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Fiche poste secrsotariat rc1 1

FICHE DE POSTE Secrétariat en unité de gestion restauration Fonction de référence Secrétariat Filière Catégorie Corps ou BAP emploi-type REFERENS échelle Administrative C adjoint administratif - Titulaire Localisation du poste Crous Normandie - Pôle de Caen Pôle Service Unité de Gestion - Restauration Campus Lieux habituels d ? a ?ectation Pôle de Caen ?? avenue de Bruxelles Positionnement Sous la direction du directeur de l ? unité et de ses adjoints Mission principale de l ? unité de travail Assurer la restauration collective des étudiants et des autres partenaires institutionnels Assurer la restauration exceptionnelle à destination de l ? ensemble des partenaires institutionnels Dominante professionnelle Mission du poste assister le directeur et les adjoints dans l ? organisation quotidienne du travail Exécuter des actes administratifs et de gestion courante Recueillir traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes Activités principales Assurer l ? accueil physique téléphonique et courriel Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes Gérer la partie administrative du dossier restauration exceptionnelle ? aide à l ? expression des besoins des partenaires estimation des coûts faisabilité en cuisine plani ?cation devis facturation ? Gérer l ? a ?chage quotidien des menus des di ?érents restaurants a ?chage papier écrans dynamiques application mobile Participer aux activités monétiques guichet création de badge caisses Mettre en forme et valoriser des supports écrits des tableurs des diaporamas Gérer la plani ?cation collective les agendas et l ? organisation des réunions de service Réceptionner di ?user et assurer la traçabilité du courrier Gérer la mise à jour des plans de ma? trise sanitaire E ?ectuer le suivi des stagiaires Autres activités possibles Traiter des dossiers ponctuels Participer aux événements du CROUS portes ouvertes élections ? CLes champs des relations liées au poste Degré d ? autonomie de responsabilité T? ches encadrées par le directeur et ses adjoints Responsable de la qualité de l ? accueil Relations fonctionnelles internes Toutes structures internes à l ? Unité de gestion bureaux cuisines cafétérias magasins Tous services centraux Toutes unités de gestion Relations fonctionnelles externes Partenaires institutionnels étudiants administrations établissements publics ? Compétences requises Connaissances savoir théorique Environnement et réseau professionnels Connaissance des di ?érents partenaires et des réseaux professionnels du domaine Techniques d ? élaboration de documents Techniques de communication Méthodes pour communiquer e ?cacement à l'oral comme à l'écrit Culture Informatique Compétences opérationnelles savoir-faire Travailler en équipe S ? intégrer et coopérer dans un ou plusieurs groupes et y apporter une contribution e ?cace Gérer les relations avec les interlocuteurs Faire preuve d'attention et d'écoute Fournir des réponses aux questions ou orienter les personnes vers le service adéquat Savoir entretenir des relations avec de nombreux partenaires Réceptionner et traiter des messages Capacité à répondre au téléphone ou à un courriel à retransmettre un message à guider les interlocuteurs Enregistrer et classer des documents Capacité à gérer les documents dans le système d ? information et les