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1 Comment rédiger quelques correspondances administratives et le rapport de sta

1 Comment rédiger quelques correspondances administratives et le rapport de stage ? Conception : M. Simon TCHENGUELE Enseignant – Chercheur à L’Ecole Normale Supérieure de Bangui. 2 I. Objectif terminal Développer chez les apprenants les connaissances, les aptitudes et les compétences nécessaires à la rédaction des correspondances administratives. II. Objectifs spécifiques  Déterminer la typologie des correspondances administratives  Identifier les analogies et les différences entre certaines correspondances administratives  Rédiger certains textes administratifs III. Contenus Chapitre1 : Correspondance et rédaction administratives  Généralités  Le style administratif  Le vocabulaire administratif  La phrase administrative  La mise en page d’une lettre administrative Chapitre2 : La typologie des lettres (notes) administratives 2.1 Les documents de liaison  Note d’information  Note d’instruction  Note de synthèse  Bordereau d’envoi soit-transmis 2.2 Les documents d’injonction  La circulaire  La note de service 2.3 Les documents d’information  Le compte rendu  Le rapport (insister sur le rapport d’étude)  Le procès verbal Chapitre3 : Autres correspondances  La lettre de motivation  Le curriculum Chapitre4 : Modalité du cours  Cours magistraux  T.D  Devoirs 3  Examens partiels Chapire5 : Eléments de bibliographie de base Jacques Gandouen (1913) Correspondance et rédaction administratives. Paris, Armand colin. Robert Catherine (1988) Le style administratif. Paris, Albin Michel M. long et alü (1978) Les grands arrêts de la jurisprudence administrative. Paris, Sirey 4 CHAPITRE I : La rédaction administrative : Généralités 1.1 Conditions premières à toute rédaction Avant de se mettre à écrire, il faut avoir quelque chose à dire. En effet, avoir quelque chose à dire ne signifie pas seulement avoir une idée à exprimer mais aussi et surtout connaître tous les contours de cette idée que l’on veut exprimer. C’est ainsi que Boileau dans son ouvrage l’Art Poétique (1774) invite à la réflexion avant de se mettre à écrire : « Avant donc que d’écrire apprenez à penser. Selon que votre idée est plus ou moins obscure, l’expression la suit, ou moins nette ou plus pure. Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément». A la conception claire de l’idée que l’on veut exprimer doit s’allier une bonne connaissance de la langue d’expression car à défaut de celle-ci, l’expression de l’idée risquerait d’être laborieuse et confuse. Par bonne connaissance de la langue d’expression il faut entendre le fait de posséder d’une langue, une bonne orthographe et une bonne syntaxe c’est-à-dire bien joindre ensemble les mouvements d’une phrase et les phrases entre elles. Pour cela éviter de commettre en ces domaines des erreurs grossières. Cela peut se faire en revoyant de temps en temps certaines règles orthographiques, lexicales. Exemple : accord des participes passés : joint, inclus, vu, compris, lu, approuvé, certifié, excepté, employés seuls ou antéposés aux substantifs (noms) auxquels ils se rapportent, restent invariables. Exemple : vu la constitution Ci-joint les copies Par contre on les accordera s’ils sont post posés. Ex : La lettre approuvée Aussi, le participe passé du pluriel de majesté reste t-il invariable. Ex : Nous soussigné Ex : Pluriel des noms collectifs. La plupart, la moitié, une majorité, beaucoup, le tiers, le peu de, le quart, une foule, une quantité, etc. amènent le pluriel. Ex : La plupart des invités ont répondu à l’invitation. Les verbes préjuger, pallier, épargner sont transitifs directs. Ex : préjuger la suite des événements Pallier une carence Epargner quelque chose à quelqu’un. Le verbe convenir se conjugue toujours avec l’auxiliaire être. 5 Ex : Nous sommes convenus de nous rencontrer le samedi prochain. Il convient également d’éviter les pièges des homophones, des homographes et des paronymes. Ex : champ ≠ chant Un manche ≠ une manche Collision ≠ collusion Les adjectifs numéraux cardinaux sont invariables. Sauf vingt et cent s’ils sont multipliés et non suivis d’autres adjectifs numéraux cardinaux. 1.2 Elaboration du plan Comme l’affirme Jacques Gandouin, l’établissement du plan est un travail essentiel duquel découlent la valeur et la portée de tout écrit. Le plan doit comprendre une introduction, un corps du sujet et une conclusion. 1.2.1 L’Introduction Elle a pour objet de prévenir le lecteur, de le mettre au fait de ce qui va suivre en une ou 2 phrases, elle indique le thème sur lequel portera le développement du corps du sujet. 