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LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE Dans les relations des services publics entre

LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE Dans les relations des services publics entre eux ainsi que les relations des services publics et le secteur privé, la correspondance constitue un des moyens le plus important de communication. De par son caractère particulier, la correspondance administrative par rapport à la correspondance libre, est soumise à certaines règles précises aussi bien sur la présentation que sur les caractères du style. Le présent document vise à donner aux apprenants l’occasion de maîtriser les principes essentiels de la correspondance administrative qui vont leur permettre de se perfectionner tout au long de leur carrière. OBJECTIFS Le cours vise l’atteinte par chaque apprenant des deux objectifs généraux et trois objectifs intermédiaires ci-après : OBJECTIFS GENERAUX 1. Sensibiliser les apprenants sur l’importance de la correspondance dans l’action administrative des services publiques 2. Aider les apprenants à améliorer leur compétence en matière de rédaction des correspondances administratives OBJECTIFS INTERMEDIAIRES A la fin de la formation, l’apprenant doit être capable de : 1. acquérir une bonne habitude d’exprimer par écrit sa pensée ; 2 . identifier les principales qualités que doit avoir une correspondance administrative ; 3 développer ses capacités de préparation et de rédaction des différents types de correspondances administratives Enseignement à distance Master SP - INSPC 2008 1 SESSION 1 : DE LA PREPARATION DE LA CORRESPONDANCE BUT ET CONTENU Pour rédiger correctement une correspondance, il faut acquérir d’abord une bonne habitude d’exprimer par écrit sa pensée, de développer ou de résumer celles des autres, d’analyser une situation, de transmettre un message, etc… Cet apprentissage déjà assumé au cours de la carrière de chaque apprenant devra être poursuivi selon une méthode appropriée. La présente session se propose de donner quelques principes essentiels de la méthode pour répondre à la question « commet se préparer à la rédaction administrative » OBJECTIFS SPECIFIQUES : A la fin de la session, l’apprenant doit être capable de : 1. Décrire les notions de base indispensable à la rédaction d’une correspondance ; 2. Identifier cinq opérations nécessaires pour exprimer clairement dans un ordre logique ce que l’on a à dire dans une correspondance. I.NOTIONS DE BASE DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE Pour s’exprimer, il est indispensable d’avoir une connaissance suffisante de la langue que l’on emploie, c’est – à- dire, de son orthographe, de sa syntaxe, et de son vocabulaire. Ces notions de base ne suffisent pas. Elles ne sont que des matériaux mis au service du style. Le style, c’est la manière dont on s’exprime avec plus ou moins de clarté, d’élégance, de rigueur et de concision. Il s’acquiert et s’améliore par l’exercice et par la lecture. a. L’exercice L’aptitude à écrire facilement se développe si l’on s’astreint à rédiger des textes courts que l’on relira en se corrigeant, notamment en cherchant les termes propres, en supprimant les vocables inutiles, en éliminant les répétitions de mots, de phrases ou d’idées, en améliorant la ponctuation. On se rappelle les vers de BOILEAU (écrivain et poète français du XVII è siècle) « Cent fois sur le métier remettez votre ouvrage Polissez-le sans cesse et le repolissez Ajoutez quelquefois et souvent effacez » b. la lecture Il faut lire souvent, beaucoup et de bons auteurs. Mais il faut lire « activement » intelligemment, si l’on veut retirer de la lecture le plus grand profit. On lira donc lentement, au lieu de dévorer les ouvrages pour arriver le plus vite possible à la fin. On notera les mots nouveaux ou ceux dont le sens est encore imprécis dans l’esprit. On s’attache à étudier quelques tournures de phrases et à apprendre par cœur certains passages qui ont particulièrement frappé par leur élégance ou par leur force. Enseignement à distance Master SP - INSPC 2008 2 II. LES OPERATIONS NECESSAIRES POUR S’EXPRIMER CLAIREMENT La rédaction suppose : a. qu’on ait quelque chose à dire, b. qu’on sache l’exprimer clairement dans un ordre logique. Cela implique cinq opérations : 1. Connaître, reconnaître, comprendre 2. rassembler les éléments, faits, idées 3. mettre en ordre, établir un plan, 4. rédiger, 5. relire et corriger. 1. Connaître, reconnaître, comprendre : La première condition pour bien écrire est d’abord, comme l’affirmait Goethe, d’avoir quelque chose à dire. Cela semble une évidence. Pourtant, biens de rédacteurs commencent une lettre ou un rapport sans savoir ce qu’ils vont y mettre. Il s’agit donc, au départ, d’avoir une parfaite connaissance du dossier, une idée nette des réponses à y apporter, ou, plus généralement, de la suite à y donner. 