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Deux types de contrôles : A l’engagement; Au paiement. Contrôle de la dépense P

Deux types de contrôles : A l’engagement; Au paiement. Contrôle de la dépense Publique contrôle externe/TP Phase : Engagement Le contrôle porte sur 5 éléments: 1- la disponibilité des crédits et des ^postes budgétaires; 2- L’imputation budgétaire; 3- l’exactitude des calculs du montant de l’engagement; 4- Le total de la dépense à la quelle l’administration concernée s’oblige pour toute l’année d’imputation; 5- la répercussion éventuelle de l’engagement sur l’emploi total des crédits de l’année en cours et des années ultérieures. Comment s’exerce le contrôle des engagements de la dépense? Par 3 voies: Visa donné sur proposition d’Engagement de la Dépense; Une suspension du visa de la proposition d’E de la D avec envoi au sce ordonnateur des dossiers non visés, aux fins de régularisation; Un refus de visa motivé. NB: 12 j ouvrables pour les MP; 5j ouvrable pour les autres natures de dépense à c de la date du dépôt de la proposition d’engagement Contrôle : phase paiement Le contrôle de la validité porte sur: L’exactitude des calculs de liquidation; L’existence du visa préalable d’engagement; Caractère libératoire du règlement; Le comptable public , est en outre chargé d’assurer de: La signature de l’ordonnateur qualifié ou de son délégué; La disponibilité des crédits de paiement; La production des pièces justificatives prévues par les nomenclatures établies par le MF. gestion des services ordonnateurs la capacité de gestion des services ordonnateurs porte sur les quatre aspects suivants : - la capacité de gestion financière ; - la capacité d'exécution de la dépense ; - la capacité de contrôle interne ; - la capacité de gestion de l'information. Capacité de gestion financière La capacité de gestion financière est appréciée sous son double aspect : budgétaire et comptable. 1.1. Capacité de gestion budgétaire L'appréciation de la capacité de gestion budgétaire porte sur l'examen du processus budgétaire depuis l'expression des besoins (personnel, matériel et dépenses diverses, investissement) jusqu'à l'établissement du compte administratif. 1.1.1 Organisation de la fonction budgétaire L'évaluation de l'organisation de la fonction budgétaire devra s'appuyer sur les axes suivants : - Missions et objectifs de l'entité ; - Organigramme fonctionnel ; - Attributions, responsabilités et répartition des tâches ; - Moyens humains et matériels : * Moyens humains ; * Formation continue ; * Taux d'encadrement ; * Moyens matériels et outils de travail. 1.1.2) Examen des processus budgétaires Cet examen porte sur l'analyse des processus relatifs à la planification et programmation budgétaire et à la gestion des crédits. 1.1.2.1 Le processus de planification et de programmation budgétaire L'évaluation de ce processus doit porter sur les volets ci- après : - Politique de planification stratégique et programmation budgétaire : * Existence d'un plan d'action stratégique ; * Articulation entre planification stratégique et programmation budgétaire ; * Préparation d'un cadre de dépenses à moyen terme : état d'avancement, modèles et scénarios adoptés ; Existence d'un dispositif de contractualisation : * Formalisation des contrats programmes (contrats objectifs moyens) ; * Pertinence des objectifs et des indicateurs associés ; * Elaboration de projets annuels de performance. - Processus de définition des besoins : * Modalités et outils de définition des besoins : * En termes de crédits budgétaires ; * En termes de postes budgétaires. * Formalisation des procédures de définition des besoins ; * Pilotage du processus de définition des besoins au niveau central : * Coordination et centralisation entre les différentes structures pour la préparation des projets de budget ; * Normes d'allocation des crédits : - Analyse des normes adoptées pour la répartition de l'enveloppe budgétaire entre les différentes structures en fonction des priorités arrêtées par le Département ; - Application de ces normes et leur actualisation. 