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Administration de l’environnement 1, avenue du Rock ’n’ Roll Tél: (+352) 405656

Administration de l’environnement 1, avenue du Rock ’n’ Roll Tél: (+352) 405656-1 e_ra@aev.etat.lu L-4361 Esch-sur-Alzette www.emwelt.lu Page 1 de 56 Manuel d’utilisation de l’application électronique eRA v4.2 Transport & Traitement des Déchets Gestion des rapports annuels et autorisations/enregistrements Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 2 de 56 Contenu 1. Aperçu sur les écrans de l’application ................................................................................. 3 2. Etablissement d’un rapport annuel ................................................................................... 20 Rapport annuel avec saisie manuelle de l’inventaire des mouvements/entrées/sorties .............. 20 Rapport annuel avec import de l’inventaire des mouvements ................................................. 25 Rapport annuel avec déclaration de non-activité ................................................................... 31 3. Démarche administratives ............................................................................................... 34 Demande initiale pour un enregistrement Batteries / Packaging / DEEE.................................... 34 Réponse à la requête d’informations supplémentaires pour un enregistrement Batteries / Packaging / DEEE ................................................................................................................ 40 Déclaration de déménagement/changement de dénomination de votre société ....................... 43 Demande d’une nouvelle autorisation de négoce / courtage / transport de déchets .................. 46 4. Divers ............................................................................................................................ 52 Modification des paramètres du compte d’utilisateur de votre société ..................................... 52 5. Annexes......................................................................................................................... 53 Interface pour le rapport annuel électronique: Version 1.02 ................................................... 53 Inventaire des entrées/sorties/mouvements ..................................................................... 53 Formulaire Excel ................................................................................................................ 54 Lien Excel-CSV .................................................................................................................... 54 Fichier CSV ........................................................................................................................ 54 Inventaire des déchets générés (Rapports PRTR) ........................................................... 55 Formulaire Excel ................................................................................................................ 56 Lien Excel-CSV .................................................................................................................... 56 Fichier CSV ........................................................................................................................ 56 Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 3 de 56 1. Aperçu sur les écrans de l’application CNX01 - Authentification Cet écran permet la connexion à l’application en indiquant le login et mot de passe, fournis par l’Administration de l’environnement. En outre, divers liens sont implémentés pour télécharger le formulaire de demande des données de connexion et l’envoi de courriels pour les différents sujets concernés par l’application. 001 - Autorisations de la société A cet écran, plusieurs fonctionnalités sont accessibles : Fonctions de base EDIT donne accès à la page « 005 – Paramètres du compte » qui permet de changer les paramètres du compte d’utilisation. EXIT Déconnexion de l’application Téléchargement PDF permet de télécharger la version actuelle du guide d’utilisation CSV et HTML permettent de télécharger la liste personnalisée des sociétés que vous pouvez utiliser dans vos différentes démarches soit au format csv soit au format html. Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 4 de 56 FIRM_NEW donne accès à la page « 050 – Demande de référence pour une nouvelle société» qui permet de demander l’ajout d’une société manquante dans soit la liste de référence des destinataires, soit la liste de référence des transporteurs. L’ajout dans la liste des transporteurs n’est possible que pour les sociétés disposant d’un enregistrement et qui ne sont pas encore reprises sur la liste en question. L’ajout de sociétés qui sont soumises à une autorisation de collecte et de transport de déchets (art. 30 de la loi modifiée du 21 mars 2012 relative aux déchets) ou à un enregistrement (art. 32 de ladite loi) et qui n’en disposent pas, n’est pas possible. Si la société dispose de l’enregistrement requis, l’ID en question vous est communiqué par courriel. Les sociétés disposant d’une autorisation valide sont automatiquement ajoutées à la liste. FIRM_CHECK donne accès à la page « 051 – Vérification des identifiants de société» qui permet de vérifier si les ID (transporteurs/négociants/destinataires) dont vous disposez sont toujours actuels. En effet, en cas de changement de dénomination ou de déménagement une nouvelle ID est attribuée à la société en question. Liste des rapports annuels Sous cet intitulé sont affichés des boutons contenant les années pour lesquelles au moins un rapport annuel existe pour votre société, indépendamment du statut dans lequel il(s) se trouve(nt) et un bouton ALL. En cliquant sur un bouton annuel, seuls les rapports se rapportant à cette année sont affichés en- dessous du bouton. Le bouton ALL permet d’effacer le filtre appliqué et d’afficher tous les rapports de votre société. YYYY N’affiche que les rapports annuels correspondant à l’année YYYY sélectionnée Dans la liste des rapports annuels le bouton suivant est disponible Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 5 de 56 SELECT permet d’accéder aux rapports annuels pour le type d’autorisation affiché dans la ligne en question, par redirection vers la page « 010 – Rapports annuels de la société ». Liste des autorisations actuelles Sous cet intitulé sont affichées toutes les autorisations dont dispose la société/le groupe. