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Farmada manuel de procedure 08 mai15

Plateforme des acteurs de la FAR à Madagascar Manuel de procédures Association FARMADA MAI CTable des matières I Description du manuel de procédures de FARMADA Objectifs du manuel de procédures Organisation du Manuel Modi ?cation du manuel Motifs Modalité de mise à jour II La Structure de l ? organisation Brève présentation de FARMADA Les organes de gestion de FARMADA L ? Assemblée Générale Le Conseil d ? Orientation et son Bureau exécutif Le secrétariat Technique Les démembrements de l ? association III La gestion des opérations - Organisation de la gestion Rôles et responsabilités des membres du bureau exécutif Rôles et responsabilités de l ? équipe du secrétariat exécutif Le secrétaire Technique L ? assistant comptable et administratif - Suivi et évaluation Les principes du système de suivi et d ? évaluation Les champs des suivi-évaluation Modalités de suivi Suivi de la mise en ?uvre des activités Les rapports Evaluation IV Les procédures administratives Gestion des courriers Gestion du téléphone et de l ? Internet Gestion du personnel Les missions Déplacements locaux Gestion des stocks et immobilisation Gestion des stocks Gestion des immobilisations V Procédures ?nancières Acquisition des biens et services Manuel de procédures ?? FARMADA mai C Traitement d ? une facture Les opérations de trésorerie Les dépenses et les sorties La tenue de caisse Approvisionnement Pièces justi ?catives Enregistrement des mouvements Contrôle de la caisse Arrêté de caisse Compte bancaire Responsabilités Séparation des taches Rapprochement bancaire Annulation de chèques VI Les procédures budgétaires Plani ?cation budgétaire Suivi budgétaire VII Procédures comptables Référentiel comptable Les ressources de FARMADA Organisation comptable VIII Procédures de communication Manuel de procédures ?? FARMADA mai CI Description du manuel de procédures de FARMADA Objectifs du manuel de procédures Ce manuel de procédures Administrative et Financière est un outil de référence pour le fonctionnement de FARMADA Il permet d ? aider les personnes qui participent à la vie de l ? association à répondre aux di ?érentes situations administratives et ?nancières Il est essentiellement destiné à l ? équipe du secrétariat permanent dans la gestion quotidienne de l ? association Sa mise en place répond aux objectifs ci-après ?? Fournir un cadre formel d ? exécution des opérations à caractère administratif et ?nancier conforme o aux dispositions des conventions de ?nancement o à la législation en vigueur à Madagascar ?? Garantir la bonne marche de l ? association par o l ? appropriation des responsabilités de chaque collaborateur du secrétariat technique en précisant les attributions et t? ches dévolues à chaque poste o l ? optimisation des circuits d ? information o l ? instauration de la transparence au sein de l ? association pour susciter la con ?ance des membres et des partenaires Ainsi ce manuel de procédures destiné à l ? utilisation interne sera un véritable outil de management de l ? association à travers la dé ?nition des di ?érentes procédures qui traduisent les règles et méthodes applicables au sein de FARMADA Ce qui rendra plus facile les contrôles bases de