1.1.2.2. Le processus de gestion des crédits et des emplois budgétaires L'examen de ce processus porte sur : - Appréciation du processus de mise en place et de délégation des crédits : * Critères de délégation des crédits ; * Célérité dans le processus de délégation et de notification des crédits ; * Part des crédits délégués ; * Motifs de retrait et de réduction des crédits. - Gestion des emplois budgétaires : * Elaboration et prise en charge des tableaux des effectifs ; * Gestion des postes budgétaires vacants ; * Transformations et des transferts des postes budgétaires. Virements des crédits : * Pertinence et adéquation des virements avec les objectifs ; * Volume des virements de crédits. - Engagement des crédits : * Part des crédits engagés par rapport aux crédits ouverts ; * Délai moyen d'engagement des crédits. - Emission des crédits : * Part des crédits émis par rapport aux crédits engagés ; * Taux d'émission sur crédits neufs et sur crédits de reports ; * Dél i d é i i d édi - Reports des crédits et reliquats d'engagement : * Délai d'établissement des états de reports et de reliquats d'engagement; * Part des crédits reportés par rapport aux crédits de paiement ouverts ; * Liquidation des opérations de report provisoire des crédits. - Consolidation de crédits : * Critères de consolidation totale ou partielle des crédits ; * Délai d'établissement des états de consolidation des crédits. - Annulation des crédits : * Pourcentage des crédits annulés par rapport aux crédits ouverts ; * Rubriques concernées par l'annulation des crédits. 1.1.2.3) Processus de la gestion de l'information budgétaire : - Organisation du processus de gestion de l'information relative aux crédits et aux postes budgétaires : * Existence d'une fonction de pilotage et d'aide à la décision ; * Disponibilité de l'information budgétaire et modalités de sa circulation. - Outils et supports mis en place pour la gestion des données budgétaires aux stades suivants : * Production des données ; * Centralisation des données ; * Traitement et exploitation. - Elaboration de rapports annuels de 1.2. Capacité de gestion comptable 1.2.1) Tenue de la comptabilité administrative - Structure chargée de la comptabilité : * Moyens humains ; * Organisation et répartition des tâches ; * Relations hiérarchiques et fonctionnelles. - Existence de manuels de procédures ; - Modalités de prise en charge comptable des opérations de mouvement de crédits (mise en place des crédits, leur modification et leur consommation) ; - Comptabilité des sous ordonnateurs : * Situations mensuelles de l'utilisation des crédits ; * Qualité de la tenue de la comptabilité des sous ordonnateurs ; * Délai et périodicité de transmission des situations comptables à l'ordonnateur. - Informatisation de la fonction comptable : * Degré d'informatisation de la fonction comptable : * Concordance entre la comptabilité informatisée et manuelle ; * Sécurisation des enregistrements comptables. Tenue de la comptabilité des projets bénéficiant de financements extérieurs : * Existence d'une comptabilité distincte ; * Qualité des états financiers des projets. 1.2.2 Comptabilité matière L'audit de cet aspect doit couvrir notamment les éléments ci- après : - Existence de procédures de gestion des stocks ; - Qualité de la tenue du registre d'inventaire ; - Tenue des fiches de stock et leur mise à jour ; - Tenue de tableaux de bord pour suivre les mouvements des articles en stock ; - Réalisation d'inventaires physiques : * Périodicité de réalisation des inventaires ; * Modalités de traitement des écarts. - Procédures de mise à la réforme ; - Existence d'un inventaire du patrimoine. 2. Capacité d exécution de la dépense L'audit de la capacité d'exécution de la dépense couvre aussi bien les actes du personnel que les dépenses de biens et services. 2.1. Exécution des actes du Personnel - Utilisation de logiciels de gestion des actes du personnel ; - Délai de séjour des actes du personnel avant leur envoi au contrôle d'engagement ; - Délai de réponse aux observations des services de contrôle ; - Taux de visa des actes du personnel ; - Analyse des principaux motifs de rejets ; - Part des actes collectifs par rapport aux actes individuels ; - Moyens et outils de suivi d'engagement des actes du personnel ; - Célérité de la mise à jour des dossiers administratifs du personnel ;  Modalités et conditions d'archivage des dossiers du 2.2. Exécution des dépenses de biens et services L'évaluation de cet aspect porte sur les différentes phases d'exécution des dépenses de biens et services depuis l'expression des besoins jusqu'au mandatement notamment les dépenses réalisées par voie de marchés et de bons de commande. 2.2.1) Elaboration du Programme Prévisionnel (PP) : - Elaboration du PP en tant qu'outil de prévision ; - Qualité de l'information contenue dans le PP ; - Publication du PP ; - Rapprochement du PP avec les marchés contractés. 2.2.2) Modalités de passation des commandes publiques : - Processus de passation des commandes publiques : * Elaboration des règlements de consultation et des CPS ; * Utilisation du portail des marchés de l'Etat ; * Publicité ; * Mode de passation ; * Désignation de la commission d'ouverture des plis ; * Examen et évaluation des offres ; * Information des concurrents. - Mise en place des moyens garantissant les meilleurs rapports qualité/prix : * Existence d'une base de données fournisseurs ; * uploads/s1/ controle-depense-publique.pdf