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles RA_LIST permet d’accéder à la page « 020 – Rapport annuel» qui permet la consultation et l’édition des rapports annuels pour l’autorisation sélectionnée EXTEND permet de commencer la démarche d’extension de l’autorisation sélectionnée. Cette fonction n’est accessible que pour les autorisations de négoce/courtage et transport de déchets RENEW permet de commencer la démarche de renouvellement de l’autorisation sélectionnée. Cette fonction n’est accessible que pour les autorisations de négoce/courtage et transport de déchets Liste des démarches administratives (en traitement) Sous cet intitulé sont affichées toutes les démarches administratives en cours de traitement pour la société/le groupe. La fonctionnalité suivante est disponible MANAGE permet de gérer les démarches administratives en cours de traitement Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 6 de 56 Nouvelle démarche administrative Sous cet intitulé sont affichées toutes les démarches administratives possibles. Pour entamer une nouvelle démarche administrative, il faut sélectionner la démarche souhaitée ainsi que la société concernée (plusieurs choix sont possibles si un groupe dispose de plusieurs sociétés) La fonctionnalité suivante est disponible INQ_NEW permet de commencer une démarche administrative pour le type et la société définis dans la table au-dessus. 005 – Paramètres du compte Sur cette page les paramètres du compte d’utilisateur, comme le mot de passe, la langue défaut de l’interface et des messages ainsi que les données de la personne de contact et de l’adresse courriel de celle-ci peuvent être modifiés. Les modifications apportées doivent être confirmées par APPLY. Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 7 de 56 020 – Rapport annuel Sur cette page sont affichées les données relatives au rapport annuel sélectionné. Une table informe sur l’ID du rapport, le type de rapport annuel, l’année de rapport et l’étape dans laquelle se trouve le rapport. Les étapes possibles sont : Encodage le rapport est en mode d’édition Vérification le rapport a été transmis mais pas encore traité par l’Administration de l’environnement Accepté le rapport a été accepté par l’Administration de l’environnement Refusé le rapport a été refusé par l’Administration de l’environnement. Un rapport est refusé, si les données, en totalité ou en partie, sont incomplètes, incohérentes, etc. Infos supp. des informations supplémentaires ont été demandées par l’Administration de l’environnement pour compléter le rapport. Les fonctionnalités suivantes sont possibles : TRANSFER (uniquement accessible si toutes les pièces requises (reprises avec fond vert foncé) du rapport annuel ont été validées) permet de transférer le rapport annuel à l’Administration de l’environnement. Un courriel certifie la transmission. Un rapport annuel transféré n’est plus éditable. DELETE (uniquement accessible si aucune pièce est contenue dans le rapport annuel) permet de supprimer le rapport annuel sélectionné. Celui-ci va être retiré de la liste affichée à la page « 010 – Rapports annuels de la société ». Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 8 de 56 La structure du fichier csv (pour importation des inventaires de mouvement/d’entrées et de sorties) est téléchargeable moyennant . Si le fichier csv ne correspond pas à la structure requise, une importation n’est pas possible. Une table reprend les différents éléments du rapport sélectionné. Les commentaires émis par le système (certificat de transmission, etc..) et les commentaires émis par l’AEV (explication du refus, demande d’informations supplémentaires, etc.) sont affichés, s’il y en a, en début de la table avec fonds orange. Ils peuvent être consultés moyennant . La pièce « Déclaration de non-activité » reprise en rouge, n’est à joindre que si aucune activité n’a eu lieu pendant l’année de rapport. Si cette pièce est ajoutée, le rapport peut être transféré. La ou les pièces reprises en vert foncé, sont des pièces obligatoires à joindre au rapport annuel. Sans ces pièces aucune transmission du rapport ne peut avoir lieu (exception déclaration de non-activité ). Les pièces reprises en vert clair sont des pièces optionnelles. Celles-ci peuvent être ajoutées au rapport. Si l’inventaire des sorties est repris en vert clair, mais que des déchets ont quitté l’installation en question, celui-ci devrait être complété et ajouté. Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 9 de 56 Les fonctions suivantes sont accessibles : BROWSE permet de parcourir votre ordinateur pour sélectionner le fichier à ajouter. APPLY permet de charger le fichier sélectionné par la fonction BROWSE EDIT permet de modifier les inventaires des mouvements/entrées/sorties (redirection vers page 025 – inventaire des mouvements). DELETE permet de supprimer l’inventaire en question IMPORT permet de charger le fichier csv sélectionné par la fonction BROWSE CREATE permet de commencer l’édition en encodage d’un inventaire des mouvements / entrées / sorties (redirection vers page 025 – inventaire des mouvements) ADD permet d’ajouter une pièce du type autre au rapport (redirection vers page 040 – Pièce d'un rapport annuel (ajout)) Exemple : Manuel d’utilisation de l'application eRA v.4.1 Page 10 de 56 uploads/Societe et culture/ download-20210303-144121.pdf