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Chap 5 la lettre administrative

CHAPITRE LA LETTRE ADMINISTRATIVE I- Définition La lettre administrative est un document destiné à un interlocuteur externe au service Il s ? agit d ? un écrit permettant de transmettre des informations à des particuliers des entreprises ou des administrations Il est possible de classer les différents types de lettres selon deux critères ?? le destinataire on distinguera la lettre administrative de la lettre à la forme personnelle ?? le contenu on distinguera les lettres en fonction de leur objet et des informations qu ? elles véhiculent en trois catégories principales la lettre de réponse à une demande explication justification ou notification la lettre de demande obtention d ? un renseignement d ? un dossier d ? un avis la lettre de proposition programmation d ? une réunion proposition d ? une invitation ou d ? un rendez-vous Il existe trois types de lettres personnelle professionnelle et administrative Ces trois types de lettres diffèrent par les personnes qu ? elles mettent en communication et par des règles de présentation dont voici le schéma Toutefois notre cours portera sur les différentes formes de lettres administratives II- LE FOND DE LA LETTRE - La structure de la lettre Au niveau de la structuration quelques éléments s ? imposent afin de faire ressortir une démarche logique et chronologique D ? abord il s ? agira d ? un document organisé mais dans notre cas en présence le plan ne devra pas être mis en relief avec des titres Toutefois même non mis en exergue le plan reste et doit mettre à jour l ? organisation logique des idées En outre même si la lettre ne traite que d ? un seul point elle doit contenir une introduction un développement et une conclusion ?? L ? INTRODUCTION s ? inscrira schématiquement dans le passé et visera généralement le rappel des faits Dans l ? hypothèse o? le signataire écrit en premier l ? introduction devra permettre de présenter clairement le contexte la situation qui a justifié l ? expédition de la lettre et sommairement le but de la démarche En revanche lorsque le signataire répond à un courrier l ? introduction devra mettre en relief un résumé clair et complet de la lettre reçue Dans les deux hypothèses la partie introductrice se terminera par l ? annonce des documents de fait ou de droit sur lesquels se fondera l ? analyse de l ? affaire ?? LE DEVELOPPEMENT s ? inscrit dans le présent Seront généralement examinés la description de la situation actuelle et de ses causes les besoins et les problèmes posés ?? LA CONCLUSION sera tournée vers le futur et mettra l ? accent sur ce que l ? on veut obtenir du destinataire ou sur les solutions et les décisions prises - Le style de la lettre La rédaction va être capitale Elle devra être irréprochable courtoise simple concise évitant tout les excès d ? un vocabulaire trop technique Le style doit être sobre neutre et responsable Il doit refléter non