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Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO

Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO - Page 1 ATELIER N°1 Difficultés de gestion dans une pharmacie Contrôle de gestion (expérience du cabinet sogic) (A l’attention des pharmaciens sous tutelle du SYNAPPO) MODULE I : - Difficultés de gestion dans une pharmacie MODULE II : - Contrôle de gestion Préparé et présenté par Demba DIALLO Gérant SOGIC SARL NOVEMBRE 2012 Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO - Page 2 SOMMAIRE MODULE I : DIFFICULTES DE GESTION 1- Introduction 2- Difficultés de gestion d’une officine de pharmacie I- Insuffisance dans la procédure d’approvisionnement en médicaments ; II- Insuffisance dans la collecte et le traitement de l’information comptable dans la pharmacie III- Traitement des informations (pièces comptables et registres caisse, banque et autres) chez le comptable IV- Manque de restitution de l’information traitée suite à négligence de la comptabilité dans la gestion de la pharmacie MODULE II : CONTROLE DE GESTION 3- Feuille de route ou budget ou plan de trésorerie prévisionnel 4- Tableau mensuel de contrôle de gestion de trésorerie 5- Tableau de bord 6- Taux de marge brute. Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO - Page 3 DIFFICULTES DE GESTION Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO - Page 4 EST-IL FACILE DE GERER UNE PHARMACIE ? Ha ! Oui géré une pharmacie c’est tellement facile c’est comme « donne- moi de l’eau à boire » ! Pour cette personne la gestion ou l’exploitation d’une pharmacie se limite tout simplement :  A La vente des médicaments  Aux remplacements des médicaments vendus  A l’utilisation de la marge dégagée pour payer le fonctionnement de la pharmacie, des impôts les salaires …. NON LA GESTION DANS UNE PHARMACIE N’EST PAS FACILE La gestion des médicaments et matériel médical est une lourde tâche pour les Personnes qui en ont la charge. C’est une nécessité dans les structures ou les Pénuries sont chroniques et plus particulièrement quand les ressources financières sont limitées. En effet malgré le temps relativement long qu’à connu la libéralisation de la vente des médicaments dans notre pays il faut reconnaitre, que les professionnels dudit secteur n’ont jamais pu s’affranchir définitivement des problèmes engendrés par la gestion d’une officine de pharmacie. Les causes de ces difficultés sont multiples et multiformes. Certains professionnels pensent qu’elles sont dues à l’insuffisance de la subvention de leur Direction «pharmacies des hôpitaux », pour d’autres ces difficultés ne sont autres que la résultante :  D’une insuffisance dans le processus d’approvisionnement  D’une insuffisance d’outil de gestion  D’une mauvaise qualité de l’information  D’une confusion totale entre le tiroir caisse et la poche du docteur. Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO - Page 5 I- Insuffisance dans la procédure d’approvisionnement en médicaments Dans l’approvisionnement en médicaments, la logistique comporte tous les aspects du processus qui permet d’apporter un médicament depuis le fournisseur jusqu'à celui qui le délivre et finalement au patient. L’approvisionnement en médicaments demande une parfaite collaboration et coordination entre tous les intervenants. 1- La commande : L’information produite sous la responsabilité du docteur est « le Bon de Commande (BC) » Une commande exige de déterminer au préalable les besoins de la pharmacie autrement une commande donne toujours la réponse aux différentes questions ci-dessous : Quels médicaments faut-il commander ? Combien faut-il en commander ? Quand faut-il commander ? Quelle somme d’argent dispose-t-on ? Une mauvaise réponse à l’une de ces questions peut à long terme créer des difficultés dans la gestion de la pharmacie :  Le plafond est atteint, la commande est rejetée ;  La pharmacie est rétrogradée à l’achat au comptant 2- La livraison ou la réception de la commande : La livraison c’est le moment où le fournisseur livre la commande au demandeur. A ce niveau, le demandeur doit vérifier la conformité du Bon de Commande (BC) et du Bon de Livraison (BL) : adéquation entre les produits commandés et les produits livrés (quantité, forme, dosage, prix des produits). La réception c’est le moment où les médicaments arrivent sur la surface de vente de la pharmacie. Le même contrôle qu’à la livraison est effectué par le gérant ou toute autre personne autorisée par ce dernier. - Vérifier s'il n'y a pas de discordance entre le bordereau de livraison délivré par le fournisseur et le bon de commande (quantités, formes et dosages). Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO - Page 6 - Vérifier la qualité physique et les dates de péremption des produits livrés. - Le gérant ou le délégué signe alors le bordereau de livraison et en conserve un exemplaire qu'il garde comme document justifiant la réception desdits produits. - Le gérant ou le délégué vérifie la conformité entre le bordereau de livraison ou de réception avec la facture du fournisseur grossiste. Expérience du cabinet SOGIC A travers notre expérience nous savons aujourd’hui que bon nombre d’officines sont en difficulté de gestion (insuffisance de stock) suite à certains manquements dans la procédure d’approvisionnement des produits. 1er exemple : Une pharmacie « D.DIALLO » suite à l’analyse de sa situation trimestrielle le cabinet a constaté une augmentation de la dette du grossiste fournisseur alors que le stock n’évolue pas et les ventes (ventes au comptant et à terme) non plus. Autrement la pharmacie achetait plus qu’elle ne vendait. Alors sous la conduite du docteur gérant nous avons cherché a comprendre et le constat est suivant : 1- Tout le personnel peut passer la commande avec l’utilisation du cahier de commande déposé au comptoir sous la main de tous les vendeurs. Donc il n’y a pas de responsable pour les commandes (une difficulté). 2- Tout le personnel peut réceptionner, pour une question de rapidité et de confiance de l’équipe de livraison du grossiste, le bordereau de réception ou de livraison est signé par le vendeur disponible au comptoir. 3- Comme il n’y a pas de responsable pour les commandes un vendeur de confiance du docteur faisait chaque soir une commande supplémentaire au nom de la pharmacie pour le compte d’un tiers. 4- La commande est livrée à la pharmacie, à la fin de son service il ramène les médicaments chez lui. 5- Conséquence le crédit fournisseur augmente et le stock est sorti et la vente n’est pas constatée. Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO - Page 7 II- Insuffisance dans la collecte et le traitement de l’information comptable dans la pharmacie. 1- Qualité de l’information reçue ou établie par la pharmacie : Une gestion efficace d’une pharmacie nécessite la diffusion d’informations de qualité à tous les niveaux. Une information doit présenter toutes les garanties de fiabilités afin que le destinataire puisse l’exploiter rapidement et efficacement. Le docteur gérant de la pharmacie doit permettre de garantir la qualité des informations. Pour être fiables, les informations doivent être :  Complètes  Exactes  A jour : c'est-à-dire d’actualité  Comparables parce que constantes dans leur périodicité, leur présentation, leur principe d’établissement  Vérifiables : une information que l’on ne peut pas vérifier, même si elle est exacte, à jour et complète, laissera toujours un doute dans sa fiabilité. 2- Quelles sont ces informations ? Ces informations sont l’ensemble des documents (registres de caisse de banque) et pièces comptables, dont leur traitement chez le comptable (analyse, imputation, enregistrement) doit lui permettre de mettre à la disposition du Dr. gérant les comptes qui respectent les conditions de fiabilité de régularité et de sécurité : - Les bons de commande ; - Les bordereaux de livraison, de réception ; - les originaux des factures fournisseurs ; - les originaux des reçus fournisseurs ; - les demandes d’avances et d’acomptes des fournisseurs ; - les décomptes fournisseurs ; - les chèques et ordres de virements bancaires - les relevés de comptes bancaires - les pièces internes de paiement (état de salaires, bons de caisse, autorisation de paiement…) ; Expériences – SOGIC SARL – Difficultés de gestion dans une pharmacie – SYNAPPO - Page 8 - les reçus INPS ; - les factures des clients ; - les reçus de paiements de l’impôt ; - les fiches de stocks et d’inventaires; - les contrats de marchés avec les clients-tiers ; - les registres ou brouillards de caisse, documents récapitulant les recettes et les dépenses (espèces caisse) par jour, registres arrêtés chaque fin de mois ; - les registres ou brouillards de banques, un registre par banque ; ces registres récapitulent chronologiquement l’ensemble des mouvements de banque (versements, remises de chèques, retraits) par jour, ils sont arrêtés chaque fin de mois ; 3- Articles 23- 24 et 26 de l’Ordonnance n°07-025/P- RM du 18 juillet 2007 portant organisation de la concurrence au Mali Article 23 : Toute vente ou toute prestation de services pour une activité professionnelle doit faire l’objet de facturation. Le vendeur est tenu de uploads/Sante/ tableaudifficultes-de-gestion-dans-une-pharmacie-controle-de-gestion-debord.pdf