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Modes de classement in oc 1

ENSETM Département STAIC Gestion de la documentation AOE S FICHE RESSOURCE MODES ET MEUBLES DE CLASSEMENT Après avoir déterminé l ? ordre dans lequel doivent être classés les supports il s ? agit de choisir les moyens matériels à utiliser pour conserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleures conditions F Regrouper les documents en dossier Pour faciliter le rangement et la recherche les documents concernant un même sujet une même personne ?? lettres imprimés documents divers ?? sont regroupés dans un dossier QUE CONTIENT UN DOSSIER Il contient toutes les pièces concernant un même sujet et une même a ?aire dossier client dossier fournisseur ? COMMENT MONTER UN DOSSIER Un dossier de classement doit faciliter la consultation ? Chaque dossier doit être identi ?é indicatif de classement exemple Nom du client - N fournisseur - Titre du dossier ? A l ? intérieur du dossier Les documents sont mis dans des sous-dossiers - Ils sont classés chronologiquement le plus récent au-dessus ? La mise à jour doit être systématique Classer les dossiers utiles - Détruire les documents futiles - Transférer les documents datant de plus d ? un an aux archives N B A l ? intérieur du dossier une feuille collée sur la page permet de répertorier les di ?érents documents du dossier COMMENT OPERER LE CHOIX DU MODE Il s ? e ?ectue d ? après trois critères - Le volume et le nombre des documents à classer - La facilité d ? accès et de manipulation - Le coût CENSETM Département STAIC Gestion de la documentation AOE S CHOIX DES DOSSIERS NATURE DES DOSSIERS ? Pour les dossiers de travail peu épais ? Pour un rangement de document dans un dossier suspendu DOSSIER MATERIEL A CHOISIR Dossiers ordinaires chemises cartonnées ? Pour les dossiers de travail plus épais ? Pour les dossiers de documentation ? Pour les dossiers de travail volumineux ? Pour le rangement de documents consultés fréquemment tarif échéanciers documentation chronos ? ? Pour la plupart des dossiers individuels clients fournisseurs personnel ? Dossiers à système Chemise à élastique à rabats à tirettes ? - Classeurs à sangle - Classeurs à anneaux biblorhaptes Dossiers suspendus hamac en papier kraft suspendu sous un rayon d ? armoire ou dans un tiroir RANGEMENT DES DOSSIERS ? ? ? ? NATURE DES DOCUMENTS ? Dossier de travail ? Document consultés très souvent en général par un seul utilisateur ? Documents permanents consultés assez fréquemment par plusieurs utilisateurs ? Documents rarement consultés ? archives TYPE DE DOCUMENT VIVANT Actif LIEU DE CLASSEMENT Classement individuel au poste de travail SEMI-VIVANT semi-actif MORT inactif Classement décentralisé au niveau du bureau ou du service Parfois classement centralisé dans une cellule spécialisée Classement centralisé dans un local d ? archives CENSETM Département STAIC REMARQUES GENERALES Gestion de la documentation AOE S ? le classement horizontal sur des rayons ou dans des casiers convient au rangement des a dossiers volumineux a stocks de fournitures formulaires ? le classement horizontal dans des