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CORRESPONDANCE MILITAIRE Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page

CORRESPONDANCE MILITAIRE Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page 2 GENERALITES La CM, est la relation d’un document visant à exprimer les avis, les directives du commandement et d’une manière générale à provoquer l’action. I- LES DIFFERENTS TYPES DE DOCUMENT : 1- Les documents d’usage général La lettre Le bordereau d’envoi simple Le bordereau d’envoi collectif Le transmis Le bulletin de correspondance La note La message porté ou radio Le télex 2- Les documents destinés aux autorités subordonnés La décision La note de service L’instruction et la circulaire La directive La notification individuelle 3- Les documents destinés aux autorités supérieurs La lettre La demande La fiche II- STRUCTURE GENERALE D’UN DOCUMENT Tout document est constitué d’un entête, d’un corps et d’un final. 1- L’entête : Il est constitué : L’attache : désignation et adresse de l’organisme d’origine (en haut et à gauche du document) Le lieu d’origine et date de frappe : Yaoundé le……………. (en haut et à droite du document) Les numéros d’enregistrement et de classement : (classification de sécurité s’il y’a lieu : se trouve en dessous du lieu d’origine et de la date de frappe) La souscription : (LE MARGI X à Y) pour une lettre ou le titre rapport ou les autres documents. Le degré d’urgent pour le message seulement Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page 3 2- Le corps : L’objet Les références (texte réglementaires, lettre, message ou décisions) L’indication des annexes (ce que le rédacteur n’a pas voulu mettre dans le contenu du document) L’indication des pièces jointes (ce sont des documents ou extraits de documents distincts du document principal) Le texte proprement dit 3- Le final : Grade nom et fonction de l’autorité émettrice du document (en bas et à droite sauf si cela figure déjà dans la souscription : la lettre par exemple) La signature et l’empreinte du timbre (l’empreinte du timbre s’applique sur la signature) Les destinataires (éventuellement car tous les docs n’ont pas de destinataire : en bas et à gauche) III- QUELQUES LOCUTIONS OU EXPRESSIONS : Des expressions doivent être utilisées en fonction du destinataire pour faire connaitre un fait ou une idée, adresser une demande où une proposition. SUPERIEUR EGALE SUBORDONNE Il fait connaitre Il fait connaitre Rend compte Porte à la connaissance Porte à la connaissance Il expose Informe informe Appel l’attention Fait observer Fait observer Appel l’attention Fait remarquer Fait remarquer Appel l’attention Attire l’attention Attire l’attention Appel l’attention Demande de bien vouloir Vouloir bien Vouloir bien IV- LE SUBORDONNE A- Style : La concision : faire des phrases simples (sujet verbe complément) La clarté : s’obtient par la construction d’un plan logique et d’une présentation soignée du document. La précision : utiliser les mots dans leur sens exact. Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page 4 LE COMPTE RENDU DEFINITION Le CR constitue la relation sommaire d’un fait ou d’une situation. Il s’emploi le plus souvent pour signaler à l’autorité supérieur, l’exécution d’un service ou un fait qu’elle doit connaitre sans délais. Le CR peut être rédigé sous forme de lettre (forme personnelle : usage des pronoms) voire sous forme de rapport (forme impersonnelle : absence de pronoms). Cependant, certains comptes rendu propres à des faits ou à des situations déterminées, se présentent sous forme d’un imprimé à compléter :  Compte rendu de punition  CR d’accident Le CR doit être bref, conservé un caractère de stricte objectivité, sans faire état de proposition ou d’interprétation personnelle de la part du rédacteur. Il abouti à la rédaction d’un rapport. MODELES DE COMPTE RENDU  Attache à gauche et à gauche (2 cm en haut et à gauche), s’écrit en MAJUSCULE  La date à droite (1 cm de la marge droite)  Titre centralisé (8 cm de la marge du haut) suivi en dessous,  DU (grade, nom, fonction du rédacteur)  SUR (objet du CR)  Début du texte (7 cm de la gauche)  La marge du texte à gauche (4,5 cm)  Enfin DESTINATAIRES et SIGNATURE  Toujours laisser une marge raisonnable (environ 4cm) en dessous EXERCICE PRATIQUE Vous êtes l’élève du jour au 2eme escadron du 4eme SASOGN. Pendant le cours de CM, l’ESO AMANDA est victime d’un malaise. Vous tenez à saisir par écrit votre hiérarchie pour leur rendre compte de cet incident qui a interrompu pendant près de quinze minutes les enseignements. DEVOIR DE CM : Vous êtes chef de poste à l’entrée ESO. Au cours de votre ronde, vous constatez que deux gendarmes MAJOR enfermés à la salle d’arrêt sont absent. Rendez compte par écrit à votre hiérarchie. QUESTIONS A SE POSER  De quoi s’agit-il ?  