1.2.2 Le Corps du sujet Il s’agit ici d’expliquer, de décrire et de préciser la matière de son écrit afin de ne laisser subsister aucune ambiguïté dans l’esprit de son lecteur. Le corps doit comprendre 2 paragraphes tout au plus trois afin que le plan d’ensemble puisse s’imposer à l’esprit du lecteur. L’équilibre doit être recherché et assuré entre les diverses parties ; le développement de ces dernières doit obéir à la loi de l’intérêt croissant (exposer les faits et arguments peu pertinents pour terminer par ceux qui paraissent décisifs). 1.2.1 Conclusion Elle doit être brève et consister en une reprise en 2 ou 3 phrases de l’essentiel de ce qui a été précédemment exposée ; elle doit en fait être précise et faire l’objet des soins les (+) attentifs tant du point de vue fond que forme. II- Le style administratif Le style, c’est la manière dont on s’exprime avec plus ou moins de clarté, d’élégance, de rigueur et de concision, c’est la manière d’agencer les mots et les idées. Avant de parler du style épistolaire de l’administration il importe au préalable de définir ce que c’est que l’administration et d’en indiquer les caractères. II-1 Définition de l’administration 6 Le mot administration à 2 acceptions - Il désigne d’abord l’ensemble d’organismes qui sous l’impulsion générale des pouvoirs politiques assurent les multiples interventions de l’Etat dans la vie des particuliers. - Le terme administration désigne ensuite l’activité même qu’assurent tous les organes précités (Ministères, services). L’administration ainsi défini présente un certain nombre de caractères spécifiques dont certains se rapportent aux structures de l’administration mêmes, aux hommes chargés d’animer ces structures. En effet la structure de l’administration peut-être comparée à une pyramide. La liaison qui relie le sommet pyramidal à sa base se traduit selon le sens de façon différente (hiérarchie ascendante et descendante). Les expressions imagées varient en fonction de la situation de la personne au niveau des marches de l’escalier de l’administration. De façon générale l’administration possède un certain nombre de caractères spécifiques qui influent sur la forme particulière de la rédaction administrative. - Le respect de la hiérarchie - Le sens de la responsabilité - L’objectivité - La courtoisie - La prudence - La continuité du service publique - La précision Les conséquences des caractères de l’administration sur son style La particularité de la rédaction administrative découlant des caractères énumérés ci-haut provient de l’adoption de certaines formules et expressions rendues nécessaires par les dits caractères. a) Le respect de la hiérarchie C’est la vertu même du style administratif. C’est lui qui, non seulement assure la transmission correcte du message administratif mais garantit aux divers échelons la cohérence de chaîne de commandement et permet son efficacité. Les termes et expressions de la correspondance varie selon qu’on se trouve au bas ou au sommet de la pyramide. - Le supérieur informe, fait savoir à, fait connaître à, fait observer, fait remarquer, demande à, ordonne à, prescrit à, enjoint… son subalterne (collaborateur). - Le subalterne quant à lui rend compte à, expose à, propose, suggère, porte à la connaissance de, sollicite de… son supérieur b) Le sens de la responsabilité 7 Il se traduit par la signature de l’autorité compétente, pas d’anonymat en correspondance administrative, tout acte de l’administration doit comporter une signature et il ne doit s’agir que de l’autorité compétente. A cet effet l’emploi du pronom indéfini, ‘’on’’ est proscrit dans la lettre administrative. Lorsque les faits et arguments utilisés dans la lettre ne sont pas tout à fait exacts, on utilise de préférence le conditionnel. Ex : Il m’a été signalé que ce vol se serait produit dans vos services. L’autorité agit en fonction des compétences suivantes : - Compétence ratione personae (compétence un raison de la personne, de l’individu). - Compétence ratione matéria (compétence en raison de la matière ou du domaine). - Compétence ratione temporis (compétence en raison du temps, de la date). - Compétence ratione loci (compétence en raison du sol, du territoire). c) L’objectivité En administration, l’intérêt général prime sur l’intérêt particulier. On n’agit pas en son nom propre mais au nom et pour le compte du service qu’on représente de par les fonctions dont on est investi. Ne jamais laisser parler son cœur et privilégier un style impersonnel froid. A cet effet, des expressions comme : dans l’attente de vous lire, dans l’attente d’une suite favorable, dans l’espoir d’une suite favorable sont à bannir. Les sentiments exprimés semblent être subordonnés à une réponse favorable. Ainsi, rayer les expressions de type votre honoré, votre bien aimé. d) La courtoisie La façon de dire les choses, aussi désagréables soient-elles, aide souvent à les faire accepter. A la place des termes comme absurde, idiot, etc. Utiliser les formules courtoises telles que : uploads/s1/ comment-rediger-quelques-correspondances-adtives-enregistre-automatiquement.pdf