire. Il intègre dans la colonne de droite une mention des principaux outils qualité associés aux exigences ISO9001- QMS Pharma ® et disponibles sur votre portail qualité. Cette version peut être utilisée à tout moment pour réaliser une « micro-évaluation » des pratiques de l’officine, ou en partage avec l'équipe avant le renseignement de l'autoévaluation en ligne. Elle ne remplace pas l’administration annuelle obligatoire de l’enquête en ligne qui sera adressée à toutes les pharmacies engagées à partir du 1er novembre 2019, pour renseignement jusqu'au 15 décembre 2019 31 L'animation des rayons fait l'objet d'une stratégie et de responsabilités définies Cf Matrice des tâches, fiches de fonction, liste des tâches périodiques… 32 Le rayon libre accès est clairement identifié, situé près d'un lieu de dispensation et mentionne le rôle de conseil de l'équipe 33 Les membres de l'équipe au comptoir portent tous un badge mentionnant leur fonction en toutes lettres 34 Les responsabilités sont définies pour le traitement des appels, fax et emails (ex : relevé et tranmission des messages etc…) Cf Fiches de fonction, matrice des tâches 35 L'arrêté de Bonnes pratiques de dispensation du 28/11/16 est disponible et connu de l'équipe Fiche Info BP Dispensation 36 La qualité du dialogue comptoir avec les clients fait l’objet de préconisations et/ou supports démontrables et est ponctuellement abordée avec l’équipe Affichette Questions Patients, Fiche Vigilances majeurs, Fiche Info Dispensation thématiques… 37 5.2 L'évaluation de la prescription est systématique et complète (voir Point de vigilance n°2A "Dispensation") 38 Conseiller & Dispenser La consultation de l'historique patient (fiche patient informatique, DP, DMP…) est intégrée à la dispensation 39 Le bon fonctionnement des dispositifs automatiques de détection d'interactions et contre-indications est périodiquement vérifié 40 La dispensation de l'ordonnance est effectuée sous le contrôle effectif d'un pharmacien 41 Un double contrôle de la dispensation est exercé journellement sur 100% des ordonnances délivrées Mode opératoire Double contrôle + LGPI, WINPHARMA, ALLIADIS + Affiche espace de vente Double contrôle 42 Chaque erreur de dispensation détectée (retours clients, double contrôle etc…) fait l'objet d'un enregistrement exploitable Fiche erreur de délivrance, fiche de progrès, tableau dysfonctionnements… 43 Les erreurs de dispensation détectées sont régulièrement abordées avec l'équipe, pour analyse et actions correctives démontrables CR Réunion d'équipe, tableau de bord 44 Toute intervention pharmaceutique sur l'ordonnance fait l'objet d'un enregistrement (ordonnance modifiée scannée, cahier de liaison, fiche dédiée, mention informatique…) 45 La dispensation de médicaments OTC fait toujours l'objet d'un questionnement adapté (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ?...) Affichette questions comptoir, Fiche Vigilances comptoir 46 Face à une demande de médicaments ou de conseil, chaque membre de l’équipe est en capacité d’évaluer et d’orienter Affichette questions comptoir, Fiche Vigilances comptoir 47 Une information adaptée est fournie au client sur le bon usage des médicaments dispensés Fiche recommandations officinales 48 L’information est également systématique pour les dispositifs médicaux (kit de démonstration…) Exemple : contrat location dispositif médicaux 49 La dispensation de produits thermosensibles s'accompagne d'une information au patient (notice, pochettes isothermes si besoin) Fiche d’information patients sur les produits Froids 50 Les membres de l’équipe savent au besoin éditer des plans de posologie, fournir des fiches de recommandations écrites, etc. Fiche recommandations officinales 51 La gestion des dus clients fait l'objet d'une organisation et d'un suivi clairement définie Affiche patients Gestion des commandes 52 La réalisation de soins de premiers secours fait l'objet d'un enregistrement spécifique Tableau enregistrement 1ers soins + gestion trousse 1ers secours 53 Les dispensations exceptionnelles font toujours l'objet d'un enregistrement spécifique Fiche info prescripteur Délivrance exceptionnelle 2/5 N° Chapitre Exigences qualité OUI EN COURS de mise en place NON N/A Outils portail qualité Pharma Système Qualité ® / Autoévaluation qualité 2019 (Version 10) Attention : ce support papier vous est transmis à titre d’information complémentaire. Il intègre dans la colonne de droite une mention des principaux outils qualité associés aux exigences ISO9001- QMS Pharma ® et disponibles sur votre portail qualité. Cette version peut être utilisée à tout moment pour réaliser une « micro-évaluation » des pratiques de l’officine, ou en partage avec l'équipe avant le renseignement de l'autoévaluation en ligne. Elle ne remplace pas l’administration annuelle obligatoire de l’enquête en uploads/Sante/ phsq-autoevaluationqualite2019-v10-vdef-020919.pdf