Quoi ?  Qui ? Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page 5  Quand ?  Où ?  Pourquoi ?  Comment ? Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page 6 2 Cm ATTACHE DATE 1 Cm 8 Cm COMPTE RENDU DU (grade, Nom, Matricule, fonction du rédacteur) SUR (objet du CR) 7 Cm j’ai l’honneur de rendre compte de ce qui suit. Pendant le cours de CM l’ESO X 4,5 Cm a eu un malaise qui interrompu le cours pendant X temps. Elle a été transportée à l’infirmerie du camp Yéyap. Je rends compte à toutes fins utiles. DESTINATAIRES SIGNATURE  xxxxxxxxx  xxxxxxx  xxxxxxxxxx 4 cm Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page 7 DE QUOI S’AGIT-IL ?  Malaise d’un ESO en plein cours  Un incident ayant interrompu le cours de CM QUOI ?  Un compte rendu QUI ?  L’élève du jour (le rédacteur) QUAND ?  La date du jour OU ?  Cecig  Eso POURQUOI ?  Pour rendre compte du malaise de l’ESO Amanda COMMENT ?  Par écris REMARQUES  Formule de politesse « J’ai l’honneur de vous rendre compte de ce qui suit. Pendant X évènement, … », doit être à sept centimètre à partir de la marge gauche en début de texte.  L’objet doit être la cause principale de la mise sur pied du compte rendu (l’objet est divisé en deux, objet principal et objet secondaire)  Phrase de fin : « …..je rends compte à toutes fins utiles ».  Il y a deux types de destinataire Dest pour info : les grands chefs (COMESO, DIRSTAGE, COMECIG,…) Dest pour action : cadres de contact Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page 8 LE RAPPORT DEFINITION Le rapport a pour objet la relation détaillé d’un fait ou d’une situation présentant un caractère suffisamment important pour provoquer l’envoie d’instruction ou l’approbation des mesures proposées. Dans le premier cas, le rapport s’établit le plus tôt possible après que le fait ou l’événement relaté se soit produit. Il a parfois été précédé d’un simple compte rendu. Dans le second cas, le rapport s’établit à tout moment. Le rapport constitue généralement la pièce essentielle d’un dossier et comme telle, ne doit traiter que d’une seule affaire. PRINCIPES. Le rapport est destiné à passer par la voie hiérarchique, son destinataire n’est pas indiqué. Les avis des autorités hiérarchiques sont joints au cours des transmissions successives. Le rapport est toujours rédigé sous une forme impersonnelle. Un rapport se compose toujours de 3 parties d’inégales importances : ° L’exposé : aussi court que possible, fait connaitre le fait ou l’événement provoquant le rapport. Toutefois pour être complet et utile, un rapport relatant un fait grave ou un événement important doit toujours indiquer :  Les circonstances de temps et de lieu (où et quand).  Les personnes intéressés par les faits, l’événement relaté (pourquoi et comment). A sa lecture, le destinataire doit immédiatement savoir, sans ambigüité, pourquoi un rapport lui est soumis. ° Le développement : partie la plus longue, contient les explications, les justifications et l’argumentation relative au sujet traité ; il constitue le fond du rapport et doit éclairer, convaincre ou persuader le destinataire. Dans un rapport les sous-titres remplacent les transitions. ° La conclusion : elle énonce en terme claire, net et ferme, les propositions du rédacteur, déduction logique du développement ; ces propositions doivent toujours être formulées au conditionnel car elles sous-entendues : (si l’autorité supérieure le décide) MODELE D’UN RAPPORT  Laisser 2cm pour l’attache en haut et a gauche.  sur la même ligne que l’attache et à droite la date à 1cm du bord.  Le titre rapport est à 8cm du haut et centralisé.  Le terme DU nom grade matricule et fonction du rédacteur et AU (s’il y a destinataire). +objet du rapport à 4,5cm de la bordure gauche. + Le début du texte suit à 7cm de la bordure. (le rédacteur du présent rapport). + La suite à 4,5cm. Module Commandement dans la Gendarmerie 4e SASOGN Page 9 LA LETTRE DEFINITION La lettre constitue le mode de correspondance le plus couramment utilisé entre les autorités militaires ou entre l’autorité militaire et le monde civil. Elle peut servir notamment à formuler une demande, transmettre un avis, notifier une décision, donner une réponse ou uploads/s1/ correspondance-militaire.pdf