2. Rassembler les éléments : Le plus souvent les lectures et les recherches porteront sur des évènements, sur des articles, sur des décisions, sur de textes législatifs et réglementaires, sur des statistiques, sur des exemples, etc…. 3. Etablir un plan : C’est un travail essentiel, car c’est de lui découlent en grande partie la valeur et la portée de la rédaction. Le plan comprend obligatoirement une introduction, le corps du sujet et une conclusion. Ceci est valable pour une simple lettre, même courte. - l’introduction : Elle a pour objet de préparer, de prévenir le lecteur, de le mettre au fait de ce qui va suivre, en une ou deux phrases. Dans la rédaction administrative, l ‘introduction a une importance particulière car elle doit comporter un certain nombre d’éléments indispensables. Cependant, si l’introduction doit être substantielle, elle doit en même temps être brève, claire, précise. - le corps du sujet : Le corps du sujet doit, selon le cas, se diviser en deux, trois, quatre parties, afin que le plan s’impose facilement à l’esprit du lecteur. Il faut également, dans la rédaction du corps du sujet, mettre en application les deux principes suivants : - l’équilibre entre les diverses parties ; - la loi de l’intérêt croissant, en présentant d’abord les faits ou arguments les moins importants, pour terminer par ceux qui sont décisifs. - la conclusion : Comme l’introduction, elle doit être brève. Elle doit tirer les conséquences de ce qui est dit dans le corps du sujet : décision, attente, etc…La conclusion doit être soignée tant dans le fond que dans la forme car le lecteur reste toujours sous l’impression des dernières phrases. Enseignement à distance Master SP - INSPC 2008 3 4. Rédiger : Pour bien rédiger, il faut choisir le ton et le rythme de la phrase - le choix du ton : Ayant établi le plan, il faudra encore, avant d’aborder la rédaction proprement dite, réfléchir au ton qu’il convient d’employer selon le sujet traité, les personnes à qui l’on s’adresse, les circonstances. Suivant qu’on a choisi d’être léger ou sérieux, on adoptera le vocabulaire, le rythme, le style qui conviennent. Il faudra également choisir entre le style direct et le style indirect, les deux formes peuvent d’ailleurs être mélangées sans inconvénient et même avec avantage. Il en est de même pour la forme personnelle et la forme impersonnelle. - le rythme de la phrase : Après avoir déterminé le ton qu’il convient d’adopter, et qui est infiniment lié à l’expression du texte, il faudra s’efforcer de choisit un rythme de phrase correspondant aux intentions de la pensée que l’on veut développer Ce rythme sera lent pour exprimer le calme, la quiétude, la sérénité, voire la grandeur, rapide pour exprimer la joie, l’émotion. 5. Relire et corriger La rédaction d’un texte étant achevée, le travail n’est, pas pour autant terminé. Il est rare que « le premier jet » puisse constituer un texte définitif. II faudra relire lentement et souvent à haute voix pour déceler les cacophonies qui ne peuvent se révéler qu’à l’oreille. Il faudra également, dans la mesure du possible, ne reprendre son texte qu’après un certain temps qui permet à l’esprit de se « décanter » et de juger plus impartialement. Il peut, à la relecture, apparaître nécessaire d’ajouter un mot, une phrase, un paragraphe qu’on avait omis et qui apporte au texte un appoint utile. Il peut être souhaitable de modifier l’ordre de la rédaction pour lui donner plus de clarté ou de force persuasive. Les corrections les plus fréquente et les plus indispensables aboutiront à des ratures, des suppressions, pour éviter soit des répétitions, soit des redondances, c'est-à-dire l’emploi de plusieurs mots pour exprimer un idée ou un fait qui n’en nécessiterait qu’un seul. SESSION 2 : CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE OBJECTIFS SPÉCIFIQUES : A la fin de la session, l’apprenant doit être capable de 1. Expliquer la nécessité pour l’Administration de s’exprimer correctement dans une correspondance. 2. Décrire les neufs caractères da la correspondance administrative 2.1 LA NECESSITE POUR L’ADMINISTRATION DE S’EXPRIMER CORRECTEMENT Le langage de l’Administration doit être le langage commun à tous les citoyens d’un pays, la langue vernaculaire comme on l‘appelle. Parce qu’elle représente l’Etat, l’Administration a le devoir de s’exprimer correctement. - correctement du point de vue grammatical - correctement du point de vue de la précision, pour éviter les graves inconvénients qui pourraient résulter d’un mauvais choix des termes ou d’un syntaxe fautive, voire d’une simple erreur de ponctuation. - correctement du point de vue de la clarté puisqu »elle doit être comprise de uploads/s1/ correspondance-ead.pdf